3.5. Workflow и Docflow – системы
Существенную роль в КИС начинают играть подсистемы управления документооборотом (Docflow, DF) и бизнес-процессами (BPM3, Workflow, WF). Эти подсистемы существенно расширяют область интеграции КИС, хотя существуют и широко используются их автономные варианты.
В состав наиболее распространенных подсистем документооборота входят, [15]:
Системы автоматизации делопроизводства;
Архивы документов;
Системы ввода документов и системы обработки образов документов;
Системы управления стоимостью хранения документов;
Системы маршрутизации документов (собственно Docflow-системы);
DF-системы стали наследниками бумажного документооборота. Отсюда и их естественные ограничения: с документом можно совершить ограниченный набор действий: одобрить/отказать, завизировать, удалить, внести правку и т. п. Обычно системы документооборота дополняются системами хранения образов бумажных документов и системами версионного контроля. Основным преимуществом систем документооборота является возможность их быстрого внедрения на предприятии, если там уже на хорошем уровне налажен документооборот.
Workflow-системы предназначены для комплексной автоматизации управления бизнес-процессами и являются развитием систем маршрутизации документов. В отличие от систем маршрутизации документов, объектом маршрутизации в них является совокупность данных используемых в некотором бизнес-процессе. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать и все необходимые для этого данные. WorkFlow приложение определяет, какое приложение должно быть запущено для реализации функций на данном рабочем месте, и загружает в него необходимые данные. Парадигма WorkFlow системы предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности исполнения работы и прочее выполняет WorkFlow система.
WorkFlow-системы. На современном российском предприятии, как правило, уже эксплуатируется несколько разнородных автоматизированных систем, которые участвуют в каких-либо бизнес-процессах. Следовательно, WF-системе придется взаимодействовать со всеми этими системами.
Таким образом, задача внедрения WF-системы является частным случаем задачи интеграции масштаба предприятия. Иными словами, при внедрении WF-системы должно появиться приложение, обеспечивающее ее интеграцию с уже имеющимися системами. В простейшем случае это приложение должно представлять собой компонент, содержащий набор коннекторов к различным системам и базам данных. Назовем этот компонент интегрирующим компонентом масштаба предприятия, а его объединение с WF-системой — WF-системой масштаба предприятия.
WF-систему моно считать центральной частью современных систем масштаба предприятия. Если в КИС отсутствует WF-компонент, то логика бизнес-процессов оказывается рассеянной по различным элементам системы — базам данных, отдельным приложениям и т. д., и такие системы будет крайне сложно сопровождать и развивать дальше.
Примерами автономных DF-систем, нашедшим применение в России, являются Staffware (Stawffare) и DocsVision (DocsVision). DocsVision базируется на современной платформе Microsoft .NET и устанавливается на связку Windows + IIS + Microsoft SQL Server.
WF-компоненты включены в состав ERP-систем компаний SAP и BAAN, а среди автономных WF-инструментов в нашей стране широко используются системы проектирования бизнес-процессов ARIS (IDS), Active Workflow Designer (Unify), Visio и Windows Workflow Foundation (Microsoft) и др.
Стандартизация WF-систем. Направление WorkFlow сегодня активно развивается как в теории (предлагаются новые концепции, разрабатываются математические теории), так и в бизнес-сфере (появляется огромное количество различных программных продуктов). Однако большинство WF-систем несовместимо между собой, так как они реализуют разные интерфейсы взаимодействия. Их описания нередко даны в разной терминологии, и их трудно сравнивать. Если аналитик разобрался в одной системе, то при изучении следующей ему часто приходится начинать все сначала, так как она описана в других понятиях, имеет другой механизм взаимодействия компонентов. В этих условиях жизнь сильно облегчили бы единые стандарты для WF-систем. Такие стандарты существуют, но проблема в том, что их слишком много. В настоящее время идет “война” WorkFlow-стандартов. В табл. 3.2 приведен список наиболее известных международных коалиций, которые разрабатывают спецификации, относящиеся к WF-системам и указаны названия разработанных ими стандартов.
Основными разработчиками WF-стандартов являются консорциумы WfMC (Workflow Management Coalition), BPMI и OMG (Object Management Group).
Одним из явных достижений WfMC следует считать создание словаря Terminology and Glossary, где определяются основные термины, относящиеся к WF-системам. Многие из этих терминов на сегодняшний день признаны как стандарт де-факто для описания элементов бизнес-процесса.
В спецификации Workflow Reference Model предлагается следующая общая архитектура для WF-системы:
распределенное ядро системы, которое содержит набор выполняемых экземпляров бизнес-процессов;
редактор определений бизнес-процессов;
клиентское приложение, при помощи которого ядро взаимодействует с пользователями;
внешние приложения, вызываемые WF-системой;
административное приложение.
Таблица 3.2. Спецификации стандартов WorkFlow-систем
Стандарт предполагает, что все компоненты взаимодействуют не напрямую друг с другом, а только с распределенным ядром системы. Стандарт не оговаривает детально, как должны быть устроены компоненты. В основном в нем описываются интерфейсы взаимодействия этих компонентов с ядром системы. В Workflow Reference Model интерфейсы описаны неформально — практически в терминах предметной области. В дополнительных документах интерфейсы определены более строго. Всего предлагается пять интерфейсов:
первый описывает взаимодействие ядра системы с редактором определений бизнес-процессов;
второй — взаимодействие ядра с клиентским приложением;
третий — взаимодействие ядра с внешними приложениями;
четвертый соответствует взаимодействию друг с другом компонентов ядра системы, находящихся на различных компьютерах в распределенной сети;
пятый — взаимодействию ядра с административным приложением.
Разработанный коалицией WfMC в 1999 г. язык определения бизнес-процессов WPDL был основан на формулах Бэкуса — Наура. В рамках Workflow Reference Model язык определения бизнес-процесса соответствует первому интерфейсу. В 2002 г. язык WPDL был переписан. Его новая версия — XPDL —была основана уже на XML.
Консорциум OMG (Object Management Group) в 2000г. ыпустил документ WorkFlow Management Facility Specification. В нем построены основы архитектуры ядра WF-системы, на языке IDL определены основные интерфейсы многих компонентов. Несмотря на то, что согласно предисловию к документу спецификация основана на WAPI WfMC (OMG IDL binding), это другая спецификация, которая унаследовала только основные принципы построения общей архитектуры системы коалиции WfMC.
Продолжали развиваться и программные технологии. Появились Web-сервисы, вслед за ними WF-языки и спецификации (не совместимые со стандартами коалиции WfMC), ориентированные на эти технологии. В конце 2001 г. WfMC выпустила документ Workflow Standard — Interoperability Wf-XML Binding, в котором для реализации четвертого интерфейса предлагался язык Wf-XML. Этот язык можно использовать в рамках технологии Web-сервисов. По мнению некоторых экспертов, в настоящее время Wf-XML постепенно расширяется и на другие интерфейсы (второй, третий, пятый). Похоже, что таким образом WfMC также переориентируется на технологии Web-сервисов (с большим опозданием по сравнению с конкурирующими консорциумами).
В 2000 г. появилась коалиция BPMI, которая достаточно быстро разработала основанный на технологии Web-сервисов язык определения бизнес-процессов BPML и начала создание других полезных стандартов (несовместимых со спецификациями WfMC).
Через некоторое время коалиция BPMI подготовила стандарт графических диаграмм, описывающих WF-процесс, — BPMN. Язык также содержал правила автоматического перевода графических диаграмм BPMN в язык BPML.
Однако вслед за объединением IBM, Microsoft и BEA в рамках консорциума для создания другого WF-языка, также основанного на технологии Web-сервисов (BPEL4WS), в рядах коалиции BPMI началась паника — прогнозы абсолютного большинства экспертов сводились к тому, что IBM, Microsoft и BEA “продавят” свою спецификацию и именно BPEL4WS станет стандартом де-факто в качестве языка определения бизнес-процессов.
Был период, когда BPMI позиционировала язык графических нотаций BPMN как графическую оболочку для BPEL4WS. Однако в настоящее время коалиция реанимировала BPML и предлагает экспорт из графической нотации BPMN как в BPML, так и в BPEL4WS. Но ситуация с языком BPML остается очень неопределенной. На взгляд некоторых специалистов, BPML проще и удобнее BPEL4WS, но вполне возможно, что корпорации-гиганты все-таки вытеснят его своей спецификацией BPEL4WS.
Ситуация с BPMN оказалась тоже далеко не безоблачной. Консорциум OMG разработал диаграмму Activity в языке UML, которая в некотором смысле является альтернативой языку BPMN (по графической выразительной силе эти нотации примерно одинаковы). Однако, некоторые специалисты считают, что для описания бизнес-процессов в настоящее время BPMN все же удобнее, чем Activity-диаграмма языка UML, однако вполне можно ожидать, что в следующих версиях языка UML Activity-диаграмма вберет в себя все текущие преимущества BPMN и за счет маркетингового веса OMG именно она, а не BPMN, может стать фактическим стандартом графической нотации.
Коалиция BPMI создает также язык запросов для WF-процессов (BPQL), который пока не привлек большого внимания.
К моменту образования коалиции BPMI корпорация IBM начала работу над своим стандартом WF-языка (WSFL), Microsoft также приступила к формированию собственной спецификации (XLANG; обе — несовместимы с XPDL и BPML). В августе 2002-го IBM, Microsoft и BEA объявили о подготовке совместного стандарта — языка BPEL4WS (или просто BPEL), позже к этим предприятием примкнули SAP и Siebel.
При более близком знакомстве со стандартом возникает впечатление, что он неоправданно усложнен. Понятия, относящиеся к предметной области, находятся в нем на одном уровне с техническими понятиями, специфическими для технологии Web-сервисов. Это сильно ухудшает читаемость языка (по сравнению с XPDL).
WF-системы легко стыкуются с Web-сервисами. Можно без труда определить интерфейс для взаимодействия с WF-системой через Web-сервисы, однако идея, предполагающая, что всё взаимодействие с WF-системами должно осуществляться только при помощи Web-сервисов, считается сомнительной.
Предложено большое количество других, косвенно относящихся к WorkFlow, стандартов, пересекающихся и во многих случаях несовместимых с описанными выше:
Business Process Specification Schema — BPSS (Electronic Business XML — ebXML) www.ebxml.org/specs/ebBPSS.pdf;
Business Transaction Protocol — BTP (OASIS). www.oasis-open.org/committees/download.php/1184;
Web Services Conversation Languange — WSCL (HP Labs/W3C). www.w3.org/TR/ 2002/NOTE-wscl10-20020314;
Web Services Choreography Interface — WSCI (SUN/BEA/W3C). http://ftpna2.bea.com/pub/downloads/wsci-spec-10.pdf;
Process Specification Language — PSL (National Institute of Standards and Technology, США). www.mel.nist.gov/psl/ ;
Business Process Definition Metamodel (OMG). www.bpmn.org/Documents/ BPDM/OMG-BPD-2004-01-12-Revision. pdf.
Тенденции развития стандартов. Спецификации языков описания бизнес-процессов BPML и BPEL4WS были поданы в консорциум OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) на утверждение в качестве промышленного стандарта. Также в OASIS была подана спецификация Wf-XML.
Однако консорциум OASIS не утвердил в чистом виде ни BPEL4WS, ни BPML, а создал собственный комитет по разработке спецификации языка определения бизнес-процессов на основе BPEL4WS с учетом решений BPML. Эта спецификация будет называться WS-BPEL. Когда она будет разработана, неизвестно.
Также вполне вероятно, что в будущем графическая спецификация BPMN сольется с диаграммами Activity языка UML.
WF-cистема DocsVision. В качестве примера приведём краткое описание WF-системы DocsVision – продукта отечественной предприятия DocsVision, [16]. Она позиционируется на рынке как универсальная система автоматизации документооборота и бизнес-процессов или как платформа управления бизнес-процессами и документами. DocsVision разработана на базе технологии .Net и тесно интегрирована с платформой и приложениями Microsoft. В состав системы входят приложения "Делопроизводство", "Управление процессами" и "Административное делопроизводство", средства разработки приложений и бизнес-процессов, а также программные шлюзы в Microsoft Dynamics AX, Microsoft SharePoint Portal и 1С:Предприятие 8.0.
Решения, построенные на базе DocsVision, позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационными взаимодействиями. Система предоставляет возможности для регистрации, хранения, движения, исполнения и поиска документов, а также для создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система оперирует хранящейся в ней информацией и взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию систем при выполнении сквозных бизнес-процессов.
Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:
Электронные архивы документов ‑ для систематизированного хранения документов, используемых в работе предприятия, и обеспечения удобного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т.д.;
Делопроизводство - для документационного обеспечения управления, включающего документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т.п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;
Автоматизация бизнес-процессов- широкий класс задач, не ограничивающийся движением и обработкой документа, а включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т.д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.
Успешное внедрение решений по управлению документами и бизнес-процессами на базе DocsVision способствует повышению общей эффективности бизнеса и достижению предприятием таких результатов, как:
упорядочение работы с документами, ускорение их поиска и исключение потерь;
сокращение сроков выполнения бизнес-процессов, ускорение производственного цикла;
уменьшение количества несоответствий, повышение качества;
повышение удовлетворенности и лояльности потребителей;
снижение простоев и непроизводительных расходов;
рост производительности труда;
улучшение исполнительской дисциплины и мотивации сотрудников;
повышение прозрачности и управляемости предприятия;
усиление конкурентных позиций на рынке.
Место DocsVision в информационной системе предприятия (рис. 3.9). В настоящее время в корпоративных информационных системах успешно реализуются задачи, связанные с выполнением множества трудоемких операций по обработке хорошо структурированной информации в различных областях: финансовый учет, расчеты с поставщиками и покупателями, складской учет и т.д. То есть традиционно такие системы являются в своей основе функционально- и учетно-ориентированными. Это, безусловно, необходимо и важно, но не охватывает двух существенных аспектов реальной деятельности предприятий: работы со слабоструктурированной информацией и процессного характера деятельности.
При этом значительная (по некоторым оценкам ‑ до 80%) часть информации, используемой в деятельности предприятий, является слабоструктурированной или неструктурированной. Основные носители такого типа информации - разнообразные текстовые, табличные и графические документы.
Важно также, что основными объектами управления на предприятии становятся не отдельные функции, а взаимосвязанные бизнес-процессы. На этом акцентируют внимание современные методики менеджмента, такие, как управление качеством и процессное управление.
Области управления документами и бизнес-процессами тесно связаны как с традиционными функционально-учетными системами, так и между собой, поскольку документы, наряду со структурированными данными, активно участвуют в бизнес-процессах предприятия, являются их движущей силой.
Система DocsVision ориентирована на работу с документами и бизнес-процессами предприятия, а также содержит механизмы интеграции с другими информационными системами. Таким образом, DocsVision дополняет и связывает традиционные компоненты корпоративных информационных систем, делая их более адекватными реальным потребностям деятельности предприятий.
Рис. 3.9. Место DocsVision в корпоративной информационной системе
Даже в рамках отдельных функциональных задач, таких как закупки, производство и другие, возникает потребность обработки документов и выполнения связанных операций, образующих бизнес-процесс. Кроме того, многие документы и бизнес-процессы являются сквозными, затрагивающими различные функциональные задачи: например, выполнение заявки клиента в позаказном производстве, включающее функции продажи, закупки, производства, работу склада и бухгалтерии.
Традиционные компоненты хорошо интегрированных корпоративных информационных систем интегрированы между собой по справочным и учетным данным, но обработка связанных с задачами документов и объединение всех операций в единый управляемый бизнес-процесс остается, как правило, за рамками таких систем. DocsVision восполняет этот пробел, предоставляя средства управления документами и бизнес-процессами, а также механизмы интеграции ИТ-систем.
Для объектов различных систем могут быть установлены ссылочные связи на соответствующие им документы, находящиеся в хранилище документов DocsVision. За счет этого пользователи могут получить оперативный доступ к необходимым документам и функциям работы с ними при выполнении учетных операций.
На стыке учетных задач с бизнес-процессами могут выполняться как ручные операции, так и шаги автоматической обработки с использованием механизма шлюзов. Механизм шлюзов, реализованный в подсистеме управления бизнес-процессами DocsVision, позволяет отслеживать изменения объектов других систем, передавать данные в соответствующий бизнес-процесс, а также модифицировать из бизнес-процесса объекты в этих системах.
Использование DocsVision позволяет, кроме реализации обособленных задач по работе с документами, теснее интегрировать компоненты информационной системы, связать функционально-учетные системы с обработкой документов и придать им динамику процессного управления.
Мониторинг бизнес-процессов. Мониторинг бизнес-процессов (Business Activity Monitoring, BAM) эт технология, действующая в режиме реального времени, обеспечивает регулярное информирование, текущий анализ и выработку аварийных сигналов при выполнении бизнес-процессов. BAM поддерживает все это, базируясь на сведениях от «датчиков», которые в данном случае называют ключевыми индикаторами производительности (KPI). Технологическая возможность создания BAM появилась совсем недавно в связи с развитием программного обеспечения промежуточного слоя, основанного на обмене сообщениями, а также интеграционных брокеров и архитектур, ориентированных на сервисы.
Технология ВАМ является по существу операционной BI-технологией и сочетает интеграцию приложений реального времени с возможностями бизнес-интеллекта. Используя транзакционные данные, извлеченные из систем обработки транзакций в реальном времени, BI-инструменты анализируют эти данные и выдают предупреждения о критических событиях и информацию операционным пользователям, принимающим непосредственные решения.
Рис.3.10. Архитектура DocsVision
Архитектура DocsVision. Архитектурно система DocsVision делится на две части (рис. 3.10):
Платформа, объединяющая базовые объекты, механизмы и сервисы;
Приложения и дополнительные модули, реализующие прикладную функциональность и дополнительные сервисы.
В состав поставки системы DocsVision входят два стандартных приложения: "Делопроизводство" и "Управление процессами", реализующих соответствующую функциональность. Приложения содержат средства настройки, позволяющие создавать на их основе законченные решения для конкретных задач пользователя.