Организация документооборота на предприятии

Вся документируемая информация должна быть организована на основе оптимальной схемы движения документов. В этой связи можно выделить три потока движения документов:

• входящие документы, т.е. документы, поступающие от других организаций и индивидуальных предпринимателей;

• исходящие документы, т.е. создаваемые в организации и отправляемые в другие организации и индивидуальным предпринимателям;

• внутренние документы, т.е. документы, создаваемые и используемые внутри организации.

Движение документов с момента их создания или получения до момента их сдачи в архив (после обработки и отражения в учете) называется документооборотом. График документооборота составляется главным бухгалтером предприятия в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. График документооборота представляет собой схему, диаграмму или таблицу, в которой отражен весь перечень работ по созданию, обработке и проверке документов, выполняемых всеми службами организации, включая бухгалтерскую, с указанием исполнителей и сроков исполнения. Точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документарный фонд предприятия. Документы на предприятии хранятся в соответствии с установленными Главным архивным управлением правилами, но не менее 5 лет, а лицевые счета работников предприятия — 75 лет.

При подготовке документов для записи их данных в соответствующие регистры их проверяют с точки зрения законности факта хозяйственной жизни и его целесообразности, полноты и правильности заполнения всех реквизитов, подлинности подписей, четкости и аккуратности оформления, правильности записей цифровых данных, итогов арифметических действий, произведенных при оформлении документов.

На начальном этапе работы по составлению' графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами. В официальном порядке до них доводятся сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

В структуре документооборота выделяют две составляющих: документооборот внутри организации и документооборот внутри бухгалтерии. При этом устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых в организации;

• список работников, имеющих право подписывать данные документы и нести ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

• рабочая схема действующих отделов организации;

• порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок их представления конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать исчисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

После составления и утверждения графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. При этом график документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повышает эффективность учетной работы.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» бухгалтерия не только принимает и обрабатывает различные документы, но и обеспечивает их хранение. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку — «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

Хозяйственные операции и их отражение на счетах бухгалтерского учета.

Факты хозяйственной деятельности как объекты бухгалтерского учета

Исторически бухгалтерский учет определен как система, которая измеряет, обрабатывает и передает учетную информацию. Объектом измерения в бухгалтерском учете выступают хозяйственные операции, являющиеся фактами хозяйственной деятельности и оказывающие влияние на финансовое положение организации.

Хозяйственные операции — это отдельные хозяйственные действия, вызывающие изменения в объеме, составе, размещении и использовании средств, а также в составе и назначении источников этих средств.

Основная масса хозяйственных фактов оказывает влияние на финансовое положение организации. Они именуются хозяйственными операциями.

В практической работе бухгалтер решает три вопроса:

1. когда произошла хозяйственная операция,

2. каково стоимостное выражение хозяйственной операции, 3) каким образом должна быть классифицирована хозяйственная операция.

Факты хозяйственной деятельности оказывают постоянное влияние на валюту баланса. При всем многообразии отражаемых ФХД, осуществляемых в текущей, финансовой и инвестиционной деятельности, перечень изменений, происходящих под их влиянием, сводится к четырем типам:

1. тип, при котором происходит изменение только в активе баланса. То есть корреспондируют два активных счета. При этом валюта баланса не меняется.

2. тип, при котором происходит изменение только в пассиве баланса. То есть корреспондируют два пассивных счета. При этом валюта баланса также не меняется.

3. тип, при котором корреспондируют два счета: активный - по Дебету, пассивный - по Кредиту. При этом валюта баланса увеличивается.

4. тип, при котором корреспондируют два счета: активный - по Кредиту, пассивный - по Дебету. При этом валюта баланса уменьшается.

Каждый ФХД имеет двусторонний характер экономических связей между объектами бухгалтерского учета. Установление информационной связи между синтетическими счетами, возникающей при регистрации факта хозяйственной деятельности, в номенклатуре плана счетов называется корреспонденцией счетов. История развития бухгалтерского дела выделила шесть вариантов установления корреспонденции счетов:

1. В виде простых записей. При данном варианте корреспонденции счетов один счет дебетуется, а другой — кредитуется на одинаковую сумму.

2. В виде сложных записей. Его сущность заключается в том, что один счет дебетуется и несколько счетов кредитуется, или, наоборот, несколько счетов дебетуется, а один — кредитуется.

3. В виде сборных записей, несколько счетов дебетуется и несколько счетов кредитуется.

4. В виде обратных записей. При этом варианте неправильно указанные счета могут меняться местами. При этом новые обороты арифметически устраняют старые, ошибочные.

5. В виде сторнировочных записей («красное сторно»)

6. В виде смешанных записей. При данном варианте установления информационных связей один счет дебетуется положительной суммой, а другой также дебетуется, но отрицательной суммой. Возможна обратная ситуация, когда один счет кредитуется положительной суммой, а другой — кредитуется отрицательной.

Факт хозяйственной деятельности (жизни) определяется как важнейшая категория бухгалтерского учета, выступающая элементом хозяйственного процесса. Он означает состояние, действие или событие, приводящее к констатации имеющихся в наличии средств и источников организации или к изменению в их составе.

Совокупность фактов хозяйственной деятельности (ФХД) представляет собой объекты, характеризующие процессы деятельности и результаты деятельности. Группировка фактов хозяйственной деятельности предполагает их фиксацию, отражение информации в первичных документах и регистрацию в текущем учете.

Каждый факт хозяйственной деятельности бухгалтером организации в обязательном порядке должен быть определен во времени, оценен и классифицирован в номенклатуре плана счетов и по видам. Классификация ФХД:

1. По экономическому содержанию: реальные и условные. К реальным относятся ФХД, совершенные хозяйствующим субъектом в процессе его уставной деятельности с соблюдением действующего законодательства. Условные ФХД носят неопределенный характер, так что по ним не могут быть приняты окончательные решения об их влиянии на финансовые результаты отчетного периода.

2. По отношению к хозяйствующему субъекту, внутренние и внешние. Внутренние ФХД представляют собой действия и события, совершенные внутри хозяйствующего субъекта (начисление амортизации), а внешние связаны с совершением сделок с участием между независимыми субъектами, налоговыми органами, банками и со сторонними физическими лицами.

3. По отношению к объектам бухгалтерского учета: принимаемые и непринимаемые к бухгалтерскому учету.

4. По отношению к валюте баланса: изменения в активе баланса, изменения в пассиве баланса, увеличение актива и пассива, уменьшение актива и пассива. *

5. По законности и правомерности: правомерные и неправомерные.