Понятие бухгалтерских документов

Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение какой-либо хозяйственной операции, а также оправдание уже совершенной операции. Документация - способ сплошного и непрерывного отражения каждой хозяйственной операции для получения сведений о ней. Документация позволяет осуществлять первичную регистрацию каждой хозяйственной операции (факта хозяйственной жизни); наблюдение и измерение факта хозяйственной жизни. Это позволяет формулировать бухгалтеру, на основе отраженной в первичном документе информации, правильное содержание хозяйственной операции (факта хозяйственной жизни), т.е. идентифицировать факт хозяйственной жизни.

Документы должны быть оформлены в соответствии с действующими требованиями законодательства, содержать все необходимые реквизиты и подписаны ответственными лицами. Только в этом случае документы становятся формой первичного отражения хозяйственной операции. Правильно составленный документ имеет юридическую силу, и может выступать в качестве доказательства при хозяйственных спорах. На основе бухгалтерских документов контролируется правильность совершенных ФХЖ, ведется текущий анализ хозяйственной деятельности, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, т.е. документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Требования к оформлению первичных учетных документов предъявлены ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ (САМОСТОЯТЕЛЬНО).

Документы не только фиксируют информацию о фактах хозяйственной жизни организаций, характеризуют состояние определенной хозяйственной ситуации, имеющей место в конкретном отчетном периоде, но и выполняют контрольную функцию. Без первичного документа бухгалтер не должен делать записи на счетах и в учетных регистрах.

Важно различать значение бухгалтерских документов, необходимых для выполнения процедуры бухгалтерского учета на каждом из отдельно взятых участков учета: учета материально-производственных запасов, учета основных средств, учета нематериальных активов, учет труда и его оплаты, учет денежных и расчетных операций и т.д. Процедура бухгалтерского учета требует последовательной логической взаимосвязи его отдельных стадий: первичного учета, аналитического учета, синтетического учета и составления отчетности.

Классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы группируются по следующим признакам.

По назначению: 1) распорядительные - в которых содержится письменное распоряжение на совершение операции (платежные поручения, плат платежные требования, чеки) 2) оправдательные - которыми оформляют уже совершенные хозяйственные операции. Они являются подтверждением факта операции (акт на выполнение работы) 3) комбинированные - содержат в себе и распоряжение на совершение операции и одновременно оправдание (расчетно-платежная ведомость на выдачу заработной платы). 4) документы бухгалтерского оформления - составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным оправдательных и распорядительных документов подготовить дальнейшие учетные записи.

По степени обобщения информации: 1)первичные - которыми оформляется сам факт совершения операции в том месте, где они совершаются (счета-фактуры, акты приемки-передачи, приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные накладные и др.), 2) сводные - предназначены для обобщения данных первичных документов. Например, кассовый отчет, к которому прилагаются все приходные и расходные кассовые документы за один или несколько кассовых дней, по которым составлен кассовый отчет.

По способу охвата фактов хозяйственной жизни: Разовые документы служат для оформления одного факта хозяйственной жизни (приходные и расходные кассовые ордера, требования на выдачу материалов и др.). Накопительные документы применяются для оформления нескольких однородных и периодически повторяющихся ФХЖ, например в течение недели, декады, месяца (накопительный рабочий наряд, лимитно-заборная карта и др.).

По месту составления документы подразделяются на внутренние, оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние, поступающие от других юридических и физических лиц. Внутренние документы: путевые листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате и др. Внешние документы: товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы и т.д.

По количеству учетных позиций документы бывают однострочные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многострочные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).

По характеру фактов хозяйственной жизни документы подразделяются на кассовые, банковские, материальные, расчетные.

Кроме того, документы различаются по авторскому составлению — на служебные и личные, по степени типизации — на стандартные и нестандартные, по сроку исполнения — на срочные и несрочные, по подлинности составления — на подлинные и копии (дубликаты).