Тема 4. Контроль виконання кошторисів бюджетних установ

3. Контроль стану збереження майна бюджетних установ

Контроль стану збереження майна бюджетних установ проводиться за такими напрямами:

1. Перевірка зберігання, технічного стану та використання основних засобів, МШП;

2. Перевірка стану збереження матеріальних запасів;

3. Перевірка дотримання умов зберігання майна (повнота закріплення майна за місцями зберігання й експлуатації, матеріально-відповідальним особами; наявність та оформлення договору про повну матеріальну відповідальність; оцінка добору кадрів на посади матеріально-відповідальних осіб; відповідність складських приміщень вимогам установленого порядку для забезпечення збереження матеріальних цінностей);

4. Перевірка стану обліку в матеріально відповідальних осіб;

5. Перевірка повноти та своєчасності проведення інвентаризації майна та відоб­раження її результатів в обліку.

Контролюючи стан збереження та використання основних засобів, МШП та матеріальних запасів, ревізор керується:

• інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженою наказом ГУДКУ та МФУ від 30 жовтня 1998 р. № 90;

• порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою КМУ від 22 січня 1996 р. № 116;

• типовою інструкцією про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженою наказом ДКУ та Міністерства еко­номіки України від 10 серпня 2001 р. № 142-181.

Під час проведення ревізії бюджетних установ контроль стану збереження майна контролюється, як правило, за допомогою часткових інвентаризацій основних засобів, МШП і матеріальних запасів у місцях їхнього зберігання чи використання. Об'єкти, що підлягають інвентаризації, визначаються ревізором, який очолює інвентаризаційну групу, щодо номенклатури матеріальних цінностей, матеріально відповідальних осіб і структурних підрозділів. Методика проведення інвентаризації, документального оформлення її результатів є загальною і визначена інструкцією № 90.

При проведенні інвентаризації одночасно здійснюється обстеження умов зберігання, використання та технічного стану окремих об’єктів основних засобів і МШП, видів матеріальних запасів за їхньою номенклатурою, а також перевірка стану обліку в матеріально відповідальних осіб за місцями зберігання та використання у структурних підрозділах бюджетної установи.

Повнота закріплення об'єктів майна (основних засобів, МШП, продуктів харчування та інших запасів) перевіряється методом порівняння даних про залишки за субрахунками відповідних видів майна на перше число місяця в розрізі матеріально відповідальних осіб у книзі Журнал-Головна та оборотних відомостях. Наприклад повнота закріплення господарських матеріалів і канцелярського приладдя перевіряється порівнянням даних книги Журнал-Головна про залишки на перше число місяця із субрахунку 234 „Господарські матеріали і канцелярське приладдя” з підсумковими даними оборотних відомостей про залишки матеріалів відповідних за номенклатурою цієї облікової групи, у розрізі матеріально відповідальних осіб.

Правильність документального оформлення та відображення в обліку результатів інвентаризації контролюється методом нормативно-правової перевірки на відповідність вимогам інструкції і інвентаризації щодо доку­ментального оформлення, визначення та відображення її результатів в обліку. Поряд з методом нормативно-правової перевірки широко застосовується метод перевірки кореспонденцій рахунків виходячи з даних змісту господар­ських операцій, які відображають результати інвентаризації. Повнота об'єктів інвен­таризації визначається методом порівняння інвентарних описів з даними аналітичного обліку в оборотних відомостях.

На відміну від інвентаризації майна підприємницьких суб'єктів її проведених в бюджетних установах має такі особливості:

а) надлишки матеріальних запасів підлягають оприбуткуванню та зара­хуванню на збільшення доходів загального (бюджетного) фонду (кредит рахунку 702). а по об'єктах основних засобів – на збільшення фонду в необоротних активах (кредит рахунку 401), по МШП – на збільшення фонду МШП за їхніми видами (кредит рахунку 411);

б) втрати матеріальних запасів у межах затверджених норм природних втрат у разі виявлення фактичних нестач і після заліку пересортиці списуються на зменшення доходів загального фонду (дебет рахунку 702);

в) нестачі об’єктів основних засобів, матеріальних цінностей понад норми природних втрат або за відсутності норм втрат та від псування цінностей відносяться на рахунок винних осіб за цінами відповідно до постанови КМУ від 22 січня 1996 № 116;

г) нестачі матеріальних цінностей понад норми природних витрат, втрати від псування, стихійного лиха (повені, пожежі тощо, а також коли конкретні винуватці не виявлені списуються з балансів лише після ретельної перевірки дійсної відсутності винних осіб і вжиття потрібних заходів задля недопущення фактів втрат у подальшому);

г) матеріальні цінності, непридатні для подальшого використання, морально застарілі, фізично зношені, пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха, списуються з балансів установ, що утримуються за рахунок місцевих бюджетів, з дозволу:

1. керівника установи, якщо вартість одиниці (комплект матеріальних цінностей – до 2500 грн;

2. керівника установи вищого рівня, якщо вартість одиниці (комплекту) матеріальних цінностей – від 2500 грн. до 5000 грн.;

3. керівника місцевої державної адміністрації, якщо вартість одиниці (комплекту) матеріальних цінностей – понад 5000 грн.

Продаж основних засобів може здійснюватися бюджетними установами тільки через біржі, аукціони та за конкурсом як майна, що є державною Влас­ністю. Кошти, отримані від продажу будівель і споруд, вносяться в дохід бюд­жету, а від продажу інших основних засобів і матеріальних запасів витрачаються на придбання матеріальних цінностей, необоротних активів та їхній ремонт, модернізацію та здійснення інших видатків за кошторисом.