Лекция №3

1. Автоматизация управления проектами на предприятиях.

2.Способы создания и обеспечения автоматизированных информационных технологий на предприятиях.

1. Автоматизация управления проектами на предприятиях.

1. Создание и функционирование информационных систем в управлении экономикой тесно связано с развитием информационных технологий, которые в своем развитии прошли три этапа.

Первый этап.

1950 – 1960гг. – характеризуется использованием больших ЭВМ, в основном ориентация на экономию машинных ресурсов. Концепция информационных технологий была в том, что все, что люди могут делать, они должны делать сами; центральный процессор выполнял лишь ту работу, которые люди не могли выполнить в принципе. В данном случае основное задание информационных технологий можно сформулировать как повышение эффективности отработанных данных на основе использования формальных алгоритмов.

Второй этап.

1960 – 1970гг. – определяющим стал выпуск малых машин. Поскольку стоимость существенно снизилась, то целью информационных технологий стала экономия труда программистов. Концепция стала следующей - все, что можно запрограммировать – необходимо запрограммировать, остальное обязаны выполнять люди.

Третий этап.

1970 – 1990гг. – известен под названием «новые информационные технологии». Характеризуется массовым выпускам персональных компьютеров. Целью стала – экономия труда пользователей. Концепция – программировать возможно все, что люди могут описать. Центральным заданием стала разработка инструментальных средств, которые облегчат непрофессионалам-программистам процесс самостоятельной формализации их собственных знаний.

Ежедневно тысячи руководителей используют методы управления проектами. Это дает им возможность контролировать ход выполнения и завершения проектов в назначенный срок, не превышая запланированных затрат и оставаясь на высоком техническом уровне.

На практике управление проектом – это действие пользователя, направленное на решение проблем, которые возникают из-за задержек, изменений и в связи с возможностями, которые открываются в процессе реализации проекта. Успешное управление проектом требует постоянного внимания. Используя программное обеспечение в управлении проектами, можно определить и решить потенциальные проблемы.

При выборе программного продукта пользователю необходимо, прежде всего, понять, для решения каких задач будет необходима система управления проектами, проанализировать характер деятельности собственной организации, учитывая возможности использования проектной формы планирования и управления. При этом необходимо четко представлять, какая деятельность может планироваться в виде проектов, насколько детально необходимо планировать и контролировать объекты.

Прежде всего, необходимо составить список работ и указать зависимость между ними, рассчитать ресурсы, необходимые для выполнения данной работы. Затем рассмотреть выполнение всех этапов во временной шкале. Успешное управление проектом не заканчивается в момент подготовки плана. Для достижения поставленной задачи необходимо ежедневно отслеживать исполнение работ и обновлять график выполнения соответственно с фактическими данными. Контроль за проектом обозначает еще и внесение информации и отчетности по факту выполнения работы и отслеживание изменений по мере их возникновения. Когда проект выполняется, важно всегда иметь свежие данные. Одна из причин обновления графика – отслеживание отклонений фактической продолжительности от запланированной изначально. Кроме того могут быть добавлены дополнительные работы, либо отменены некоторые из запланированных, либо внесены некоторые изменения. Компания может осуществлять одновременно несколько проектов, которые пребывают на разных стадиях выполнения. При обновлении информации это необходимо обязательно учитывать.

Часто возникает необходимость показать большое количество информации в сжатом виде. Такой укрупненный вид проекта предназначен только для руководителей и клиентов, поскольку в нем отсутствует детальная информация о работе. Существуют программы, которые позволяют обобщить информацию на основе общего кода, ресурсов или статей затрат.

С помощью программного продукта контролировать группы проектов также просто, как и один проект. При этом можно координировать независимые проекты в многопроектном окружении, учитывая зависимость между работами разных проектов.

Для передачи информации локальной сетью или по всему миру используют почтовые системы, такие как Microsoft Mail и др. При этом можно ввести адрес электронной почты непосредственно в проект и автоматически отслеживать состояние вопросов по каждому пользователю, получать обновленные данные от локальных или отдаленных групп пользователей.

Если необходимо передать данные в другие корпоративные системы, в распоряжении пользователя находится несколько способов благодаря открытой архитектуре системы.

Пользователь может расширять информация о проекте, используя сети Internet или свою собственную.

Рассмотрим несколько программ для примера.

Monte Carlo – программный продукт, который позволяет проанализировать риск, связанный с выбранными аспектами проекта и оценить их значимость. Данная программа дает информация для прогнозирования проблем, развития комплексных планов, управление критической ситуацией, также дает информация для принятия верного решения по поводу оценки проекта, его стоимости.

Специальное программное дополнение Webster обеспечивает доступ к данным по проекту, предоставляет возможность обращаться к работе проекта в режиме реального времени, пересматривать и обновлять данные о нем. Все участники проекта работают с одними данными. Программа позволяет осуществлять:

• доступ к данным проекта для любого пользователя, где бы он не находился

• знакомство с заданием каждого исполнителя проекта

• управление проектом с учетом обновленной информации

• немедленное обновление данных по проекту

• возможность вносить информацию об отработанном времени, за границами проекта.