5.1.4. Використання проміжних результатів для аналізу списку.

У пункті меню Даннные є підменю Итоги використання якого можливо тільки після роботи команди "Данные"-"Сортировка", коли список вже відсортований за заданими критеріями. Команда "Данные"-"Итоги" додає рядок проміжних результатів для кожної групи елементів списку, а також створює загальні підсумки. При цьому можна використовувати різні функції для обчислення результатів (наприклад, СУММ чи СРЗНАЧ). При виводі проміжних результатів Excel створює структуру списку. Щоб вивести необхідний рівень деталізації даних, потрібно клацнути мишею на відповідному символі структури.

Діалогове вікно "Промежуточные итоги" представлене на Рис. 6. Заповнення діалогового вікна для списку (Рис. 2) так, як показано на Рис. 6, дає сумарні оклади жінок і чоловіків (список був попередньо відсортований по статі), а також загальну суму їхніх окладів. Результат роботи команди представлений на Рис. 7. При виконанні цієї команди список був структурований. Щиглик миші на символі рядка рівня 1 дає можливість переглянути тільки загальні підсумки, на символі рядка рівня 2 - вивести тільки проміжні і загальні підсумки, сховавши сам список, і побачити всі рівні деталізації - на символі рядка рівня 3.

Рис. 5.6. Діалогове вікно "Промежуточные итоги"

Рис. 5.7. Результат роботи команди "Промежуточные итоги".

Щоб видалити проміжні результати і структуру, потрібно використовувати кнопку "Убрать все" діалогового вікна "Промежуточные итоги". Для застосування декількох підсумкових функцій досить повторити команду "Итоги" для нової підсумкової функції і зняти прапорець "Заменить текущие итоги" діалогового вікна "Промежуточные итоги".

5.1.5. Обробка списків за допомогою форми

Форма - це діалогове вікно, пов'язане зі створеним списком, що відображає тільки одну запис та полегшує виконання різних операцій над записами.

Форму можна активізувати (тільки для конкретного списку) командою Данные > Форма , помістивши курсор у середину списку. Її вид представлений на Рис. 8. У формі відображається тільки один запис списку, при цьому поля розташовані вертикально, що зручно при перегляді запису.

Рис. 5.8. Форма для роботи зі списком

У заголовку форми виводиться ім'я листа, нижче перераховані заголовки всіх стовпців списку. У верхньому правому куті виводиться інформація про загальну кількість записів у списку і номер запису. Поруч із заголовком стовпця розташовується поле введення, якщо стовпець не містить значень, обчислених за допомогою формул.

Форма дозволяє виконувати наступні дії з записами:

• перегляд;

• видалення;

• додавання;

• редагування;

• пошук за критерієм.

Для перегляду записів списку можна використовувати смугу прокручування, або кнопки "Далее" і "Назад". Дані, що знаходяться в полях, можуть редагуватися. Видалення записів виконється за допомогою кнопки "Удалить" без можливості відновлення запису. Додавання запису виконується за допомогою кнопки "Добавить". Новий запис приєднується до кінця списку.

Пошук записів за критерієм здійснюється за допомогою кнопки "Критерий". В обраному полі критерій може бути записаний різними способами. Наприклад, для вибору зі списку (Рис. 2) усіх співробітників, прізвища яких починаються з букви "І", у поле "Прізвище" потрібно вписати І* і, користаючись кнопками "Назад" і "Далее", переглянути записи, що задовольняють цьому критерію. Критерії можуть містити умовні вираження. Так, для пошуку співробітників, оклад яких більше 700, досить у поле "Оклад" як критерій записати: >700 . Excel надає можливість задати одночасно кілька критеріїв у різних полях. Ці критерії будуть зв'язані логічною функцією И .

Особливістю використання форми є можливість перегляду даних без витягу їх у табличну область.