Номенклатура справ бухгалтерської служби (витяг)
№ справи |
Назва справи |
Строк зберігання справи в архіві |
Відповідальна особа |
Примітка |
|
поточному |
постійному |
||||
|
1. Із загальних питань бухгалтерського обліку |
||||
160 |
Документація з питань організації бухгалтерського обліку |
До 1 року |
3 роки після заміни новими |
Головний бухгалтер |
- |
161 |
Річна звітність |
До 1 року |
10 |
Головний бухгалтер |
- |
162 |
Положення про права та обов’язки (посадові інструкції) |
Постійно |
До заміни |
Головний бухгалтер |
- |
|
ІІ. З питань обліку праці |
||||
171 |
Матеріали із заробітної плати |
До 1 року |
75-В |
Бухгалтер з обліку оплати праці |
- |
172 |
Книги обліку бланків і руху трудових книжок і вкладишів до них |
До 1 року |
50 |
Бухгалтер з обліку оплати праці |
- |
|
3. З питань обліку матеріальних цінностей |
||||
181 |
Матеріали проведених інвентаризацій |
До 1 року |
3 |
Бухгалтер з обліку ТМЦ |
- |
182 |
Документи з руху ТМЦ |
До 1 року |
3 |
Бухгалтер з обліку ТМЦ |
- |
Головний бухгалтер ………………………...………
(підпис)
Завдання 6.
Вказати процеси документування господарських операцій (рисунок 4.3)
1 Етап
2 Етап
3 Етап
Рисунок 4.3 – Процес документування господарських операцій
Завдання 7.
Вказати прийоми перевірки документів (рисунок 4.4): зустрічна перевірка, нормативно-правова перевірка, формальна перевірка, перевірка за замістом, арифметична перевірка, взаємна перевірка, логічна перевірка.
Полягає у встановленні повноти та
правильності оформлення документу,
заповнення реквізитів, відповідності
підписів осіб, які склали документ, а
також чи для оформлення даної господарської
операції використано бланк відповідної
форми
Перевірка законності задокументованих
операцій, логічного зв’язку між окремими
показниками
Перевірка всіх арифметичних підрахунків
і розрахункових показників, які містяться
у документі
Передбачає встановлення відповідності
здійсненої операції діючим нормативним
і внутрішнім документам
Здійснюється шляхом порівняння фактичних
результатів з аналогічним або
взаємопов’язаним даними
Порівняння даних різних документів і
записів в облікових регістрах, які
стосуються однієї господарської
операції
Перевірка правильності складання
однакових первинних документів на
різних підприємствах
Рисунок 4.4 – Прийоми перевірки документів
Завдання 8.
Вказати послідовно процес обробки первинних документів у бухгалтерському обліку (таблиця 4.3): контирування, розцінка, включення до облікових регістрів, групування, погашення, таксування.
Таблиця 4.3 – Послідовність обробки первинних документів у бухгалтерському обліку
№ п/п |
Обробка |
Характеристика |
|
|
|
Об'єднання однорідних за змістом і за визначений період первинних документів у групи з подальшою реєстрацією їх у групувальних відомостях для визначення загального підсумку за кожною групою. Групування документів проводиться для скорочення кількості записів в облікових регістрах |
|
|
|
Переведення натуральних і трудових вимірників, зазначених у документі, в грошовий вимірник (наприклад, шляхом множення кількості на ціну) та зазначення у відповідних графах документу суми - грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської операції |
|
|
|
Зазначення ціни в первинному документі, якщо вона відсутня |
|
|
|
Погашення (зазначення відмітки про виконання) всіх документів, при кладених до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також документів, які слугували підставою для виплати заробітної плати, шляхом проставлення штампу "Отримано", "Оплачено", "Погашено" |
|
|
|
Зазначення в документі кореспондуючих рахунків, на яких має відображатися документально підтверджена господарська операція. Бухгалтерський запис робиться на бланку документу, яким оформлена операція (або група операцій), вручну на вільному місці документа. На бланках деяких документів для зазначення кореспондуючих рахунків передбачено спеціальні графи |
|
|
|
Рознесення даних з первинних документів в облікові регістри |
Завдання 9.
Обгрунтувати та доповнити графік документообороту підприємства (таблиця 4.5):
Таблиця 4.5 - Графік документообороту підприємства
Назва документу |
|||
Складання і приймання |
Перевірка |
Обробка |
Передача до архіву |
Кількість примірників |
Особи, відповідальні за перевірку |
Особи, відповідальні за обробку |
Особи, відповідальні за формування справ |
Особи, відповідальні за складання |
Особи, які передають документ |
Особи, відповідальні за передачу справ |
|
Особи, відповідальні за приймання |
Строки виконання |
Строки виконання |
Строки виконання |
Строки виконання |
|||
Завдання 10.
Обгрунтувати та доповнити графік документообороту видаткового касового ордеру (таблиця 4.6).
Таблиця 4.6 - Графік документообороту видаткового касового ордеру
Найменування документу |
Видатковий касовий ордер |
|
Складання і приймання |
Кількість примірників |
|
Особа, відповідальна за складання |
|
|
Особа, відповідальна за приймання |
|
|
Строки виконання |
|
|
Перевірка |
Особа, відповідальна за перевірку |
|
Особа, яка передає документ |
|
|
Строки виконання |
|
|
Обробка |
Особа, відповідальна за обробку |
|
Строки виконання |
|
|
Передача до архіву |
Особа, відповідальна за формування справ |
|
Особа, відповідальна за передачу |
|
|
Строки виконання |
|
|
Завдання 11.
Обґрунтувати та доповнити оперограму накладної (для реалізації продукції) (таблиця 4.7).
Таблиця 4.7 - Оперограма накладної (для реалізації продукції)
№ п/п |
Операції |
Виконавці |
||||||
Відділ збуту |
Склад запасів |
Бухгалтерська служба |
Адміністрація підприємства |
Бюро пропуску |
||||
Завідуючий складом |
Оператор |
Керівник |
Загальний відділ |
|||||
|
|
Отримання дозволу на реалізацію продукції |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Складання інфікованого документа на реалізацію продукції |
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Відбір і передача продукції |
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
Заповнення уніфікованого документу |
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
Перевірка та підпис документа |
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
Поставлення штампу в документі |
|
|
|
|
5 |
6 |
|
|
|
Відмітка бюро пропуску |
|
|
|
|
|
|
7 |
Примітка: графік документообороту, оформлений у вигляді схеми, називається оперограмою
Завдання 12.
Вказати в хронологічному порядку дії у ході вилучення документів контролюючими органами:
знімання копій з оригіналів вилучених документів;
складання посадовою особою контролюючого органу постанови про проведення вилучення документів;
повернення оригіналів документів на підприємство;
визначення переліку документів, які підлягають вилученню;
складання протоколу та опису вилучених документів.
Рисунок 4.5 – Загальний порядок дій у ході вилучення документів контролюючими органами
Завдання 13.
Вказати способи знищення бухгалтерських документів (термічний, механічний, хімічнй), переваги та недоліки їх застосування
Таблиця 4.4 - Способи знищення бухгалтерських документів, переваги та недоліки їх застосування
№ п/п |
Назва способу та його зміст |
Переваги застосування |
Недоліки застосування |
|
|||
1. |
Шредирування – полягає у використанні спеціального обладнання, яке дозволяє подрібнювати (різати) документи |
Екологічно чистий |
Низька продуктивність, що залежить від виду обладнання |
Надійний та швидкий спосіб знищення документів, не вимагає спеціальних знань |
Значні витрати часу |
||
Не потребує залучення сторонніх підприємств |
Існування програм відновлення документів зумовлюють загрозу витоку конфіденційної інформації |
||
Відходи можна здати в пункт прийому макулатури, яка є додатковим доходом для підприємства |
|||
|
|||
2. |
Знищення документів за допомогою різних хімічних речовин |
Високий рівень надійності та простота використання |
Висока вартість хімічних речовин та довго тривалість процесу |
Використання послуг сторонніх підприємств, які мають потрібні хімічні реактиви і спеціальне обладнання |
|||
Наявна можливість несанкціонованого доступу до документів |
|||
|
|||
3. |
Спалювання |
Простота та надійність |
Висока вартість та складність технологічного процесу |
Відбувається забруднення зовнішнього навколишнього середовища |
|||
Завдання 14.
Обгрунтувати етапи процесу знищення документів діловодства, що наведені в рисунку.
Власник підприємства
видає наказ про створення експертної
комісії, яка зобов'язується провести
експертизу цiнностi документів
Експертна комiсiя проводить
огляд справ i здiйснюс вiдбiр бухгалтерських
документів постiйного i тривалого (понад
10 років) зберiгання для передання до
державного архіву, визначення документів
тимчасового зберiгання і справ за минулi
раки, термiни зберiгання яких закiнчилися,
якi пiдлягають знищенню
За результатами експертизи
цiнностi документів на пiдприємствi
складаються описи справ постiйнoго
збеpiгання, а також акти про видiлення
до знищення справ документвв, термін
зберiгання яких закiнчилися
Схваленi експертною комісією
пiдприємства акти затверджуються
керівником тiльки після затвердження
i погодження в установленому порядку
описiв справ постiйного зберiгання та
з особового складу
Затвердженi експертною
комісією пiдприємства описи справ, акти
про вилучення для знищення документів
разом подаються на розгляд
експертно-перевiрної комісії вiдповiдного
державного архіву. Схваленi
експертно-перевiрною комiсiєю опис справ
постiйного зберiгання, а також погодженi
нею описи справ з особового склад та
акти про вилучення для знищення
документів, затверджуються керiвником
установи, пiсля чого пiдприємство має
право знищувати документи
Справи, відібрані до знищення,
пiсля погодження та затвердження актів,
передаються підприємствам iз заготiвлi
вторинної сировини за накладними, у
яких зазначається вага паперової
макулатури, що передана для переробки,
або спалюються
Рисунок 4.5 – Порядок знищення документів підприємства, термін зберігання яких закінчився
Завдання 15.
Підписати та затвердити акт про знищення бухгалтерських документів, термін зберігання яких закінчився
Затверджую
(підприємство) Керівник підприємства
(підпис) (ПІБ)
від « » 20 р.
АКТ № __
про знищення бухгалтерських документів, термін зберiгання яких закiнчився
м. Житомир від « » 20 р.
На пiдставi Акту про вилучення для знищення документiв, що не пiдлягають зберiганню № від « » 20 р. експертна комiсiя у складi:
голова комісії - юрист
(посада) (ПIБ)
члени комісії- головний бухгалтер
(посада) (ПIБ)
бухгалтер
(посада) (ПIБ)
склали цей акт про те, що були знищенi наступнi бухгалтерськi документи, термін зберiгання яких закінчився, і як такі, що не мають науково-історичної цiнностi та втратили практичне значення.
Таблиця 1. Загальні відомоті про знищені бухгалтерські документи, термін зберігання яких закінчився
№ п/п |
Заголовок справи або грyповий заголовок справ |
Номер справи та рік (роки) формування |
Дата, спосiб знищення документа, номер та дата внутрiшньо-розпорядчого документу* |
Особа, вiдповiдальна за знищення документів |
Примiтка |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
1 |
Доручення на одерження товарно-матерiальних цiнностей |
06-79 2002 |
13.02. Спалювання (наказ №06/19) |
Головний бухгалтер |
- |
2 |
Квартальнi вiдомостi про використання короткострокових кредитів |
08-12 2003 |
13.02.ХХ Шредирування (наказ № 06/19) |
Бухгалтер |
- |
*зазначається спосiб знищення документа, у випадку, коли він не закріплений на законодавчому рівні, але врегульовується внутрiшньо-розпорядчим документом по пiдприємству (обов'язковим є зазначення номеру та дати затвердження такого документа).
Таблиця 2. Загальні вiдомостi про знищенi бухгалтерськi документи, термін зберігання яких закінчився, та якi мiстили комерційну таємницю
№ п/п |
Назва документу |
Номер документу та дата створення |
Конфiденцiйна iнформацiя, яка мiстилась у документ |
Особа, відповідальна за знищення документiв |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
1 |
Акт податкової леревiрки |
|
Сума нарахованих штрафних санкцiй |
Головний бухгалтер
|
2 |
Листування з фiнансово- господарської дiяльностi по списанню матерiальних цiнностей |
|
Biдoмості про рух матерiальних цiнностей пiдприємства |
Головний бухгалтер
|
Дата
голова комісії -
(посада) (підпис) (ПIБ)
члени комісії-
(посада) (підпис) (ПIБ)
(посада) (підпис) (ПIБ)
Затверджую
(підприємство) Керівник підприємства
(підпис) (ПІБ)
від « » 20 р.