Тема 1.10 Информационно-справочные документы: докладная и объяснительная записки.

Докладная записка – документ, адресованный соответствующему руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

При оформлении внутренней докладной записки (адресована руководителю данной организации или руководителю структурного подразделения) вместо наименования организации (8 реквизит) указывается наименование структурного подразделения к которому относится автор документа. Для внешней указывается наименование организации. Документ может оформляться как от руки, так и печататься.

Докладная записка состоит из реквизитов: наименование организации или структурного подразделения (8), наименование вида документа (10), дата документа (11), адресат (15), заголовок к тексту (18), текст (20), резолюция (17), подпись (22), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) – может и отсутствовать.

Текст инициативной докладной записки должен состоять из двух частей: вводной и заключительной. В первой части указываются факты, события или ситуация послужившая для написания докладной записки. Во второй указываются пути решения сложившейся проблемной ситуации, предложения. Правом подписи документа обладает ее автор, резолюцию оформляет на документе адресат.

Объяснительная записка – документ, 1) в котором работник (учащийся) данной организации объясняет причины невыполнения какого – либо поручения, нарушения трудовой (учебной) дисциплины, 2) а так же составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета). В первой ситуации объяснительная записка оформляется как правило от руки, во второй ситуации печатается.

Объяснительная записка состоит из реквизитов: наименование организации или структурного подразделения (8), наименование вида документа (10), дата документа (11), адресат (15), заголовок к тексту (18), текст (20), резолюция (17), отметка о наличии приложения (21) – может и отсутствовать, подпись (22), отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28) – может и отсутствовать.

Текст объяснительной записки должен состоять из двух частей: вводной и заключительной. В первой части указываются факты, события или ситуация послужившая для написания докладной записки. Во второй указываются пути решения сложившейся проблемной ситуации, предложения. Правом подписи документа обладает ее автор, резолюцию оформляет на документе адресат.