Тема 1.7 Распорядительные документы: приказ по основной деятельности, выписка из приказа.

Распорядительные документы – это документы, отражающие текущие управленческие решения по работе организаций, предприятий и учреждений.

Ни одна организация, учреждение и предприятие не могут обойтись без данного вида документов, так как через них решаются каждодневно возникающие вопросы и задачи, и именно через них руководители различных уровней (пример: руководитель организации, руководители структурных подразделений, заместители руководителей) дают подчиненным указания и распоряжения, принимают единолично или коллегиально важные (необходимые) решения. Так, например, посредством приказа по основной деятельности руководитель может отдать распоряжение провести ремонт, какого - либо помещения, назначить ответственных за проведение этого мероприятия, установить сроки, в течение которых приказ доложен быть выполнен.

Ни через организационные, ни через информационно-справочные документы, а также кадровые (искл.: приказ по л/с) текущие вопросы, требующие определенных действий от должностных лиц, не могут решать. Роль распорядительных документов очень важна.

К распорядительным документам относятся Постановления, Решения, Указания, Распоряжения и Приказ по основной деятельности. Выбор вида документа, предназначенного для изложения распорядительных (-го) действий (-ия), определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица (лиц).

Так, Федеральные органы исполнительной власти РФ (прим.: Прокуратура РФ) издают Постановления, Приказы, Распоряжения. Органы представительной и исполнительной власти субъектов РФ – Постановления Решения и Распоряжения. Администрации учреждений, организаций и предприятий в лице их руководителей имеют право издавать Приказы, Распоряжения и Указания.

Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законодательства РФ (создание документов на высшем уровне), а так же по инициативе руководителей организаций в пределах их полномочий для осуществления эффективной деятельности, решения возникающих задач.

Прежде чем рассказать о значении конкретных распорядительных документов, их структуре, важно проследить какие этапы создания проходят эти документы прежде чем изложенная в них информация будет исполнятся, кто осуществляет подготовку распорядительных документов.

Подготовка их может быть поручена одному или нескольким должностным лицам, структурным подразделениям. Она складывается из следующих этапов:

• Изучение управленческого вопроса, который необходимо решить (здесь определяется круг вопросов, которые предстоит отразить в документе, изучается необходимая информация);

• Подготовка проекта распорядительного документа (начинается с определения цели его издания, назначения. Заканчивается этот этап перепечаткой и оформлением документа в соответствии с установленными правилами);

• Согласование документа (руководитель, дающий задание на подготовку документа, определяет круг должностных лиц и структурных подразделений с которыми необходимо согласование документа. Если на этой стадии возникают серьезные замечания, необходимо внести некоторые поправки, то документ отправляется на доработку);

• Подписание документа (перед передачей документа на подписание руководителю, он должен быть тщательно проверен – особое внимание обращается на цифровую информацию, фамилии, имена, и.т.п. После подписания внесение каких-либо исправлений не допустимо). По окончании данного этапа распорядительные документы ставятся на контроль.

Теперь, непосредственно познакомимся с конкретными видами распорядительных документов.

Постановление издаются на основе решений, принятых коллегиальными органами.

Решение Документы имеют несколько подписей.

Указание издаются на основе единоначалия – разрабатываются и

Распоряжение подписываются одним должностным лицом (автором).

Приказ по о/д

Приказ – это наиболее распространенный правовой акт, наиболее часто применяемый на практике управления, издаваемый руководителями организаций, действующих на основе единоначалия.

Приказ по основной деятелности издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения Положений, Инструкций и др. документов. Посредством приказа руководитель ставит перед работником основные задачи, указывает пути решения этих задач. Правом подписывать приказы обладают только руководители организаций.

Существует два вида приказа – по личному составу и по основной деятельности. Приказ по личному составу традиционно относят к кадровым документам. Поэтому пока подробно он здесь не разбирается.

Приказы по о/д состоят из следующих реквизитов: 8, 10, 11,12,14,18,19,20,22,24,27 (может и отсутствовать), 28. Оформляются продольным способом.

Текст их состоит из двух частей:

- констатирующей (не обязательна. Ее наличие или отсутствие определяется автором документа). В ней указываются цели и задачи создания документа. Может даваться ссылка на дату и номер документа на основании, которого издается данный документ.

- распорядительной. Эта часть состоит из пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола распорядительного действия («Сделать», «Организовать», «Проконтролировать» и.т.п). Далее указывается должностное лицо ответственное за выполнение данного действия, срок выполнения поручения. В последнем пункте может быть указано (-ы) должностное лицо (-а) ответственное за выполнение (контроль) данного документа в целом.

Между собой части текста отделяются разделительным словом, которое печатается заглавными буквами, с первой печатной позиции выделяется жирным шрифтом, после него ставится двоеточие, до и после слова 2-й межстрочный интервал.

ПРИКАЗЫВАЮ: в приказах

Выписка из приказа. При оформлении выписки, из основного документа переносятся все заголовочные реквизиты, без изменения даты приказа и его регистрационного номера, а из текста берется только тот пункт (-ы) которые необходим (-ы) в конкретной ситуации. На подпись выписку из приказа руководителю организации подавать не принято, ходя на ней (выписке) указывается должность и ФИО подписавшего приказ. Выписка заверяется секретарем руководителя организации с указанием даты. Документ состоит из следующих реквизитов: 8,10,11,12,14,18,20,22,25,26.