17 Резолюция – это надпись на документе сделанная от руки соответствующим должностным лицом имеющим право решить вопрос изложенный в тексте документа. Она представляет решение должностного лица по затрудненному в документе вопросу. Может оформляться на докладных, объяснительных, служебных записках, письмах. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя.

Резолюция составляется в правой верхней части документа, между реквизитами “Адресат” и “Текст” она включает в себя фамилию (-ии) исполнителя (-ей), содержание поручения, срок исполнения, личную подпись руководителя и дату составления резолюции. Например:

Лушину Т.П.

Подготовить смету

и проект договора

к 10.12.2008

Смирнов

05.12.2008

Резолюция может быть оформлена на отдельном бланке формата А6 с напечатанным типографическим способом фамилией руководителя. Например:

Резолюция К письму АО «Импульс» от 01.12.2008 №134 (ссылка на документ) Котову В.А. Подготовить проект дополнительного соглашения к 10.12.2008

Директор 05.12.2008 (дата) Круглов В.Р. Круглов

18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, является продолжением вида документа.

Приказ ( о чем?) о создании структурного подразделения

Акт (чего?) ревизии кассы

Указание (о чем?) о проведении ремонтных работ

Начинается заголовок обычно с предлога “О” или “Об”. Печатается с 1-й печатной позиции с маленькой буквы. Исключение: письмо - заголовок к тексту оформляется с большой буквы, т.к отсутствует название вида документа. До и после заголовка ставят 2-3 интервал.

В конце реквизита точка не ставиться.

19 Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Обычно это распорядительные документы. Документ снимается с контроля 28 реквизитом.

Отметка наноситься делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решения о контроле документа.

Она представляет собой крупную букву “К” или слово “КОНТРОЛЬ” (ставиться специальным штемпелем).

Реквизит располагают на верхнем поле документа в правом углу или напротив “заголовка к тексту”.

20 Текст – это центральный основной реквизит. Оформляется официально – деловым стилем, должен быть объективным, достоверным, четким, лаконичным, простым для восприятия.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения их структур. Текст должен быть выровнен по ширине. Красная строка 1 см.

Текст документа делится на абзацы, может так же делиться на разделы, пункты и подпункты которые нумеруются арабскими цифрами. Если список многоуровневый, то цифры разделяются точками. Маркированный список в тексте делового документа не используется.

21 Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с присылаемым документом один комплект.

Отметка оформляется после текста с 1-й печатной позиции через 2 интервал выше реквизита “подпись”. После слова “Приложение” ставиться двоеточие.

Если к основному документу прилагается один документ, дополняющий его содержание, то оформляется следующим образом:

Приложение: договор на 10 л. в 3 экз.

Если к основному документу прилагается несколько документов, дополняющих его содержание, то оформляется следующим образом:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

22 Подпись. Правом подписи управленческих документов обладают руководители организаций их заместители, руководители структурных подразделений, их заместители в соответствии с их компетенцией.

Доклады, докладные записки, справки, информационно - справочного характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа. Перед подписью ставят 3-ой интервал.

Этот реквизит состоит из трех элементов: наименование должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (включает в себя имя, отчество и фамилию). Например:

Директор

Асов

Р.М. Асов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор	Асов	Р.М. Асов
Заведующая отделом кадров	Петрова	К.М. Петрова

Если документ подписывают несколько лиц равной должности, то их подписи располагают на одном уровне. Например:

Директор «Мосбанка» ___________ А.А. Робинов 12.03.2008

Директор «Ярбанка» ________ А.Н. Смирнов 12.03.2008

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом перед должностью ставятся сокращения «Зам», «И.О.» и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование при этом косой черты перед должностью и после нее недопустимо!

23 Гриф согласования оформляется на документах прошедших внешнее согласование. Пример: Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других проходят внешнее согласование.

Для того чтобы определенный документ обладал юридической силой, он должен быть согласован с выше стоящей организацией или определенным должностным лицом.

Он оформляется или на последнем листе проекта документа, ниже всех подписей слева или выноситься на отдельный лист согласования который является приложением к подлиннику документа. Реквизит включает слово “СОГЛАСОВАННО”, должность руководителя, содержащую наименование организации с который согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАННО

Начальник управления

Административного обеспечения

_______________ Р.М. Лужин

20.08.2008

При согласовании документа другим документом реквизит выглядит следующим образом:

СОГЛАСОВАННО

Письмо министра связи

от 13. 08.2008 №12/34 - 09

24 Визы согласования оформляются на документах прошедших внутреннее согласование. Согласование документа проводиться в тех случая, когда возникает необходимость его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка производиться с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствия действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др.

Реквизит располагается ниже подписи с лева с 1пп или оформляется на отдельном листе.

При визировании документа указывают наименовании должности. Личную подпись, ее расшифровку и дату. Например:

Юрист

__________________ М.С. Ганичев

05.11.2008

При наличии замечания к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются (пишется от руки визирующим)

_________________М.С. Ганичев

05.11.2008

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируется распорядтельным документом руководителя организации.

25 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах удостоверяющих право лиц фиксирующих различные факты. Документы заверяют печатью организации.

Заверение печатью это особый способ удостоверения подлинности документов, подтверждения их юридической силы.

Реквизит ставят на подпись таким образом, чтобы захватить должность и саму подпись должностного лица.

Печати подразделяют на:

- Гербовые

- Юридических лиц

- Простые (печати с надписью по центру, пример: “Отдел кадров”).

Право на воспроизведение на печати государственного герба РФ определено статьей 4 ФКЗ от 25. 12. 2000 №2 ФКЗ “О государственном гербе РФ”.

В организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой – в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации и другие данные.

Простые печати могут быть: квадратными, круглыми, треугольными и тд. На них воспроизводятся названия организаций и структурного подразделения, которые используют печать в своей деятельности. Такие печати используются для заверения справок, копий, документов и тд.

26 Отметка о заверении копии. Данный реквизит оформляется только на копиях для придания им юридической силы.

Реквизит включает в себя заверительную подпись “Верно”, должность лица заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (ФИО), дату заверения. Оформляется с первой печатной позиции ниже реквизита “ПОДПИСЬ”. Например:

Верно Секретарь руководителя 14.03.2008

____________

В.В. Козлова

27 Отметка об исполнителе содержит информацию, о должностном лице, которое подготовило документ. Реквизит используется, для того чтобы при возникающих вопросах можно было обратиться к этому человеку.

Реквизит располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу с 1ппп на 2 интервал ниже реквизита “ПОДПИСЬ” может быть оформлен в трех вариантах

а) Инициалы, фамилия исполнителя и номер телефона. Например:

И.И Сидоркин

709 44 05

б) Имя, отчеств, фамилия исполнителя полностью и номер телефона. Например:

Анна Сергеевна Петрова

55 66 89

в) Фамилия и номер телефона

Сидоренко

2 29 93

28 Отметка об исполнении и направлении документа в дело. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Оформляется с 1 ппп и включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Пример:

“Подготовлено письмо” №56/67 – 08 от 28.11.2008

В дело № 08 – 15 исполнитель ___________Б.Л. Седова

При отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова “В дело”, номер дела в котором будет храниться документ. Например:

В дело № 05 -01

________08.01.2008

29 Отметка о поступлении документа в организацию ставиться в правом углу нижнего поля входящих документов и включает в себя очередной порядковый номер и дату поступления документа. В необходимых случаях указываются часы и минуты.

Реквизит оформляется от руки или специальным штемпелем.

30 Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул) проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные установленные в организации. Например:

D/ home/ AC 1-31/ Организационные документы/ Должностная инструкция/ А.П. Седова/ 18. 11.2008

Тема 1.5 Классификация документов по различным основаниям.

Классификация документов - это деление документов по какому-либо признаку, объединяющих их в определенные группы.

1. По видам деятельности

   1. организационные: устав, лицензия, должностная инструкция, штатное расписание, положение о структурном подразделении и др.;

   2. распорядительные: указание, распоряжение, решение, приказ по основной деятелности, постановление;

   3. информационно-справочные: протокол, акт, справка, телеграмма, телефонограмма, письмо, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка;

   4. кадровые (по личному составу): резюме, автобиография, характеристика, личное заявление, приказ по личному составу, трудовой договор, трудовая книжка, личное дело, личная карточка;

   5. претензионно-исковая документация: исковое заявление, претензия, ответ на претензию;

   6. договорно-правовая документация: договор купли-продажи, договор подряда, транспортные договора, договор аренды, доверенность и др.

2. По месту создания и хранения

   1. внутренние – документы, которые создаются внутри организации и за ее приделы не выходят, примеры: распоряжения, указание, должностная инструкция, объяснительная и докладная записки;

   2. входящие – создаются за пределами организации и для исполнения входят в нашу организацию, примеры: телеграмма, телефонограмма;

   3. исходящие – создаются внутри организации и выходят для исполнения за ее пределы, примеры: телеграмма, письмо.

3. По срокам хранения

   1. постоянного срока хранения – документы, имеющие культурно-историческую ценность: «Слово о полку Игореве», «Библия» и др. летописи;

   2. временного срока хранения (до 10 лет) – приказы, докладные, объяснительные, служебные записки;

   3. временного срока хранения (свыше 10 лет) кадровые, например: личное дело 75 лет – возраст при поступлении = срок хранения;

   4. до минования надобности – это такие документы, которые хранятся по мере их надобности и сроку службы: штатное расписание, постановление.

4. По стадии создания и степени подлинности

   1. проект – черновые наброски основного документы, которые подлежат изменениям и корректировкам;

   2. оригинал – документ, имеющий юридическую силу и оформленный в соответствии с требованиями;

   3. выписка – содержит в себе все заголовочные реквизиты оригинала, нужную часть текста и заверяется подписью секретаря;

   4. копия – отображение оригинала документа (не имеющая юридической силы без заверения);

   5. дубликат – оригинал документа, выданный взамен первого утерянного оригинала (имеет надпись «дубликат»).

Тема 1.6 Оформление организационных документов.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав является одним из учредительных документов юридического лица.

Коллективный договор представляет собой заключаемый между работниками и работодателем нормативно-правовой акт локального действия, регулирующий социально-трудовые отношения на предприятии, организации или учреждении. Порядок заключения коллективного договора и его выполнения регулируется гл.7 Трудового кодекса РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка организации – это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с трудовым законодательством РФ: порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Обычно Правила внутреннего распорядка организации оформляются в виде приложения к коллективному договору. Порядок утверждения Правил внутреннего распорядка определен ст.190 ТК РФ. Согласно этой статье указанный документ утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (профсоюзной организации).

Положение - это нормативный акт, определяющий порядок образования, статус, компетенцию, права, обязанности, организацию работы.

Инструкция - это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц. Виды инструкций: 1) типовые, обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций и учреждений; 2)индивидуальные инструкции.

Штатное расписание – это документ, в котором закрепляется должностной и численный состав предприятия. Документ содержит: перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Реквизиты: 8, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 25, 28.

Заголовочные реквизиты оформляются в таблице из трех колонок, угловым расположением реквизитов, т.к. «Штатное расписание» утверждается руководителем организации. Текс имеет вид таблицы. Оформляющие реквизиты: подпись заместителя руководителя организации, визы согласования главного бухгалтера и юриста, отметка об исполнении и направлении документа в дело.

Должностная инструкция - это документ, определяющий правовое положение работника: устанавливает его функции, права и обязанности, ответственность, как должностного лица.

Значение документа Должностная инструкция.

По общему правилу с содержанием текста данного документа должен быть ознакомлен по подпись каждый человек, устраивающийся на работу на ту или иную должность, при этом он ознакамливается с соответствующей Должностной инструкций регламентирующей его деятельность и устанавливающая ответственность за невыполнение должностных обязанностей. Знание содержания своих полномочий, обязанностей упрощает работу человека принятого на ту или иную должность.

Должностная инструкция является важным документом, особенно учитывая то, что если работник не выполняет свои должностные обязанности, то действующий Трудовой Кодекс РФ косвенно отсылает именно к вышеуказанному документу.

ТК РФ не содержит прямого перечня ситуаций (дисциплинарных проступков) при которых работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (это касается только замечания и выговора. Увольнение как дисциплинарное взыскание может быть применено работодателем в ситуациях указанных в ст. 81 ТК РФ). В ст.192 ТК РФ сказано, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания. А должностные обязанности, как уже выяснили фиксируются в документе Должностная инструкция.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, им же подписывается, утверждается руководителем организации, содержание текста согласовывается с юристом и доводится до работника под подпись.

Документ содержит следующие реквизиты: наименование организации (8), наименование вида документов (10), дата создания документа (11), регистрационный номер (12), место составления документа (14), граф утверждения (16), заголовок к тексту (18), текст (20), подпись (22), виза согласования (24), оттиск печати (25), отметка об исполнении и направлении в дело (28).