Автоматизація процедури інвентарізації.
Інвентврізація завжди була одним із важливих моментів облікової роботи, який дозволяв привести облікові дані у відповідність до реального стану речей на підприємстві. Базові елементи інвентаризаційної роботи знаходимо ще в працях Луки Пачолі, який писав про порядок складання інветарю та про «позначки» на предметах довгострокового користування (інвентарні номери), а також Анжело де Пієтро, який досить повно розвинув вчення про інвентарізацію і в перше запровадив класифікацію інвентаризації на переоблік рухомого і нерухомого майна та цінних речей.
Особливістю практики проведення інвентарізації до цього часу є те, що перевірка в натурі товарно-матеріальних цінностей основа на застосуванні ручної праці. Виконання великого обсягу робіт із зняттям фактичних залишків зоб’єктів майна є трудомісткою операцією, тому що необхідно перевірити десятки і сотні тисяч одиниць елементів об’єкта, їхню якість і ціну, провести таксування і підрахунки підсумків в інвентаризаційних описах. В окремих випадках намагання скоротити строки інвентарізації приручному способі їх оформлення і обробки призводить до їх неякісного проведення, і, відповідно, до невиявлення фактів розкрадань та зловживань. У зв’язку з цим постає пробема використання в процесі інвентарізації обчислювальної техніки і комп’ютерних програмах.
Для здійснення індентифікації елементів об’єкта інвентарізації 95% часу витрачається на перевірку їхньої комплектності, цілості упаковки тощо. Можливості комп’ютерів дозволяють забезпечити порівняння фактичних залишків товарів з обліковими даними на підставі введеної в базу даних інформації про облікові і фактичні залишки товарів. При введенні подібної інформації на початковій стадії виключаються показники ціни і вартості. Такі показники вводяться на кінцевій стадії інвентаризаційного процесу – виведенні результатів інвентарізації з метою виявлення недостач, надлишків, пересортування. Природного убутку й остаточного визначення кінцевих результатів інвентарізації. При цьому слід використовувати постійні бази даих з переліком товарів (інших цінностей), коли кожному номенклатурному номеру за прейскурантом, артикулом), сорту товару відповідає певна обікова ціна.
Методику проведення інвентаризації за допомогою комп´ютерної техніки може бути подане у вигяді такої схеми (рис.12 3).
Отже, є можливість майже послідовністю копм´ютеризувати процес проведення інвентаризації товарів, тобто штучних предметів, на яких можна проставити штрих-коди. Таке проведення інвентаризації розв´язує одразу кілька прблемних питань, а саме: доримання об´єктивності, точності результатів, терміну проведеня, зменшення обсягу затрат праці
Штриховий код — це особлива система кодування інформації про товарно-матеріальні цінності як послідовність темних та світлих смуг, які зчитує автоматичний цифровий пристрій.
У перше маркування штриховими кодами почали застосовувати в США. У 1949 р. Джо Вудленд і Берні Сільвер отримали патент на технічний прилад для считування штрихового коду на касовому терміналі. В 1973 р. в США з´явився «Універсальний товарний код» (Universal Product Code—UPC) для використання в промисловості в торгівлі. У Західній Європі для ідентифікації споживчих товарів з 1977 р. впроваджено систему під назвою «Європейський артикул» (European Article Number—EAN).
Є
більш як 30 видів штрихових кодів,
більшість із яких мають вузьку сферу
вжитку.Найпошириніші з них—EAN-13,
EAN-8,
EAN-128. У вересні 1994р.
було створено Асоціацію
товарної нумерації
«ЄАН—Укпаїна».
Підприємствам торгівлі, котрі застосовують електронні системи контролю й управління товарно-грошовим обігом, для впровадження технології штрихового кодування необхідно придбати сканери штрихових кодів, за допомогою яких проводиться автоматична ідентифікація товарів, та, в окремих випадках, принтери друку шрихових кодів для маркування товарів.
Для впровадження штрихового кодування необхідні такі компоненти:
Апаратні засоби, що здіснюють нанесення і считування штрихових кодів;
Програмне забезпечення, яке забезпечує ефективну взаємодією з апаратними засобами для вирішення завдань інвентаризації, касового обслуговування тощо;
Персонал для роботи з програмно-апаратними засобами.
Т
Рис. 12.3
Штрих-код може позитивно вплинети надіяльність виробничого або торговельного підприємстві: автоматизована ідентифікація товару зпрощує облік, прискорює процес обслговування клієнта тощо. Недоліком проведення інвентаризації шляхом скасування штрих-кодів є те, що сканер не може визначити повторне відсканований один і той самий товар.
Традиційні прийоми інвентаризації: перерахування, зважування, перемірювання, контрольний обмір зберігають своє значення і в умовах комп´ютнризації бухгалтерського облік. Застосування їх пояснюються їх не можливістю повного уникнення помилок при визначенні фактичної наявності цінностей.