Моделі документування в комп´ютерних програмах.
Моделі документування визначають правила формування, зберігання, інтерпретації й обробки документів.
У
сучасних програмах застосовуються
чотири основні моделі інтерпретації
первинних документів:
У програмах, основаних на моделі документів як доповнень до господарських операцій, найголовніша складова нформаційної бази системи обробки облікових даних – масив господарської інформації (у формі господарських операцій). Передбачається, що при введенні в базу даних інформації, сформаваної без застосування КСБО у паперових первинних документах, бухгалтер повинен перетворити її вручну або за допомогою програми в записи масиву господарських операцій. У програмах цього типу центральним є поняття господарська інформація, а документи, формуються в системі, трактуються як вихідні форми, побудова котрих проводиться автоматично або за запитом після введення даних про операцію. Така інтерпритація документів була характерна головним чином для ранніх версій багатьох програм ведення бухгалтерського обліку, нині широко поширених, а окремі елементи цього підходу збереглися і в нинішніх версіях. Наприклад, у програмі “Фінанси без проблем” більшість документів інтерпретуються саме так: для того, щоб за допомогою програми сформувати документ, необхідно попередньо ввести дані господарської операції. При використанні цієї моделі документи, які створює система, окремо в базі даних не реєструється, а ті що формуються в системі, зберігаються прив’язаними до того чи іншого запису масиву господарських операцій без зв’язку з іншими документами.
Ця інтерпритація первинних документів певною мірою вступає в суперечність з нормальним порядком облікового процесу, за якого операція відображається в обліку тільки після складання та затвердження документів. Із застосуванням такої моделі сама операція стає основою для формування документа. Перевага такого підходу полягає в простоті роботи з даними, оскільки формування документа здійснюється паралельно з його відображенням в обліку. Однак, у цій моделі не передбачено лагу між формуванням документа і відображенням операцій на його основі (документ може бути складено, але не затверджено, тоді як програма вже сформувала для нього відповідні записи на рахунках).
Для програм, які використовують модель документів як засіб формування записів масиву господарських операцій, характерно те, що документ у цьому разі є лише формальним підґрунтям для створення проводок. У програмі є той чи інший набір форм, які визначають структуру введення інформації, властиву тому чи іншому документу. На основі даних, введених за цим макетом, програма формує відповідні для документа записи масиву господарських операцій. Після цього зв’язок документа з ними втрачається, а введені записи, як правило, інтерпретуються як “підтвердження” і завжди відображається при розрахунку оборотів по рахунках.
Цю модель також не можна вважати повноцінною моделлю докуметообігу, оскільки у такому разі документ розглядається тільки як допоміжний засіб для введення записів масиву господарських операцій і не враховується складний характер його руху.
Використання перших двох моделей може бути виправдано в тому разі, якщо запис про господарські операції за незатвердженим документом є “прогнозним”, тобто до часу реального здійснення операцій за виписаним документом такий запис зберігається в базі даних, але не змінює сальдо й обороти рахунків. Після реального здійснення операцій бухгалтер помічає їх як “проведені”, і з цього часу їх приймає до уваги система, коли виконує розрахунки. Модель інтерпритації документів як допоміжних інформаційних об’єктів використовується в багатьох системах комп’ютерного обліку. Наприклад, у типових конфігураціях програми “1С: Бухгалтерия 7.7”, у розробках фірм “Парус”, “Інтелектсервіс”, “Аверс” та в інших підтримується технологія проведення як первинних документів, що формується в системі, так і тих, що надходять ззовні. У цій моделі, як і попередній, є можливість формування бухгалтерських записів не лишебезпосередньо, а й шляхом контирування документів. Які вводяться в базу данних системи. На відміну від двох попередніх моделей, у цьому разі момент реєстрації документів в базі даних системи та момент його відображення в обліку можуть не збігатися. Документи введенні без підтвердження користувача та без формування проводок на їхній основі, не впливають на обороти рахунків. Документи зберігаються в окремих реєстрах їх можна неоднаразово відкоригувати. Бухгалтер у будь-який момент може переглянути потрібний документ, а також роздрукувати вибірку з реєстру, яка задовольняє заданий набір критеріїв (наприклад, відібрати і роздрукувати перелік документів певним чином пов’язаних із конкретної організацією або фізичною особою).
Програмним засобам, котрі базаються на застосування технології роботи з документами за схемою “введення – відображення в облікук”, властива природність роботи з вихідною інформацією. При цьому основне завдання користувача полягає в заповненні полів екранної форми, яка відповідає зовнішньому вигляду документа, у більшості програм, основаних на цій моделі, є взаємозв’язок введених документів та сформованих на їхній підставі записів масиву господарських операцій. У разі зміни полів документа автоматично або за запитом змінюються і відповідні проводки. Звичайно взаємозв’язок документів у цьому разі спостерігається лише непрямо: через можливість формувати одні документи на підставі інших або через механізм хронілогічного взаємозв’язку записів масиву господарських операцій, як, наприклад, у програмному комплексі “БЕСТ” або в типових конфігураціях програми “1С: Бухгалтерия”. Це пояснюється тим, що ця модель передбачає відокремлення дій з реєстрації документів у базі даних від її перетворення у записи масиву господарських операцій.
У системах, основаних на повній моделі документування, головним є не формальний принцип взаємозв’язку документів та записів масиву господарських операцій, а обслуговування системи зв’язку між документами різних типів (системи «Галактика», Abacus Financial? Concorde XAL та ін.).
Деякі полширені програмні системи також дозволяють побудувати порядок обробки документів на осові повної моделі документування. Наприклад, у типових конфігуляціях програми «1С: Бухгалтерия» традиційно реалізується подібна модель. Однак за рахунок вбудованих засобів програмування треба забеспечити повну підтримку міждокументних зв’язків.
Основною перевагою повної моделі документування є те, що вона забезпечує взаємодію електронних копій документів. Завдяки цьому системи, які найбільш послідовно реалізують цю модель, можуть використовувати не лише бухгалтерія, а й інші служби управління, оскільки вони дозволяють отримувати з документів інформацію про рух грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та стан взаєморозрахунків. Базовим елементом такої системи є документ разом з набором унікальних зв’язків з іншими документами, які використовуються в системі управління. Бухгалтерські проводки тут є вторинною інформацією. Отже, рахунки та проводки може бути звільнено від невластивого їм технічного навантаження, яке є в системах із домінуючим принципом подвійного запису. При цьому факт відображенняабо не відображення того чи іншого документа в бухгалтерському обліку ніяк не впливає на функціонування інших підсистем управління, за рахунок чого всі модулі бухгалтерського контуру системи можуть виконуватися незалежно від інших підсистем. При цьому бухгалтерія має можливість працювати з документами в зручному для себе режимі. Зокрема, можна налаготити систему так, щоб контирування давало результати, узагальнені за пачками документів. У системах, побудованих на основі моделі третього типу, це не завжди можливо.
Таким чином, повна модель документування послідовного вирішує проблемии розподілу функцій бухгалтерського та оперативно-технічного обліку за рахунок можливості отримання будь якої узагальнюючої інформації поза системою бухгалтерських рахунків. При використанні інших моделей документообігу значна її частина зверігається на рахунках бухгалтеського обліку. Однак слід відмінити, що для невеликих підприємств повна модель документування може виявлятись технологічно надлишковою.