6. Складання звітності в комп’ютерних облікових програмах.

На складання звітності, як обов’язкової, так і управлінської, в умовах ведення паперового обліку витрачається досить багато часу. Саме тому підприємці часто не можуть вчасно отримати звіти, які є основними носіями інформації для прийняття управлінських рішень, на їх отримання витрачається значна кількість часу та зусиль облікових працівників. Автоматизований облік відкрив перед обліковцями та керівниками доволі широкі можливості щодо оперативності та якості скаладання звітності.

Усю звітність, яка надається користувачам при використанні комп’ютерних програм бухгалтерського обліку, умовна можна поділити на три клас (рис. 12 4):

1. системні внутрішні звіти

2. зовнішні (регламентовані) звіти;

3. нестандартні звіти.

Часто бухгалтери використовують звіти, які допомагають їм перевірити правильність ведення обліку, відшукати ймовірні помилки – це так звані системні внутрішні звіти.

В арто зауважити, що при веденні паперового обліку вони складаються за допомогою пошуку в підшивках документів у будь-якій їх комбінації. Системні звіти заздалегідь спроектовані розробниками в частині як зовнішнього вигляду, так і опису алгоритмів формування їхньої змістової частини.

Номенклатура таких звітів стандартних конфігураціях програм може коливатися від одиниць до десятків. Це “Відомість операцій по рахунку”, “Оборотна відомість по рахунку”, “Оборотно-сальдовий баланс”, “Аналітична довідка по рахунку”, “Головна книга”, тощо. Їх формування відбудеться за будь-якого варіанта розробленого бухгалтером робочого плану рахунків, внутрішніх стандартів кодування й облікової політики. Ця особливість породжується самим механізмом формування таких звітів, який має жорсткі правила введення значень, обмежених кількістю параметрів, за якими програма здійснює підбір даних у відповідній базі, в якій заздалегідь відомо, що ці параметри існують. Наприклад, бедова журналу реєстрації господарських операцій в електронному вигляді не може в одній програмі бути різною у різних підриємств. Це, напрклад, такі поля бази даних, як “Дата здійснення операції”, “Номер документа”, “Текстовий опис змісту операції”, “Сума”, тощо. Інформація, що вводиться користувачем у відповідні колонки створеної таким чином бази даних, використовується для того, щоб потім заздалегідь визначеним і матаматично описаним у програмі способом знайти відповідь на питання, яке ставить бухгалтер.

Зовнішні (або регламентовані) звіти – це звіти, які є обов’язковими для подання юридичними особами державним органам, інвесторам, кредиторам тощо. Під ними розуміють можливість автоматичного отримання в програмах звітів для податкової інспекції, позабюджетних фондів, різноманітних довідок, фінансових звітів.

Існують також види звітів, які не входять до основних форм бухгалтерської звітності й регламентовані лише для деяких видів підприємств. Це так звані специфічні звти. До цієї групи можна віднести консолідовану звітність та звітність за міжнародними стандартами бухгалтерського обліку. Комп’ютерні програми бухгалтерського обліку дають можливість ефективно створювати такі види звітності шляхом допрограмування.

Нестандартні звіти необхідні для заповнення потреб керівників підприємства у систематичному отриманні відповідей на актуальні питання. До цієї групи належать звіти, які є засобом для проведеня оперативного аналізу, наприклад, щоденний звіт, про оприбуткування грошових коштів і напрямки їх витрачення. Такий звіт не може бути заздалегідь передбачений розробниками, відповідно, його неможливо безпосередньо отримати штатними засобами програми.

Найбільш поширеною програмою бухгалтерського обліку щодо можливості складання всіх видів звітності на підприєстві є 1С:Бугалтерія(табл.12.2)

Таблиця 12.2

Бухгалтерська програма	Можливості щодо складання звітності
	Регламентована	Внутрішня системна	Нестандартна	Специфічна	Особливості програми
«1с: Бухгалтерія 7.7»(для малих та середніх підприємств)	+	+	+	У користувача є можливість самостійно створювати звітність	Програмою передбачена можливість, крім використання вбудованих, за умови володіння мовою програмування «1С» створювати власні спеціалізовані звіти

Практично в кожній прграмі бухгалтерського обліку є вмонтований генератор звітів. Він функціонує таким чином. Кожна форма звіту складається, як правило, з бланка звіту та імен змінних у його графах.

Цікавою можливістю є також подання фінансової звітності зацікавленим користувачам в електронному вигляді – із застосуванням електронної пошти. Гіпертекстові звіти дають змогу простим натисканням клавіш дуталізувати зведені облікові показники в необхідних розрізах. Приклад структури такого звіту подано на рис 12.5

Недоліки звітів, розташованих на Web – сайтах в Internet, є те, що їх можна легко змінити. Паперову, відповідним чином завірену копію звіту не можна так легко виправити.

У майбутньому оприлюднення звітів в Internet вплине на методи проведення аудиторських фірм для виконання цієї функції. Перспективним напрямом застосування Internet –технологій в аудиті є також створення мережевої бази даних зразків та моделей фінансової звітності звертатися в режимі реального часу безпосередньо при перевірці звітноіті підприєсмтв.

П редмет “Інформаційні системи і технології в обліку.”

Тема №4 інформаційні технології оброблення економічної інформації