5. Условное форматирование списков

Условное форматирование является прекрасным средством для визуального выделения именно тех данных, на которых необходимо сосредоточить особое внимание. Для задания критериев условного форматирования необходимо выполнить следующие действия:

1. выделить диапазон ячеек списка;

2. выбрать команду меню Формат → Условное форматирование…;

3. в открывшемся диалоговом окне задать одно или несколько необходимых условий форматирования, которые выбираются из списка;

4. ввести значения или формулу в поле (поля), в котором задается параметр условия;

5. щелкнуть на кнопку Формат. В открывшемся диалоговом окне задается требуемый формат ячеек;

6. щелкнуть на кнопку ОК.

Используя возможности условного форматирования, можно создавать так называемые календарные графики. Их назначение – показывать продолжительность процессов по времени. Осуществляется данный процесс следующим образом. Вдоль общей горизонтальной временной оси помечаются те промежутки времени, в которых происходили данные процессы.

6. Фильтры

Фильтрация данных в списке позволяет отобразить только те записи, которые соответствуют заданным условиям. Преимущество использования фильтров по сравнению с формой данных состоит в том, что результат запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и сразу же использовать в вычислениях или по результату фильтрации построить диаграмму, или распечатать.

Для использования фильтра выбрать из меню команду Данные ® Фильтр ® Автофильтр.

Примечание. Фильтры могут быть установлены только в том случае, если указатель ячейки находится внутри области списка.

Каждое отдельное поле после установки фильтра можно использовать в качестве критерия поиска

Если критерий фильтрации указан, то восстановить отображение всех элементов списка можно с помощью меню Данные ® Фильтр ® Показать все.

При использовании функции автофильтра можно задавать пользовательские критерии для фильтрования данных. Откройте список столбца, в котором Вы хотите осуществить фильтрацию данных, и выделите элемент Условие. В открывшемся на экране диалоговом окне можно задать комплексные критерии, объединяя их с помощью условных операторов И или ИЛИ.

Практические задания

Задание 1

1. Введите следующий список:

№	Фамилия	Имя	Должность	Дата рождения	Адрес	Телефон
	Котовасин	Андрей	продавец	06.12.78	Крещатик, 5	267-4567
	Попов	Игорь	продавец	24.04.79	Южная, 6	229-2929
	Крылова	Татьяна	менеджер	01.08.60	Центральная, 4	564-2586
	Клинтон	Татьяна	директор	16.05.58	Абрикосовая, 2	245-1111
	Жук	Петр	продавец	21.01.72	Виноградная, 3	226-5484
	Попов	Андрей	продавец	02.03.45	Строительная, 8	446-5875
	Орлов	Игорь	менеджер	23.03.62	Зеленая, 1	255-5481
	Горелкина	Мария	секретарь	05.08.82	Рыночная, 12	448-6572
	Смирнов	Петр	водитель	19.12.53	Лесная, 1	211-6784
	Нечаев	Андрей	водитель	30.07.80	Озерная, 23	448-7777

2. Данный список отсортируйте по фамилиям (с учетом имен) в алфавитном порядке.

3. В окне формы данных удалите последнюю запись. Добавьте новую, содержание которой придумайте, сохранив должность удаленного сотрудника. Проверьте правильность заполнения всех записей, при необходимости отредактируйте данные.

4. В окне формы данных выделите всех сотрудников с именем Петр. Аналогично выберите всех сотрудников с именем Андрей.

5. В окне формы данных выберите всех сотрудников, чьи фамилии начинаются на букву “К”.

6. С помощью фильтра выберите сотрудников-продавцов.

7. Вставьте в таблицу столбец Пол между столбцами Имя и Должность и заполните его.

8. С помощью фильтра выберите всех мужчин из списка моложе 40 лет. Результат фильтрации скопируйте на пустой лист, отформатируйте полученную таблицу.

Задание 2

По таблице, полученной при выполнении Задания 1, создайте график работы на следующий месяц текущего года для данной фирмы при условии, что директор и секретарь работают по 5-дневной рабочей неделе (выходные - суббота, воскресенье); менеджеры, продавцы, водители в режиме – 2 рабочих дня (12 часов) и 2 выходных, в смену работает 1 менеджер, 2 продавца и 1 водитель. Для этого выполните следующую последовательность действий.

1. Скопируйте данные столбцов Номер, Фамилия, Имя, Должность на новый рабочий лист текущей рабочей книги (предварительно отменив фильтр).

2. В строке заголовков правее последнего заголовка введите последовательность дат необходимого месяца, используя автозаполнение. Дата вводится посредством указания дня, месяца и года.

3. Оформите график работы для директора и секретаря. Выделите весь диапазон ячеек месяца, соответствующий данным сотрудникам (при необходимости выделите несмежные диапазоны) → воспользуйтесь командой Формат→Условное форматирование…→ в открывшемся диалоговом окне выберите Формула в поле Параметр условия → задайте формулу =ДЕНЬНЕД(E1;2)<=5 → укажите формат ячеек, выбрав узор со штриховкой.

Назначение и синтаксис использованной функции см. в справке к команде меню Вставка →Функция…

4. Оформите график работы для 1 смены (одного менеджера, двух продавцов, одного водителя). Для этого воспользуйтесь алгоритмом, изложенным в предыдущем пункте, задав формулу =ОСТАТ(СТОЛБЕЦ(E1);4)<=1.

Назначение и синтаксис использованных функций см. в справке к команде меню Вставка →Функция…

5. Аналогично оформите график работы для второй смены. Как должна выглядеть формула в этом случае?

6. Отформатируйте полученную таблицу. Сохраните файл.

Задание 3

1. Введите данные из табл. 6, приведенной на следующей странице.

2. Пустые ячейки таблицы заполните следующим образом:

• в столбец Надбавка за стаж введите формулу, в соответствии с которой из стажа сотрудника вычитается число 3 и полученная разность умножается на коэффициент 0,05. Результат должен быть представлен в процентном формате;

• столбец Получение премии заполните значениями самостоятельно. В любую из ячеек может быть введено Да либо Нет в зависимости от того, получает или нет сотрудник премию в данном месяце;

• в столбец Начислено премии введите логическую функцию Если® в поле логическое_выражение введите условие, проверяющее значение в столбце Получение премии (например, G4=“Да”) ® в поле Значение_если_истина введите выражение или формулу, выдаваемые функцией Если в качестве результата при выполнении Логического_выражения ® в поле Значения_если_ложь введите выражение или формулу, выдаваемые функцией в качестве результата при невыполнении Логического_выражения.

Например, если Вы указали в поле логическое_выражение G4=“Да”, то в поле Значение_если_истина следует ввести формулу, по которой вычисляется размер начисленной премии, а в поле Значения_если_ложь указать число 0.

Размер премии вычисляется умножением значения в столбце Оклад на значение в столбце Процент премии.

Результат работы функции в данном столбце должен быть представлен в денежном формате;

• в столбце Начислено вычисляется общая сумма начисленной сотруднику заработной платы. В указанную сумму входят:

а) размер оклада (значения столбца Оклад);

б) размер надбавки за стаж (произведение значений столбцов Оклад и Надбавка за стаж);

в) размер премии (значение столбца Начислено премии). Полученный результат должен быть представлен в денежном формате;

• в столбец Региональн. коэффициент (начислено) вводится результат умножения значения ячейки Региональн. коэффициент, находящейся ниже основной таблицы, на значение столбца Оклад. Полученный результат должен быть представлен в денежном формате;

• в столбце Начислено всего вычисляется результат сложения значений Начислено и Региональн. коэффициент (начислено), который должен быть представлен в денежном формате;

• в столбце Удержано вычисляется произведение значений Оклад и Ставка налога. Ставка налога указана ниже основной части таблицы. Результат вычисления должен быть представлен в денежном формате;

• в столбце К выдаче вычисляется разность между Начислено всего и Удержано. Полученный результат должен быть представлен в денежном формате.

3. Отформатируйте полученную таблицу.

4. Добавьте новый столбец Отдел, располагающийся между столбцами Должность и Оклад. Заполните этот столбец значениями административный (для должностей: бухгалтер, кассир, секретарь), снабжения (для должностей: кладовщик, старший кладовщик, экспедитор, сторож) и транспортный (для должностей: бригадир, водитель, механик).

5. Используя фильтрацию, создайте ведомости для получения зарплаты по каждому отделу. Каждую ведомость разместите на отдельном листе рабочей книги. В ведомость должны входить следующие данные: Фамилия И.О., Должность, Оклад, Начислено всего, Удержано, К выдаче. Добавьте столбец Подпись сотрудника. Отсортируйте полученные ведомости и отформатируйте.

6. Используя фильтрацию, создайте список сотрудников, не получивших премию. Результаты фильтрации разместите на отдельном рабочем листе, добавьте столбец, указывающий причину лишения премии. Отформатируйте полученную таблицу.

7. Сохраните рабочую книгу.

Таблица 6

Фамилия И.О.

Должность

Оклад

Стаж

Процент премии

Надбавка за стаж

Получение премии

Начислено премии

Начислено

Региональн. коэффициент (начислено)

Начислено всего

Удержано

К выдаче

Якимов Я.Я.

водитель

1 200,00р.

12

10%

Юрьев Ю.Ю.

экспедитор

1 500,00р.

5

15%

Филипов Ф.Ф.

экспедитор

1 500,00р.

5

15%

Степанов С.С.

водитель

1 200,00р.

5

10%

Петрова П.П.

секретарь

750,00р.

1

10%

Никитин Н.Н.

сторож

800,00р.

2

10%

Максимов М.М.

кладовщик

1 100,00р.

9

15%

Львов Л.Л.

бухгалтер

1 300,00р.

3,5

15%

Ким К.К.

бригадир

1 700,00р.

5

15%

Касимов К.К.

старший кладовщик

1 700,00р.

7

20%

Ильин И.И.

кассир

1 300,00р.

3

10%

Зайцев З.З.

кладовщик

1 100,00р.

7

15%

Дмитриев Д.Д.

бухгалтер

1 300,00р.

7

15%

Демьянов Д.Д.

сторож

800,00р.

5

10%

Григорьев Г.Г.

экспедитор

1 500,00р.

5

15%

Власов В.В.

водитель

1 200,00р.

3

10%

Борисов Б.Б.

механик

1 300,00р.

12

10%

Андреянов А.А.

сторож

800,00р.

5

10%

Ставка налога

13%

Региональн. коэффициент

15%