2. Автозаполнение значений ячеек

Для набора списков используется функция автозаполнения. Установить эту функцию можно с помощью меню Сервис ® Параметры ® Правка ® Автозаполнение значений ячеек.

Теперь, когда Вы при составлении списка или базы данных начнете вводить текст в ячейку, Excel будет проверять содержимое других ячеек данного столбца. Если в этих ячейках будет обнаружен текст, первые символы которого совпадают с символами, введенными Вами, то ввод данных будет закончен автоматически; Вы можете подтвердить ввод предложенного либо отказаться от ввода (просто проигнорировать предложение).

3. Сортировка списка

Данные списка можно отсортировать в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по трем критериям.

Сортировка списка выполняется по следующему алгоритму:

Поместить указатель ячейки внутри списка ® выбрать из меню команду Данные ® Сортировка (при этом Excel автоматически выделяет список)® в открывшемся диалоговом окне указать способ идентификации поля⁴, выбрать названия столбцов и порядок их сортировки.

Примечание 1. Если список нужно отсортировать только по одному полю, то порядок сортировки можно задать, нажав соответствующие кнопки на панели инструментов Стандартная –

.^.

Примечание 2. Если выделить только часть списка, то появится возможность выбора сортировки всего списка целиком либо только выделенной части.

4. Форма данных

Упростить работу со списками можно, пользуясь для обработки данных диалоговым окном формы данных. Вызывается форма с помощью меню Данные ® Форма. В заголовке этого окна указано имя текущего рабочего листа. Кроме того, в окне формы указывается общее количество записей в списке и позиция текущей записи. В окне формы данных можно вести поиск любой информации, дополнять список новыми записями, удалять ненужные, а также редактировать данные. Нажатием кнопок полосы прокрутки можно вызвать показ любой записи списка.

Изменения, которые Вы внесли в записи, будут сохранены при переходе к следующей/предыдущей записи или в результате нажатия клавиши Enter. При нажатии кнопки Закрыть диалоговое окно формы данных закрывается, а изменения, выполненные в текущей записи, сохраняются. Восстановить прежнее значение записи можно только до перехода к другой записи с помощью кнопки Вернуть. С помощью кнопки Удалить Вы можете удалить текущую запись из списка. Если необходимо вставить новую запись в список, выполните щелчок на кнопке Добавить. Поля диалогового окна будут очищены и готовы к вводу новых данных. Закончив ввод новых данных, следует нажать клавишу Enter, после чего введенная запись появится в списке.

Чтобы осуществить поиск записей, выберите кнопку Критерии. В результате активизации данной кнопки на экране будет открыта форма данных без записей, но с текущими именами полей. Заполните критерии поиска. Если записей, удовлетворяющих данному условию, несколько, тогда все их можно просматривать, пользуясь кнопками Далее и Назад.

При осуществлении поиска данных можно задавать критерии поиска, используя шаблоны (*, ?), а также применять операторы сравнения:

= - равно;

< - меньше;

> - больше;

<> - неравно;

<= - меньше или равно;

>= - больше или равно.