Тема 5. Электронные документы. Вопросы для обсуждения
Понятие, сущность и формы электронных документов.
Федеральное законодательство в области электронной документации.
Электронно-цифровая подпись как реквизит электронного документа.
Понятие и назначение метаданных управленческого документа
Понятие, сущность и формы электронных документов.
Электронный документ – это любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации, и сохранённая на машинном носителе.
Для экономической информатики традиционным является понятие документированной информации ─ зафиксированной на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. С развитием информационных технологий наряду с понятием бумажного документа появилось понятие электронного документа. Электронный документ ─ это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным законом.
Электронная документация может использоваться во всех сферах деятельности, где применяются программные и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации. С помощью электронных документов могут заключаться сделки, производиться расчеты, осуществляться переписка и передача документов и иной информации.
Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления является запись информации на машинном носителе. Формой внешнего представления является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном или ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального
обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком.
Электронный документ состоит из двух частей общей и особенной. Общая часть электронного документа включает информацию, представляющую собой содержание документа (вместе с информацией об адресате). Особенная часть электронного документа состоит из одной нескольких электронных подписей.
Электронная цифровая подпись ─ набор символов, вырабатываемый средствами электронной цифровой подписи и являющийся неотъемлемой частью электронного документа. Средства электронной цифровой подписи ─ программные и технические средства, обеспечивающие выработку в проверку электронной цифровой подписи и имеющие сертификат соответствия.
Оригинал электронного документа существует только на машинном носителе. Все экземпляры электронного документа, зафиксированные на машинном носителе и идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Когда одним лицом создаются идентичные по содержанию документы ─ на бумажном носителе и электронный, оба документа признаются самостоятельными. Бумажный документ признается копией электронного только в том случае, когда он оформлен как копия, т. е. имеется указание на то, что это копия, и документ заверен, как копия.
Современные предприятия представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Считается, что в такой информационной системе коллективного пользования основными этапами жизни неструктурированной информации являются:
- ввод информации в систему;
- хранение, навигация документов;
- поиск и фильтрация документов;
- коллективная работа с документами;
- вывод информации из системы.
Среди основных функций автоматизации документооборота такой интегрированной информационной системы можно назвать следующие:
- управление организационно-распорядительной документацией (автоматизация работы канцелярии);
обеспечение деятельности руководства (предоставление руководству информационных материалов по его запросам; координация обработки распоряжений руководства в подразделениях предприятия и обеспечение доступа к его информационным ресурсам);
- организация корпоративного архива документов (проведение поиска документов по их содержанию и атрибутам, хранение документов на носителях различного типа, автоматическое аннотирование и рубрицирование документов);
промышленный ввод документов с микрофиш и бумажных носителей (высокоскоростной ввод данных из неструктурированных документов и форм в архивы или системы документооборота, обработка документов непосредственно в графической форме и организация коллективной обработки одного документа, построение архивов факсимильных копий документов, организация сверхоперативной обработки документов в системе безбумажного делопроизводства).
В информационных системах, базирующихся на использовании сетевых технологий, возникает необходимость обмена электронными документами между различными пользователями для обеспечения возможности совместной работы с ними. Увеличение потока документов и усложнение сетей приводит к тому, что все больше пользователей осознают необходимость применения средств автоматизированной обработки документации в масштабах всего предприятия.
Программные средства, предназначенные для удовлетворения этих потребностей, называются системами управления (администрирования) документами. Они обеспечивают создание и хранение документов, распределение их в соответствии с содержанием, регулирование доступа к ним и управление их потоком.
Выделяют следующие основные функции систем управления документами:
- выдача и возврат документов;
- отслеживание версий документов и контроль их использования;
- рассылка документов с упорядочением их потока по установленной в организации сети;
- полнотекстовый поиск, поиск по ключевым словам, синонимам или словам с похожим написанием;
- поиск и управление документами по оглавлёнию или по названиям разделов, включая объединение и рассылку документов;
- предоставление доступа к документам вне зависимости от места их хранения;
- создание путем слияния составных документов, включающих как текст, так и графику;
- управление изображениям наравне с текстом и другими объектами;
- отслеживание изменений и автоматическое обновление всех связанных документов; многоуровневая защита данных, которая разрешает доступ к документам только отдельным пользователям или устанавливает ограничения доступа, например, ╚только для чтения или только для обновления╩;
- администрирование учета и архивирования документов.
Система управления документами считается полной, если она выполняет несколько ключевых функций, самой главной из которых является предоставление возможностей индексирования и поиска, что позволяет отслеживать состояние документов, хранящихся в любом месте сети, и быстро определять в случае необходимости их местоположение.
Дополнение
Минюст разработал законопроект, придающий юридический статус электронным документам.
Как сообщила президент Федеральной нотариальной палаты России Мария Сазонова, подобный закон может быть принят уже осенью.
Инициативы могут иметь далеко идущие последствия. Цифровые свидетельства (будь то справки, доверенности) получат силу официальной бумаги. Занимаясь важными делами, человеку не придется возить с собой чемодан документов, достаточно будет предъявить в нужном месте айфон. В целом проект может стать первым шагом к созданию цифрового общества.
Легко представить: гаишник останавливает на дороге машину и просит водителя предъявить документы. А тот показывает мобильный телефон, ноутбук или айпад. На экране - пожалуйста - высвечиваются права, техпаспорт, полис ОСАГО. Цифровая подпись нотариуса подтверждает: документы верны. Гаишник берет под козырек и отпускает водителя.
Фантастика? Вот и нет: рассуждать так могут только безнадежно отставшие от жизни люди. В мире кое- где уже такое внедряют.
Наши проекты пока более консервативны, если руководствоваться понятиями XXI века, естественно. Минюст предлагает внести поправки в ряд законов, в том числе - "Об электронной подписи", "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и другие.
Проекты устанавливают правовой режим электронного документа, обеспечивают его юридическую значимость для судов, прокуратуры и нотариата, в том числе при оказании государственных услуг в электронном виде. В целом государственные органы должны признать цифровую бумагу за настоящий документ. Хватит смотреть на электронный файл косо, в некоторых случаях он не хуже бумаги с печатью.
Все сомнения должен отмести особый пункт, который предлагается записать в закон об информации: "Юридически значимый электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным юридически значимому документу на бумажном носителе". Наверное, больше вопросов быть не должно.
По словам Марии Сазоновой, нотариат уже сегодня в экспериментальном порядке применяет новые технологии по электронному взаимодействию с различными структурами. Например, установлены прямые электронные каналы нотариусов со Сбербанком. Теперь любой нотариус, имеющий цифровую подпись, может запросить по сети в Сбербанке информацию о счетах умершего человека. Новый проект - оформление завещаний, удостоверенных капитанами находящихся в плавании рыболовецких судов. Любопытная деталь: в прошлом году на нотариальном семинаре в Германии юристы разных стран обсуждали, стоит ли признавать завещания, написанные, скажем, на обоях тонущей яхты. Вроде бы это не документ. С другой стороны, человек четко выразил свою волю в последние минуты жизни. Донести предсмертные распоряжения другим способом не было возможности. Ответа, как быть нотариусу в такой ситуации, международные эксперты не нашли. Зато проект российского нотариата решает проблему электронным способом: компьютер даже в море сохранит последнюю волю.
Также напомним, что в прошлом году были приняты два ключевых для цифровых документов закона. Первый - закон об электронной подписи - приравнял электронный документ к бумажному. Другой закон ввел государственные услуги в электронном виде. На федеральном уровне он уже работает. Внедряются электронные услуги и во многих регионах. У отстающих времени осталось мало. С июля положения закона становятся обязательными и на региональном уровне.