Тема 1. Документы, их функции и классификация. Вопросы для обсуждения

1. Возникновение и развитие делопроизводства.

2. Развитие способов создания документов.

3. Роль делопроизводства в обеспечении управления деятельностью предприятия (организации).

4. Типология документов

5. Требования к качеству управленческого документа

1. Возникновение и развитие делопроизводства.

История возникновения и развития делопроизводства. В период существования Древнерусского государства (X—XI вв.) и период феодальной раздробленности (XI—XIV вв.) идет процесс накопления опыта в области документирования: вырабатываются от дельные приемы создания, оформления, удостоверения документов.

Появляются дьяки — лица, владеющие приемами работы с доку ментами.

В истории делопроизводства России выделяются два периода: история дореволюционного делопроизводства и делопроизводства в советскую эпоху.

Делопроизводство дореволюционной России включает три эта па развития, каждый из которых получил свое название по цент ральным органам управления соответствующего периода:

первый этап — приказное делопроизводство (XVI — XVII вв.);

второй этап — коллежское делопроизводство (XVIII в.);

третий этап — министерское делопроизводство (XIX — начало XX в.).

Делопроизводство в советскую эпоху охватывает более 80 лет – 1917-1991 и включает так же себя большое количество различных периодов. Именно в это время, то есть в начале XX века большое внимание было уделено труду секретарей, особенно в области его механизации. В работе использовались 23 модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов, большое количество канцелярских принадлежностей, и впервые стали использоваться телефон и телеграф.

На протяжении всего периода, создавалось большое количество различных документов, законов и распоряжений.

И вот в 1931 году был подготовлен проект Общих правил документации и документооборота; эти правила предполагалось ввести в качестве типовых и единых для всех учреждений.

В 1941 году на первом межотраслевом совещании рассматривались проекты, касающиеся оргтехники, однако реализовать их не удалось из-за ВОВ.

И только в 1966 году был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одно из основных задач которого было формирование Единой государственной системы делопроизводства.

Далее велась работа по разработке и внедрению автоматизированных систем управления, то есть начали работать на печатных машинах.

В 70-е годы были разработаны первые государственные стандарты в создании и оформлении документов (ГОСТ 16487 – 70, ГОСТ 6.38 – 72, ГОСТ 16487 – 78, ГОСТ 6.38 – 90 и ГОСТ Р 6.30 – 2003)

Дополнительно:

Возникновение и история развития делопроизводства в России. Коллежское делопроизводство.

Недостатками приказного делопроизводства были: отсутствие единообразного порядка, установленного законом, отсутствие точных форм письменных документов, отсутствие конкретных сроков исполнения документов, громадное число учреждений и запутанность их взаимоотношений между собой, запутанность в управлении территориями.

Всё это побудило правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа. Прежние учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

Первоначально каждая коллегия руководствовать своим регламентом. В 1720 году Пётр 1 утвердил «Генеральный регламент», который стал законодательной основой реформы. «Генеральный регламент», ввёл систему делопроизводства, получившую название коллежской (по названию типа учреждений). Принятие решений было коллективным в присутствии коллегии. Документы стали регистрироваться в течение всего процесса производства дела, а также в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и не, распечатывая, передавал в присутствие.

В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и ставится самостоятельным элементом формуляра документа дата, она пишется под текстом с левой стороны листа. Например, «Сентября 16 дня 1746 года».

В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. В подведомственные места направлялись указы, от них получали рапорты.

Делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей. Даже значительно увеличенные по сравнению приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.

18 век в развитии делопроизводства – развитие деятельности канцелярий и учреждений, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности на законодательном уровне.