ДОУ
Какова роль документационного обеспечения управления в современном офисе?
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:
содержанию информации (отражают основные функции управления)
происхождению (служебные и личные)
месту составления (внешние и внутренние)
способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)
Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.
Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:
Организационные документы;
Распорядительные документы;
Справочно-информационные документы.
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.
Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.
В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.
Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.
В чем заключается взаимосвязь между документационным обеспечением и правом?
В юридической силе документов.
Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.
Обязательному утверждению подлежат:
уставы;
положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
структура, штатная численность и штатное расписание;
акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
должностные инструкции;
правила внутреннего трудового распорядка;
сметы;
расценки на проведение работ и оказание услуг и др.
Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.
В каком случае организация имеет право издавать бланк должностного лица
Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность лица, подписывающего документ.
На бланке должностного лица под наименованием организации указывается наименование должности.
Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи.
Составить должностную инструкцию для юриста (со специализацией «Право социального обеспечения»)
1. Общая часть
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные, должностные обязанности, права и ответственность юриста предприятия.
1.2. Юрист назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора предприятия по представлению начальника ЮО.
1.3. Юрист подчиняется непосредственно начальнику ЮО.
1.4. В своей деятельности юрист руководствуется:
- действующим законодательством Республики Казахстан (РК), Указами Президента РК, постановлениями Правительства РК;
- Положением об ЮО;
- документами системы менеджмента качества (СМК);
- приказами и распоряжениями директора предприятия;
- правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
- настоящей должностной инструкцией;
- правилами охраны техники безопасности (ТБ), пожарной безопасности (ПБ), требованиями охраны труда (ОТ) и нормами производственной санитарии (ПС).
1.5. На должность юриста могут быть назначены лица, имеющие высшее юридическое образование.
2. Обязанности
Юрист обязан:
2.1. Разрабатывать или принимать участие в разработке документов правового характера.
2.2. Готовить совместно с другими подразделениями предприятия материалы о хищениях, растратах, недостачах и иных правонарушениях для передачи их в суд, следственные и судебные органы, осуществлять учет и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных дел.
2.3. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечению сохранности имущества предприятия.
2.4. Проводить изучение и анализ практики заключения и исполнения хозяйственных договоров с целью разработки предложений об устранении выявленных недостатков и улучшении хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
2.5. В соответствии с установленным порядком оформлять материалы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности.
2.6. Принимать участие в работе по заключению хозяйственных договоров, проведении их правовой экспертизы, а также рассмотрении вопросов о дебиторской и кредиторской задолженности.
2.7. Осуществлять регистрацию и хранение заключенных договоров.
2.8. Принимать участие в рассмотрении претензий, осуществлять обобщение практики рассмотрения претензий, осуществлять представительство интересов предприятия при рассмотрении дел в суде.
2.9. Контролировать своевременность представления структурными подразделениями предприятия справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии, для подготовки исков в суд.
2.10. Готовить совместно с другими подразделениями предприятия предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов и других актов, изданных на предприятии.
2.11 Вести работу по систематизированному учету и хранению действующих законодательных нормативных актов, готовить справочную документацию на основе применения современных информационных технологий и вычислительных средств.
2.12. Давать заключения по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия.
2.13. Соблюдать требования документов СМК.
2.14. Соблюдать требования инструкций и правил ОТ, ТБ, ПБ и норм ПС.
2.15. Осуществлять информирование работников предприятия о действующем законодательстве РК и изменениях в нем, ознакомление должностных лиц предприятия с нормативными правовыми актами, относящимися к их деятельности.
2.16. Осуществлять иные действия по поручению руководства предприятия.
2.17. Вести реестр договоров с постоянным его обновлением.
3. Права
Юрист юо имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по находящимся в его компетенции вопросам, предложения по корректировке документов СМК.
3.3. Подписывать и визировать документы в рамках своей компетенции.
3.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. Давать поручения, задания сотрудникам и службам (подразделениям) предприятия по кругу вопросов, входящих в их функциональные обязанности.
3.7. Участвовать в разработке документов СМК.
3.8. Требовать от соответствующих структурных подразделений предприятия предоставления информации и документов, необходимых для осуществления деятельности, входящей в его компетенцию.
3.9. Привлекать с согласия руководителей структурных подразделений работников данных структурных подразделений и иных сотрудников для совместной подготовки проектов документов и выполнения возложенных на него задач и функций.
3.10. Представлять интересы предприятия по вопросам, относящимся к производственной деятельности юриста.
4. Ответственность
Юрист несет ответственность за в пределах, определенных действующим административным, трудовым, гражданским и уголовным законодательством РК за:
4.1. Невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4.2. Несоблюдение требований документов СМК.
4.3. Качественность, достоверность и правильность подготовленных им и/или согласованных им документов, а также за достоверность информации предоставляемой им государственным органам, структурным подразделениям и руководству предприятия.
4.4. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.
4.5. Причинение материального ущерба.
4.6. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка предприятия, правил и инструкций ТБ, ПБ, ОТ и норм ПС.
4.7. Несоблюдение обязательства о неразглашении коммерческой тайны.