16.Укажите достоинства и недостатки совещаний.

Достоинства: 1) у персонала укрепляется чувство сопряженности за реализацию принятых решений; 2) укрепляется демократический стиль управления; 3) у персонала развиваются навыки общения, ведения переговоров, принятия решений; 4) повышается удовлетворение от работы; 5) открываются возможности для контактов работников разного уровня; 6) младшему персоналу облегчается доступ к руководству и принятию решений; 7) благодаря учету разных точек зрения повышается качество принимаемых решений; 8) позволяет менеджеру «держать руку на пульсе».

Недостатки совещаний: 1) занимают время и отвлекают людей от работы; 2) чем больше людей участвуют в совещании, тем дороже его организация; 3) низкая оперативность в принятии решений, они могут оказаться запоздавшими; 4) возможно принятие некачественных решений, особенно, если требуется консенсус 5) ослабляется индивидуальная ответственность и инициатива; 6) менеджеры могут почувствовать себя отстраненными от управления; 7) затратность.

17.Дайте характеристику инструктивным и консультационным совещаниям.

Инструктивные совещания. Цель: проинструктировать людей об их работе и ответственности или передать информацию на нижний уровень. Планы уже составлены, решения приняты вышестоящими инстанциями и на совещании нужно только сообщить людям и ответить на вопросы которые могут возникнуть. Инструктивные совещания типичны для централизовано управляемый, но могут быть полезны для любой крупной организации, где решение руководства должны доводится до рядовых исполнителей.

Консультационные совещания: руководство проводит такие совещания с подчиненными, представителями профсоюзов, клиентами, потребителями, представителями общественности. Для того чтобы оказаться успешными, такое совещание должно быть тщательно спланировано, иметь ясную цель и председателя, который может разговорить людей и извлечь нужную информацию

.

18.Дайте характеристику деловым и производственным совещаниям.

Деловые совещания. Проводятся с целью принятия решений и имеют формальную повестку дня. Участники деловых совещаний делятся информацией, обсуждают вопросы и принимают по ним решения. Типичным недостатком этих совещаний является их большая продолжительность. Причинами этого могут быть: плохая организованность этих совещаний: плохо организовано обсуждение, на совещании обсуждаются вопросы, которые можно было бы решить в другом месте, и часто используется стандартная повестка и обсуждаются вопросы, которые могли быть исключены из нее.

Итоговые совещания, могут проводится время от времени для подведения итогов, оценки достигнутых результатов, продвижений и поставленных целей, оно должно быть хорошо организовано и не быть длительным.

Производственные совещания. Часто проводятся регулярно, для заслушивания отчетов о проведенной работе в организации. подразделении и т.д. и коллективного обсуждения текущих проблем. В конфликтных ситуациях, иногда полезно приглашать на такие совещания посредника.

19.Опишите причины низкой эффективности совещаний и способы устранения проблем.

1. неясные или ложные цели. Результаты, ожидаемые от совещания, должны быть ясны с самого начала, каждый должен знать зачем он здесь, что будет обсуждаться и чего участники попытаются достичь.

2. неподготовленность. Минимальная подготовка должна включать в себя прочтение протокола предыдущего совещания и повестки дня предстоящего совещания. Кроме того, необходимо прочитать подготовленные к совещанию документы, записать свои комментарии и возникшие вопросы. Все участники должны быть заблаговременно извещены, ознакомлены с повесткой и получить необходимые документы.

3. Несоблюдение регламента. Совещание всегда должно начинаться в назначенное время и заканчиваться во время, указанное в повестке дня или согласованное в начале совещания.

4. избыточное число участников. Приглашаются реально участвующие в обсуждении и принятии решений.

5. отсутствие повестки дня. Повестка дня должна быть разослана участникам до начала совещания, чтобы они ознакомились с ней и подготовились к дискуссии.

6. отсутствие протокола. Ведение формального протокола не всегда обязательно, но фиксация принятых решений и согласованных мероприятий необходима в той или иной форме. Должны быть определены ответственные за реализацию принятого решения, а также процедуры и сроки отчетности.

7. Отсутствие контроля за исполнением. Каждое совещание должно начинаться с рассмотрения протокола или записи предыдущего совещания с целью проверки выполнения принятых решений. Проверка может быть проведена перед совещанием и соответствующим образом зафиксирована.

8. слабое руководство,

9. неэффективное общение,

10. отсутствие уверенности участников.