Компенсации

Организация должна выплачивать работникам следующие компенсации:

- за использование личного автомобиля работника в служебных целях;

- за использование личного имущества работника;

- при переезде на работу в другую местность;

- работникам-донорам.

Бухгалтерский учет компенсаций

Компенсации отражаются в учете в том же порядке, что и основная заработная плата.

Начисление компенсации отразите по кредиту счета 70, а корреспондирующий с ним счет выберите исходя из того, в каком подразделении работает и какую работу выполняет работник, которому начисляется компенсация.

Компенсация за использование личного автомобиля (мотоцикла)

Для служебных разъездов работник может использовать свой личный автомобиль (мотоцикл). В этом случае организация-работодатель может выплачивать ему соответствующую компенсацию.

Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования автомобиля (мотоцикла), который эксплуатируется в служебных целях.

Компенсация назначается с учетом того, что работник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля (мотоцикла) и т.д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации автотранспорта, ему не полагаются.

Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля (мотоцикла). Если он управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности.

Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа руководителя организации. В приказе указывают фамилию, имя и отчество лица, получающего компенсацию, и ее сумму.

Приказ о выплате компенсации может выглядеть так:

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ЗАО "Ладога" │

│ │

│ Приказ │

│ │

│от 29 сентября 2010 года N 15/КА│

│ │

│ Назначить Иванову Анатолию Николаевичу ежемесячную компенсацию за│

│использование личного автомобиля в служебных целях в размере 1500│

│рублей с 1 октября 2010 года. │

│ │

│Директор Стаков /В.Д. Стаков/│

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Для целей налогообложения сумму компенсации нормируют.

Нормы компенсации установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92. Указанные нормы применяют в целях определения размера расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.

При исчислении налога на доходы физических лиц, раньше, по официальной позиции чиновников следовало также использовать нормы, указанные в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 (письма Минфина России от 24.12.2007 № 03-11-04/3/513, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 № 28-11/4115).

В то же время Президиум Высшего Арбитражного Суда в своем постановлении от 30 января 2007 г. N 10627/06 указал на то, что нормы, которые установлены постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92, предназначены только для исчисления налога на прибыль и их нельзя применять для исчисления других налогов. По мнению судей, на основании ст.188 ТК РФ размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме, и именно эти нормы нужно использовать для исчисления НДФЛ. Видимо прислушавшись к мнению судей, финансисты изменили свою точку зрения и в своих последних разъяснениях поддерживают их позицию (письмо Минфина РФ от 31 декабря 2010 г. N 03-04-06/6-327).

По вопросам применения норм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях для исчисления страховых взносов во внебюджетные фонды и взносов "по травме" Минздравсоцразвития России выпустило письмо от 12 марта 2010 г. N 550-19, которое порадует все компании, использующие личное имущество своих сотрудников в служебных целях.

В своем письме чиновники указали, что на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей. На основании ст.188 Трудового кодекса размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Именно на сумму компенсации, прописанную в договоре, страховые взносы начислять не нужно.

Не облагают выплаченную компенсацию и взносами "по травме".

В отличие от заработной платы, компенсация (п.7 ст.272 НК РФ) уменьшает налогооблагаемую прибыль только после ее фактической выплаты работнику (заработную плату учитывают при налогообложении прибыли после ее начисления).

Поэтому компенсацию, причитающуюся работнику за истекший месяц, лучше выдавать в последних числах месяца.

Пример

В феврале отчетного года менеджеру торговой организации ЗАО "Актив" Петрову назначена ежемесячная компенсация за использование личного автомобиля "Ниссан-альмера" в служебных целях.

В коллективном договоре "Актива" установлен размер компенсации для данного вида транспорта - 1800 руб. Объем двигателя автомобиля - 1600 куб. см (1,6 литра).

Заработная плата Петрова - 8000 руб. в месяц.

Петрову не положены стандартные налоговые вычеты. "Актив" уплачивает взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний по тарифу 0,2%, взносы в ПФР, ФСС, фонды ОМС - по ставке 30%.

Компенсацию выплачивают в конце каждого месяца. Заработную плату за отработанный месяц выплачивают 5-го числа следующего месяца.

28 февраля бухгалтер "Актива" должен сделать проводки:

Дебет 44 Кредит 70

- 8000 руб. - начислена заработная плата Петрову;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц"

- 1040 руб. (8000 х 13%) - удержан налог на доходы физических лиц;

Дебет 44 Кредит 69.2

- 1760 руб. (8000 х 22%) - начислены взносы, перечисляемые в Пенсионный фонд;

Дебет 44 Кредит 69.1

- 232 руб. (8000 х 2,9%) - начислены взносы, перечисляемые в Фонд социального страхования;

Дебет 44 Кредит 69.3

- 408 руб. (8000 х 5,1%) - начислены взносы, перечисляемые в фонд обязательного медицинского страхования;

Дебет 44 Кредит 69.1

- 16 руб. (8000 х 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

Дебет 44 Кредит 70

- 1800 руб. - начислена компенсация за использование Петровым личного автомобиля в служебных целях.

Компенсация, выплачиваемая Петрову, превышает законодательно установленную норму на 600 руб. (1800 х 1200). Эта сумма не уменьшает налогооблагаемую прибыль, но согласно разъяснениям Минфина России и Президиума ВАС России не облагается налогом на доходы физических лиц.

Далее бухгалтер "Актива" должен сделать проводку:

Дебет 70 Кредит 50

- 1800 руб. - выплачена Петрову из кассы компенсация за использование личного автомобиля.

Компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел, так как в это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.