04.03.2009 Економічна інформатика ст. викладачі Кащеєва О.В, Волик О.Ф.

Лабораторна робота №11

Тема: Робота в СУБД Access. Створення таблиць та форм.

Мета: Навчитися створювати таблиці у БД, встановлювати зв’язки між таблицями, створювати форми, переглядати та корегувати дані у таблицях і формах.

Теоретичні відомості

Загальні поняття

База даних (БД) – це спеціальним чином організоване єдине централізоване сховище даних певної предметної ділянки, до якої мають доступ багато програм.

Система управління базами даних (СУБД) – комплекс програм, які забезпечують взаємодію користувача з базою даних. Вона призначена для запису, пошуку, сортування, обробки (аналізу) та друкування інформації, що міститься у БД.

Microsoft Access є СУБД нового покоління, що входить до складу Microsoft Office і працює в середовищі Windows. В Access поняття “база даних” стосується одиничного файлу, що має розширення *.mdb.

Створення баз даних і таблиць

Запуск програми Microsoft Access виконують за допомогою команд Пуск - Програми - МS Access або відповідної кнопки на панелі MS Office. Для створення нової БД необхідно активізувати перемикач Новая база данных. У вікні Файл новой базы данных обирають папку, у якій буде розміщатиметься БД, а в нижній частині вікна вказують ім’я файлу (розширення .mdb система додасть автоматично). Після чого натискають кнопку Создать.

У відкритому вікні бази даних відображаються всі об’єкти, з яких вона може складатися (рис. 1):

• таблиці – основні об’єкти бази даних, призначені для збереження;

• запити – вибірки з однієї чи декількох таблиць, що задовольняють якісь умови;

• звіти – інформація з таблиць, підготовлена для друку;

• форми – відображення даних із таблиць на екрані у вигляді, зручному для перегляду і коригування інформації;

• сторінки – Web-сторінки, що забезпечують перегляд і роботу з базами даних у Internet;

• макроси – містять опис дій, які мають бути виконаними у відповідь на певні події. Кожна дія реалізується макрокомандою;

• модулі – програми нестандартних процедур обробки даних, що зберігаються в БД на мові VBA.

Рис. 1. Вікно нової бази даних

У БД інформація зберігається у одній або декількох таблицях.

Створення таблиці БД складається з двох етапів:

1) створення структури таблиці;

2) заповнення таблиці даними.

Під створенням структури таблиці розуміють визначання її складу. Таблиця складається із записів (рядків), які в свою чергу поділені на поля (стовпці). Для кожного поля користувачем задається ім’я, тип та інші додаткові властивості. Поле – це мінімальна частка інформації, для якої можливі операції введення, виведення, перетворення тощо. Структура таблиці відповідає структурі її запису.

Для створення структури нової таблиці у вікні БД необхідно вибрати вкладнику Таблица та натиснути кнопку Создать. В правій частині вікна Новая таблица обрати режим Конструктор - ОК.

Рис. 2. Структура таблиці у режимі Конструктор

У вікні конструктора (рис. 2) для кожного поля вказується:

1. ім’я може бути довжиною не більше як 64 символи. Воно повинно бути унікальним, коротким та інформативним.

2. тип даних добирається зі списку, що розкривається, якщо натиснути кнопку зі стрілкою. Тип даних визначається значеннями, які передбачається вводити до поля. Існують такі основні типи даних:

Текстовий – може містити до 255 символів, включаючи літери, цифри, пропуски, спеціальні символи. Потрібний розмір поля встановлюється у властивості Розмір поля.

МЕМО – використовується для збереження тексту великого обсягу (від 255 до 64000 символів).

Числовий – числові дані, які використовуються в математичних обчисленнях. Для визначення кількості десяткових знаків у розділі Свойства поля встановлюються необхідні параметри: Розмір поля, Формат поля та Число десятичных знаков.

Денежный – грошові і числові дані для розрахунків із точністю до 15 знаків у цілій і до 4 знаків у дробовій частині.

Дата/время – значення дати і часу у діапазоні від 100 до 9999 років включно.

Счетчик – тип даних, до якого для нового кожного запису автоматично вводяться унікальні числа, що зростають.

Логический – тип даних, які можуть набувати одного зі значень – Истина/Лож, Да/Нет, Вкл/Выкл.

Також у цьому списку є Мастер подстановок (хоча це і не тип даних) – за допомогою якого може бути визначене поле зі списком постійних значень чи поле зі списком на підставі даних полів іншої таблиці.

3. властивості. Найбільш часто використовуються властивості:

• Розмір поля за домовленістю система встановлює рівним 50 позиціям, проте, в більшості випадків це занадто великий розмір і його необхідно зменшити;

• у графі Формат поля можна зазначити формат для даних, що вводяться;

• графа Подпись дозволяє задати заголовок поля при виведенні таблиці на екран, якщо заголовок не заданий, то виводиться ім’я поля;

• у графі Условие на значение записують логічні вирази для значень, що вводяться в поле;

• графа Сообщение об ошибке містить повідомлення користувачу при введенні помилкових значень.

Створення структури таблиці завершується визначенням ключового поля, яке містить унікальні (не повторювані) значення і використовується для створення зв’язків між таблицями. Ключове поле задається через контекстне меню чи кнопку на панелі інструментів. Якщо спробувати закрити таблицю не задавши ключового поля, то Access попередить про те, що ключ не заданий і додасть його, використовуючи формат автоматичної нумерації. У якості ключового зазвичай обирають поля із такими даними: №п/п, код, табельний номер, ідентифікаційний номер, номер залікової книжки то що.

Після створення структури в режимі Конструктора таблицю треба зберегти: Файл - Сохранить как… - та вказати її назву (наприклад, Товари).