04.03.2009 Економічна інформатика ст. викл. Волик О. Ф.

Лабораторна робота №12

Тема: Робота в СУБД Access. Сортування та пошук даних. Створення запитів.

Мета: Навчитися використовувати запити та фільтри для пошуку інформації. Використання агрегатних функції та побудова виразів.

Теоретичні відомості

Сортування записів

Сортування – це впорядкування записів у таблиці за вмістом полів. Впорядковувати введені у таблицю записи можна по одному або декільком поруч розташованим виділеним полям за допомогою команди Записи – Сортировка – Сортировка по возрастанию, Сортировка по убыванию або за допомогою кнопок та на панелі інструментів. При збереженні таблиці прядок сортування даних у таблиці також зберігається.

Для відміни сортування використовують команду Записи – Удалить фільтр.

Пошук та заміна даних

Для пошуку конкретного значення, одного запису або групи записів у Microsoft Access є такі засоби пошуку та заміни даних:

• Для пошуку запису можна у режимі таблиці за допомогою смуги прокручування переміститися до потрібного запису або ввести номер запису у поле номера запису .

• Команда Правка – Найти дає змогу знайти конкретні записи або визначені значення у полях. Є можливість переходу по записах в міру виявлення кожного входження потрібного елементу. Якщо необхідно замінити конкретні виявлення під час пошуку значення, слід скористатися вкладинкою Замена.

• Фильтры дозволяють в одній таблиці тимчасово виокремити та переглянути конкретний набір записів, що задовольняють заданим умовам.

• За допомогою запитів можна з однієї або декількох таблиць бази даних відібрати конкретний набір записів, що задовольняють заданим умовам.

Фільтр – це набір умов для вибирання множини записів таблиці, що задовольняють нескладним умовам пошуку. Існують такі типи фільтрів: фільтр по виділеному фрагменту, звичайний фільтр, розширений фільтр.

Фільтр по виділеному фрагменту дозволяє відібрати записи з використанням значень, які вказуються (виділяються) у таблиці, запиті або у полі форми в режимі таблиці. Порядок створення фільтру:

1. Відкрити таблицю, запит або форму.

2. Виділити значення, яке повинні містити записи.

3. Вибрати меню Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному.

Для відміни дії фільтру Записи – Удалить фильтр. Фільтри зберігаються автоматично під час зберігання таблиці, запита або форми.

Звичайний фільтр дозволяє відібрати записи шляхом формування таблиці умов. Порядок створення фільтру:

1. Відкрити таблицю, запит або форму.

2. Вибрати меню Записи – Фильтр – Изменить фильтр.

3. На екрані з’явиться таблиця для введення критеріїв. У відповідних полях увести умову відбору записів.

4. Вибрати меню Записи – Применить фильтр.

Розширений фільтр дозволяє створювати складні критерії відбирання записів. Порядок створення фільтру:

1. Відкрити таблицю, запит або форму.

2. Вибрати меню Записи – Расширенный фильтр. У результаті відкривається вікно схоже на вікно конструктора запитів.

3. Додати поля для яких будуть задані умови для відбирання записів.

4. Задати порядок сортування.

5. Задати шукане значення або ввести умову (вираз) у рядок Условие отбора для кожного поля. Вираз можна ввести безпосередньо у комірку, або з використанням будівника виразів.

6. Вибрати меню Записи – Примінити фільтр.