4.Базова концепція і основні функціональні компоненти інтегрованої інформаційної системи “Галактика”

В умовах ринкової економіки основною функцією будь-якого підприємства (організації) є випуск продукції (надання послуг) з метою отримання економічних результатів від реалізації цієї продукції.

Центральне місце серед задач управління з цієї точки зору займає отримання прибутку від результатів господарської діяльності підприємства (організації). Придбання засобів і знарядь виробництва, виробничі процеси і організаційні заходи, як правило, передують прибуткам, що отримуються внаслідок господарської діяльності. Тому важливо зуміти зіставити матеріальні, трудові і фінансові потреби з ресурсами, що є.

Процес управління підприємством (організацією), що має мету отримання прибутку, можна відобразити наступною класичною схемою (рис. 9.2):

Рис. 9.2. Схема управління підприємством

Як випливає з приведеної схеми, процес рух від поставлених цілей до результату є багатоступінчатим. Він вимагає оперативного коректування первинного плану дій в залежності від досягнутих проміжних результатів.

В загальному випадку кінцевий успіх підприємства залежить від багатьох чинників, частина з яких не піддається суворій формалізації. Склад цих чинників приведений на рис. 9.3.

Рис. 9.3. Фактори комерційного успіху

З приведеної схеми витікає що, яка система, що автоматизує збір, підготовку і обробку інформації, є лише однією з необхідних складових частин, що визначають кінцевий успіх підприємства. Однак вже сьогодні очевидно, що найбільшого успіху в діловому світі досягають ті фірми і корпорації, які спроможні швидше за всіх зібрати інформацію, обробити, проаналізувати її і на основі цього ухвалити рішення, тобто ті, які використовують сучасні інформаційні технології. Все більше число керівників розуміють, що максимально ефективною автоматизованою системою є та, яка охоплює всі взаємопов’язані багатогранні бізнес-процеси, всі аспекти всередині і зовні господарської діяльності, тобто інтегровані автоматизовані інформаційні системи.

9.2.1. Склад і характеристики іс “Галактика”

Результатом роботи корпорації “Галактика” з’явився випуск в квітні 1995 р. на ринок програмних засобів комплексу “Галактика”, яка до теперішнього часу встигла пройти випробування більш ніж на 400 підприємствах і продовжує інтенсивно розвиватися. Рішення всього комплексу задач, на який орієнтований комплекс “Галактика” забезпечується чотирма функціональними контурами:

1) Контур адміністративного управління;

2) Контур оперативного управління

3) Контур управління виробництвом

4) Контур бухгалтерського обліку

Модульний принцип побудови комплексу “Галактика” допускає як ізольоване використання окремих програмних модулів, так і їх довільні комбінації, в залежності від виробничо-економічної необхідності.

На рис. 9.4 представлена структура функціональних складових ІС “Галактика” Пунктирними лініями позначені програмні вироби, що перебувають в стадії розробки мережевих інтегрованих версій. Модуль «Управління документообігом» винесений за межі контура адміністративного управління, так як забезпечує взаємодію всіх користувачів ІС “Галактика”.

Рис. 9.4. Функціональна структура ІС “Галактика”

В основі моделі побудови інформаційної системи “Галактика” лежать наступні концептуальні положення:

1. Метою діяльності будь-якого підприємства (організації) є отримання прибутку від підсумків своєї діяльності.

2. Всі взаємодії між юридичними суб’єктами (підприємствами, організаціями) зводяться до укладання і реалізації угоди. При цьому одна з сторін є продавцем, інша покупцем. Предметом угоди може бути товарно-матеріальна цінність (ТМЦ), робота, послуга або їх комбінація.

3. При здійсненні будь-якої господарської операції формується документ, підтверджуючий її здійснення (операційний документ). Сукупність операційних документів утворюють документообіг підприємства.

4. Операційні документи належать до одного з двох класів. Перший клас документів — документи-підстави, тобто документи, що регламентують операції між юридичними особами. До цього класу відносяться прості і багатоетапні договори, рахунки, рахунки-фактури, контракти, вимоги, гарантійні листи і т.ін. Документи-підстави додатково класифікуються по:

• життєвому циклу документа. Документ може знаходитися в одному з трьох станів: такий, що оформляється, що виконується, закритий (виконаний);

• виду розрахунків (з точки зору багатовалютності): гривневий розрахунок, валютний, гривнево-валютний.

Другий клас документів — супровідні документи, тобто операційні документи, що відображають суть операцій, що фактично виконуються. Всі супровідні документи можна розділити на дві групи:

а) документи, що підтверджують переміщення товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) або операції виконання робіт, послуг. До них відносяться накладні різних видів, складські ордери, акти на виконання робіт (послуг);

б) фінансові супровідні документи, які підтверджують операції переміщення готівкових і безготівкових фінансових коштів. До них відносяться банківські і касові документи.

Супровідні документи, як правило, пов’язані з документами-підставами.

5. Робота користувачів контура оперативного управління ІС ^”Галактика” полягає в реєстрі документів, що входять, або формуванні вихідних документів-підстав і супровідних документів, які підтверджують виконання господарських операцій.

При чітко налагодженій організаційній схемі функціональної експлуатації інформаційної системи “Галактика” кожний виконавець виконує визначені для нього інструкцією дії, отримуючи інформацію в об’ємі, необхідному і достатньому для здійснення своїх посадових обов’язків.

Внаслідок роботи всіх користувачів комплексу відбувається наповнення бази даних підприємства (організації) оперативною інформацією про хід виконання конкретних господарських операцій, що відносяться до різних напрямів діяльності. Обробка оперативної інформації дозволяє з одного боку проаналізувати взаємовідносини з контрагентом на основі відомостей про рух матеріальних цінностей, послуг, робіт і фінансових коштів, а з іншого боку оцінити ефективність роботи підприємства в різних напрямах господарської діяльності. При цьому забезпечується:

• принцип однократного введення в БД інформації і, як наслідок, відсутність дублювання функцій користувачів, упорядкування документообігу;

• легкість контролю на коректність і цілісність даних, персоніфікація дій користувача;

• контроль за регламентом виконання господарських операцій:

• швидка перебудова системи, зміна експлуатаційної схеми системи при зміні бізнес-процесу (технології управління).

Адміністрація підприємства (організації), використовуючи для управління виробничими процесами ІС “Галактика”, отримує можливість:

• оперативного отримання достовірної інформації про поточну діяльність підприємства;

• оперативного управління фінансами;

• контролю за ходом виконання договірних відносин;

• контролю взаємних зобов’язань;

• контролю і управління матеріальними, трудовими і технічними ресурсами;

• формування і контролю бізнес-плану;

• планування і обліку виконання внутрішнього бюджету.