1.3.Вимоги до аналітичного обліку у бухгалтерських інформаційних системах

Сучасні розвинені програмні бухгалтерські системи мають забезпечувати такі можливості аналітичного обліку:

1. Багаторівневий бухгалтерський облік, тобто розбиття групи аналітичних ознак на підгрупи.

Підприємства можуть вести крім синтетичного аналітичний облік по основних засобах, нематеріальних активах, матеріалах, МШП, видах витрат, постачальниках і покупцях, товарах, підзвітних особах. Багаторівневий бухгалтерський облік передбачає об’єднання первинних аналітичних ознак у підгрупи, потім у групи і т.д. Бухгалтерські програми мають давати змогу вести аналітичний облік по декількох рівнях, формувати розгорнуті звіти по останньому рівню з проміжними підсумками по вищих рівнях, вільні звіти по будь-якому рівню, звіти по будь-якій групі аналітичних ознак і т. ін.

Програма «1С» підтримує до 10 рівнів аналітики, SoNet (ТОВ «Баланс», Дніпропетровськ) — необмежено, «Янус» — до чотирьох, «Інфо-Бухгалтер» — до п’яти рівнів. Кількість рівнів у програмі «Турбо-Бухгалтер» не обмежена.

2. Багатовимірний бухгалтерський облік, аналіз рахунка (групи рахунків) за декількома незалежними ознаками.

Це дає змогу аналізувати рахунок (або групу рахунків) за такими ознаками, як постачальники і товари, підзвітні особи та інструменти і т. ін.

Багатовимірність аналітики реалізовано в програмі «1С:Бухгалтерія», де підтримується до п’яти розрізів аналізу, в програмному комплексі «Акцент-бухгалтерія», де існує можливість використання таких аналітичних ознак: дата, номер документа, кореспонденти-одержувачі, кореспонденти-відправники, об’єкти обліку, замовлення або їх групи.

3. Уведення додаткових реквізитів до аналітичних ознак.

Ця вимога означає можливість указання, наприклад, для групи аналітичних ознак Співробітники реквізитів: паспортні дані (для автоматичного занесення у прибуткові та видаткові касові ордери), адреси, телефони, дати народження, оклади (для розрахунку зарплати) і т. ін. Для організацій можна вказувати банківські реквізити (для формування платіжних доручень), адреси, телефони, ПІБ директора і бухгалтера (для автоматичного формування договорів).

Програмний комплекс «Акцент-бухгалтерія» («Імпакт») передбачає можливість уведення стандартних і довільних реквізитів аналітичних ознак. Стандартні:

• Кореспонденти — найменування, коди, реквізити підприємств, паспортні дані працівників і т. ін.;

• Об’єкти обліку — найменування, коди, каталогові номери, одиниці виміру, балансові рахунки;

• Замовлення — відповідальні особи, дати початку та закінчення.

2.Фінансово-управлінські системи

Фінансово-управлінські системи включають підкласи локальних і частково малих інтегрованих систем. Такі системи призначені для ведення урахування по одному або декількох напрямках (бухгалтерія, збут, облік кадров і т.ін.). Системами цієї групи може скористатися практично будь-яке підприємство, котрому необхідно керування фінансовими потоками й автоматизація облікових функцій.

Такі системи по багатьох критеріях універсальні, хоча частіше усього розроблювачі пропонують рішення галузевих проблем, наприклад, основні засоби, нарахування податків або управління персоналом з урахуванням специфіки регіонів. Універсальність призводить до того, що цикл упровадження таких систем невеличкий, іноді можна скористатися «коробковим» варіантом, купивши програму і самому установивши її на персональному комп’ютері.

Фінансово-управлінські системи (особливо системи російських розроблювачів) значно більш гнучкі в адаптації до потреб конкретного підприємства. Часто пропонуються «конструктори», за допомогою яких можна практично цілком перекроїти вхідну систему, самостійно або за допомогою постачальника встановити зв’язок між таблицями баз даних або окремими модулями.

Хоча загальна конфігурація систем може бути достатньо складна, практично усі фінансово-управлінські системи спроможні працювати на персональних комп’ютерах у звичайних мережах передачі даних Novell Netware або Windows NT. Вони спираються на технологію виділеного серверу бази даних (file server), що характеризується високою завантаженістю мережних каналів для передачі даних між сервером і робочими станціями. Тільки окремі з запропонованих систем такого класу були розроблені для промислових баз даних (Oracle, SYBASE, Progress, Informix, SQL Server). В основному використовувалися більш прості засоби розробки Clipper, FoxPro, dBase, Paradox, що, як правило, дають збої на складних конфігураціях мережі і при збільшенні обсягів оброблюваних даних.