5.2.5. Методика розрахунків параметрів організаційної структури

Побудова ефективно діючого апарату управління передбачає наукове обгрунтування всіх параметрів організаційної структури Розрахунки при цьому здійснюються у певній послідовності

1. Визначаються склад та зміст функцій управління на підприємстві.

2. Розробляється класифікатор функцій управління.

3. Визначається трудомісткість всіх робіт і операцій по кожній функції управління.

4. Розраховується чисельність працівників управління по кожній функції методом прямого нормування або укрупнено, методом кореляції. Наприклад.

Ч_і=а_вХ₁''Х_г'\..Х? ,або Ч_і=а₀+а,Х_І+а₂Х,+...+а_йХ_я

де ч,- — нормативна чисельність працівників управління по і-тій функції;

X;, А.2 ••• Х„ — значення чинників, що визначають чисельність працівників по даній функції;

й], 0.2 ..- п_п — показники ступеня або коефіцієнти, що визначають вплив кожного чинника на чисельність працівників,

(І О — постійний коефіцієнт рівняння нормативної залежності.

5. У межах розрахованої чисельності працівників по кожній функції формуються структурні підрозділи (відділи, бюро, групи) і визначається їх кількість залежно від норм керованості.

6. Встановлюється число рівнів управління з урахуванням середньої норми керованості за формулою

ч.

_ і

Н

■Ч„-

н^-¹' у.с

де т¹ _п— чисельність промислово-виробничого персоналу на підприємстві;

у н— середня норма керованості для керівників низової ланки (майстрів);

С — змінність роботи підприємства;

Н у _с — середня норма керованості для керівників середніх і вищих рівнів управління;

62

"■у.ф — кількість рівнів лінійного або функціонального управління.

7. Визначається ступінь централізації управління щодо встановлених рівню за формулою

к = _^_ ^и ч,+ч_и

де Л_и — коефіцієнт централізації управління по функції;

ч _а — чисельність працівників по конкретній функції управління;

Ч — чисельність працівників у цехових апанах управління

8. Розробляються положення про кожний структурний підрозділ (відділ, бюро, групу), визначаються посадові обов'язки працівників та кваліфікаційні вимоги до них, їх права, порядок оцінки якості праці та атестації.

9. Розробляються паспорт підрозділу і робочих місць, інформаційні

зв'язки, оргтехніка.

5.2.6. Структура і функції апарату управління підприємством і цехощ

Функції управління здійснює апарат управління — сукупність працівників, на яких покладено керівництво підприємством. Структура апарату управління залежить від багатьох чинників, і в першу чергу, від типу виробництва, його спеціалізації і масштабу, складності продукції, що випускається. Організаційна структура цього апарату має, як правило, три рівні лінійного управління (директор — начальник цеху — майстер). Діяльністю підприємства керує директор, який організує всю роботу і несе повну відповідальність за його стан і результати діяльності. Директору допомагають головний інженер, заступники з економічних питань (головний економіст), з виробництва, з загальних питань.

На допомогу керівництву підприємства створюється кілька спеціалізованих і функціональних відділів (планово-економічний, виробничий, організації праці і зарплати, бухгалтерія, фінансовий, маркетингу, зовнішніх зв'язків, контролю якості, збуту, кадрів та ін.). Окрім цих відділів, є допоміжні (адміністративно-господарський, головного механіка, головного енергетика, транспорту тощо). На промисловому підприємстві головною структурною одиницею є цех, який також має свій апарат управління: начальник, замісники, спеціалісти (технологи, економісти, механіки, майстри, начальники виробничих дільниць і бюро, бригадири).

63

5.3. ФУНКЦІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ — МОТИВАЦІЯ

Мотивація — процес стимулювання праці кожного працівника і всього трудового колективу, спонукання їх до діяльності, спрямованої на досягнення основної мети підприємства. Ефективність мотивації і всієї управлінської роботи залежить від ситуації на виробництві. Тому ці проблеми слід розглядати з позицій системного підходу.

Уже сотні років відомі різні концепції мотивації, які виробило людство, виходячи з конкретних умов, що існували на різних етапах виробництва. Найдавнішим прийомом мотивації слід вважати «метод батога і пряника», який з часом поступово удосконалювався. Ще й нині він успішно використовується багатьма керівниками, поряд із застосуванням прогресивної технології і раціональної організації праці, спеціалізації і стандартизації виробництва. Проте не завжди простий «пряник» змушує людину краще працювати, і тому з'явилися нові рішення і методи психологічної мотивації. Психологічні теорії мотивації праці виникли у 40-х роках нашого століття і продовжують розвиватися. Елементи психології введено в теорію управління завдяки працям Елтона Мейо — засновника поведінської школи управління.

Сучасні теорії мотивації підрозділяються на дві категорії — змістові та процесуальні. Змістові теорії мотивації базуються на потребах, які змушують людей обирати певний спосіб дій. До них можна віднести відомі теорії мотивації Абрахама Маслоу, Фредерика Герцберга і Давида Мак-Клелланда.

Процесуальні теорії мотивації засновані передусім на поведінці людей. зумовленій особливостями їх сприйняття і пізнання дійсності (теорії чекання, справедливості, комплексна модель Портера-Лоулера).

Всі теорії мотивації ефективно використовуються при вирішенні щоденних завдань спонукання людей до ефективної праці. В основі існуючих нині теорій мотивації лежать такі поняття, як людські потреби і винагороджування за працю.

Потреба — це відчуття фізіологічної чи психологічної нестачі чогось. Потреби бувають первинні та вторинні.

Первинні потреби за самою своєю природою фізіолопчні (пити, їсти. дихати, спати та ін.) і закладені в людину генетично.

Вторинні потреби — психологічні (успіх, повага, влада, прихильність, належність до певної соціальної групи тощо). Такі потреби ускладнюються в міру збагачення життєвого досвіду і відрізняються одна від одної більш, ніж первинні.

Потреби визначаються на підставі аналізу людської поведінки. Психологи вважають, що саме потреби спонукають людей до активних

64

дій, змушуючи їх вдаватися до порівнянь. Спонукання є поведінським проявом потреби і спрямоване на досягнення певної мети.

Мета усвідомлюється як засіб задоволення потреби. Коли людина досягає певної мети, її потреба задовольняється, повністю чи частково, або лишається незадоволеною.

Ступінь задоволення внаслідок досягнення поставленої мети впливає на по-дальшу поведінку людини у подібних обставинах. У загальному випадку люди намагаються повторити ту поведінку, яка асоціюється у них із задоволенням потреби, і уникають всього, що асоціюється із недостатнім її задоволенням. Цей факт відомий як закон результату.

З метою спонукання людей до ефективної діяльності використовується винагородження, тобто надання людині того, що вона вважає для себе цінним.;Розрізняють внутрішнє та зовнішнє винагородження. Внутрішнє винагородження може давати сама праця. Наприклад, це досягнення вагомих результатів, дружні стосунки і моральне стимулювання, які виникають у процесі роботи, та ін. Зовнішнє винагородження підприємство надає працівникові за результатами роботи (зарплата, премія, переведення на вищу посаду, безплатне страхування тощо).

Для встановлення оптимальних пропорцій застосування з метою мотивації внутрішнього та зовнішнього винагородження використовуються змістові теорії мотивації. Вони дозволяють визначати потреби, які спонукають людей до дії залежно від змісту та обсягу роботи. Приміром, теорія потреб Мак-Клелланда стверджує існування трьох основних людських потреб: влади, успіху та причетності до діяльності певного колективу (підприємства, установи). За теорією Маслоу, поведінка людини базується на п'яти типах потреб (фізіологічні, безпеки, соціальні, успіху, упевненості в собі).

Процесуальні теорії розглядають мотивацію, виходячи не тільки з потребі, а й із того, як людина розподіляє зусилля, аби досягти певної мети, і як вона вибирає конкретний тип поведінки. Згідно з цими теоріями, людська поведінка є також функцією сприйняття конкретної ситуації й очікування можливих наслідків вибраного за цієї ситуації типу поведінки. Відомі три процесуальні теорії мотивації: чекання, справедливості та комплексна.

Теорія чекання базується на припущенні, що людина спрямовує зусилля на досягнення мети тільки тоді, коли впевнена у особливо цінному для неї задоволенні своїх потреб. Мотивація є функцією чекання; «витрати праці — результати» та «результати — винагородження».

Теорія справедливості передбачає, що людина суб'єктивно оцінює співвідношення між винагородою та затраченими зусиллями і порівнює його з тим, що отримали за аналогічну роботу інші працівники.

³ 65

Несправедливе, на її думку, винагородження спричиняється до виникнення психологічної* напруги.

Комплексна теорія мотивації Портера-Лоулера базується на визначенні мотивації як функції потреб, чекання і сприйняття справедливості винагородження. Отже, результативність праці людини є прямим наслідком затрачених нею зусиль, її суб'єктивних можливостей, а також її оцінки власної ролі. Обсяг зусиль залежить від оцінки працівником майбутньої винагороди і впевненості в тому, що він її отримає.

Важливе місце у мотивації праці посідає грошова компенсація — найпоширеніший засіб винагороди, котрий дає змогу задовольнити соціальні потреби людини.

Використання теорій мотивації в практиці управління сприяє підвищенню продуктивності праці та ефективності виробництва.

5.4. ФУНКЦІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ — КОНТРОЛЬ

Важливою складною функцією менеджменту є контроль. Контроль — це процес виявлення і розв'язання виникаючих проблем і усунення помилок на тому етапі виробництва, коли вони ще не призвели до негативних наслідків. Таким чином, контроль забезпечує досягнення головної мети підприємства і може використовуватися для стимулювання його успішної діяльності. Контроль має бути всеосяжним, і кожен менеджер мусить вважати його невід'ємною частиною своїх посадових обов'язків. Отже, контроль являє собою важливий елемент процесу управління і ефективний механізм оцінки його впливу на успішне здійснення завдань підприємства та його головної мети — випуску якісної продукції з мінімальними витратами та максимальним прибутком. Всі інші функції менеджменту (організацію, планування, мотивацію) слід розглядати у щільному

зв'язку з контролем.

Основними видами контролю є попередній, поточний і заключний. Всі ці види схожі за формою здійснення і мають одну мету — сприяти максимальному наближенню досягнутих результатів до очікуваних.

Попередній контроль — процес перевірки готовності до виконання робіт, пов'язаних з управлінням,— здійснюється до їх початку. Основними засобами реалізації такого контролю є виконання певних правил і процедур поведінки, яких мають додержуватися працівники, аби забезпечити реалізацію накреслених завдань. На підприємстві використовується попередній контроль людських, матеріальних та

66

фінансових ресурсів. Його здійснюють виконавці робіт на чолі з начальником (майстром, менеджером та ін.) і, рідше, спеціальні працівники.

Поточний контроль провадиться безпосередньо в ході виконання робіт. Найчастіше його об'єктом бувають підлеглі працівники, яких контролює їх начальник. Регулярна перевірка діяльності підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій щодо удосконалення роботи дозволяють запобігти відхиленням від накреслених планів, існуючих положень та інструкцій. Поточний контроль базується на визначенні фактичних результатів, отриманих після проведення робіт шляхом зворотного зв'язку. Відхилення в процесі управління можуть спричинятися як внутрішніми, так і зовнішніми чинниками. До внутрішніх належать структура, мета, завдання, технологія, організація виробництва і праці, виконавці, керівники та ін.

Зовнішні чинники пов'язані із впливом на підприємство навко-лишьного середовища. Це конкуренція, закони, економічна ситуація в країні, галузі, регіоні.

Кінцевий контроль здійснюється після виконання роботи за результатами зворотного зв'язку. Такий вид контролю забезпечує керівників інформацією, котра може знадобитися в майбутньому, якщо передбачаються аналогічні роботи. Окрім цього, порівнювання фактичних результатів із запланованими дає змогу отримати інформацію про проблеми, що виникали в ході робіт. Дані контролю інколи використовують також для мотивації, порівнюючи мотиваційну винагороду з досягнутим рівнем результативності.

Процес контролю складається з трьох етапів: 1) розробки і встановлення стандартів і критеріїв; 2) зіставлення з ними реальних результатів; 3) застосування коригуючих дій (мал. 4).

На першому етапі контролюється відповідність запланованих показників виробництва встановленим стандартам. Стандарти — це конкретні цілі, які піддаються вимірюванню і мають тимчасовий характер. При виборі їх виходять із загальних цілей і стратегії підприємства. Стандарти встановлюють як показники результативності об'єкту управління для всіх дільниць виробництва, охоплених плануванням. Вони дають змогу менеджеру зіставляти реально виконану роботу із запланованою і своєчасно коригувати ди. Відносно легко встановлюються кількісні показники результативності щодо прибутку, собівартості, обсягів виробництва та реалізації, вартості матеріалів тощо.

па другому етапі контролю реально досягнуті результати зіставляються із стандартами і визначається масштаб відхилень. З'ясовується,

67

якою мірою є припустимими або відносно незначущими виявлені відхилення від стандартів. На цьому ж етапі дається оцінка результатів роботи, на підставі котрої приймається рішення про коригування

планів.

Для забезпечення успішної роботи системи контролю менеджменту необхідно обов язково інформувати виконавців про оцінку їх роботи для прийняття відповідних рішень. Тільки за такої умови можливе налагодження ефективного зв'язку між тими, хто встановлює стандарти, і тими, хто мусить їх виконувати.

На третьому етапі проводиться оцінка отриманих результатів. Порівнюючи їх із стандартами, менеджер визначає потрібні дії (усунути відхилення, переглянути стандарт або залишити все незмінним).

Етап 1:

Визначення стандартів

Етап 2:

Зіставлення із стандартами

Планування

мети і

стратегії

Визначення показників результативності

Встановлення масштабу

припустимих відхилень

Оцінка

точності і значення [інформації

Зіставлення результатів

зі стандартами

Інформуван-| ня працівників про результати

Чи досягнуто мети?

Ні

Та

Чи реальні|'г_ак

Стандарти?

Відмова від будь-яких

дій

|3'ясуван-причині

•Ння

Перегляд Істандартів

[Усунення відхилень!

Мал. 4. Модель процесу контролю

Невід'ємним елементом контролю, як і всіх інших стадій менеджменту, є люди. Тому, розробляючи систему контролю, необхідно брати до уваги їх поведінку. За недосконалої системи контролю дії працівників можуть бути спрямовані на задоволення вимог контролю як самоцілі, а не на досягнення поставленої мети. Такі дії неодмінно призведуть до видачі працівниками невірогідної інформації.

Запобігти цьому можна з допомогою таких заходів:

1) встановлення науково обгрунтованих стандартів із урахуванням

можливостей працівників;

2) встановлення ефективного двобічного спілкування (між менеджером та його підлеглими);

68

3) використання системи винагородження за досягнення стандарту.

Доцільно використовувати для контролю інформаційно-керовану систему, яка дозволяє постійно стежити за всією діяльністю підприємства, аналізувати систему прийняття рішень і вимоги до інформації, обробляти і видавати необхідну інформацію в певний час і конкретним працівникам для прийняття ними необхідних управлінських рішень. Це забезпечить своєчасність, гнучкість та ефективність контролю, відповідність його стратегічним та економічним цілям підприємства.

ВИСНОВКИ

1. Важливу роль у досягненні головної мети підприємства відіграє така функція менеджменту як планування.

2. Планування — це один із способів об'єднання зусиль колективу підприємства, спрямованих на випуск конкурентоспроможної продукції.

3. Всі завдання плану потребують техніко-економічного обгрунтування з допомогою різних методів: прогнозування, моделювання, економіко-математичних, балансових, програмно-цільових.

4. Основою планування є нормативна база, яка передбачає визначення норми витрат і показників використання ресурсів виробництва. Поряд із зміною організаційно-технічних умов необхідно переглядати норми і нормативи.

5. Стратегія підприємства створюється як узагальнююча модель забезпечення його ефективної і прибуткової діяльності, котра оцінюється кількісними та якісними показниками. Згодом розробляється процес реалізації стратеги.

6. Важливим елементом стратегії є стратегічні цілі. До провідних цілей належать такі: прибутковість, розширення ринків, ефективність виробництва, зростання обсягів продукції, оптимізація фінансових ресурсів, конкурентоспроможність, розвиток і збалансованість виробничих потужностей.

7. При виборі стратегічних цілей слід виходити з можливих альтернатив (обмеженого зростання, зростання, скорочення, поєднаної), зважаючи на конкретні внутрішні та зовнішні умови діяльності підприємства.

°- Останнім часом поширилась практика розробки бізнес-

69

плану — комплексного документа, що регламентує всю діяльність підприємства.

9. Функція організації менеджменту передбачає створення організаційної структури підприємства, яка забезпечує підпорядкованість і взаємодію всіх ланок виробництва в процесі виготовлення продукції. Структура визначає функції управління, чисельність працівників відповідно до цих функцій та розподіл праці між ними, професійно-фаховий склад працівників апарату управління, централізацію або децентралізацію управління, інформаційні взаємозв'язки. Функцію організації менеджменту здійснюють апарат управління і трудовий колектив.

10. Організаційна структура мусить задовольняти ряд вимог і критеріїв (адекватність, адаптивність, гнучкість, динамізм, спеціалізацію і пропорційність).

11. На організаційну структуру впливають як внутрішні, так і зовнішні чинники (технічні, економічні, соціально-психологічні, міжособистісні, територіальні, кліматичні).

12. Організаційна структура підприємства має забезпечувати надійність, оперативність, економічність і ефективність менеджменту.

13. Найбільш використовуваними є лінійна, функціональна та змішана схеми управління підприємством. Кожна з них має свої переваги і недоліки. Вибір схеми залежить від організаційно-технічних умов.

14. Організаційні структури проектуються і моделюються різними методами (аналітичним, дослідним, екстраполяційним, економіко-математичним), кожен з яких має свої переваги і недоліки. За їх допомогою визначаються оптимальні варіанти організаційної структури.

15. Організаційна структура підприємства має відповідати його стратегічним цілям і планам та забезпечувати ефективну взаємодію з навколишнім середовищем.

16. Для успішного управління підприємством необхідно систематично здійснювати мотивацію працівників щодо виконання головних завдань виробництва. Використовуються різні теорії мотивації: змістові, процесуальні, чекання, справедливості тощо. Важливе місце в мотивації посідає

винагородження.

17. Для задоволення потреб та стимулювання працівників застосовуються різні види винагородження, грошове, цінними

70

подарунками, призначенням на вищу посаду тощо.

18. В процесі контролю перевіряється виконання працівниками нормативів, норм, стандартів, операцій. Застосовуються різні форми контролю: попередній, поточний, заключний.

19. Важливою умовою ефективності контролю є його стратегічний характер та спрямованість на досягнення високих результатів роботи.

20. Значно підвищує якість контролю використання автоматизованої інформаційно-управлінської системи.

ПИТАННЯ ДЛЯ ПЕРЕВІРКИ

і. Охарактеризувати суть, основні завдання і мету функції планування.

2. Які переваги забезпечує планування?

3. Які методи планування є провідними?

4. Які види і етапи має планування?

5. Яку роль відіграє у плануванні нормативна база?

6. Що таке стратегія підприємства та її мета, які результати забезпечує використання стратегії при плануванні?

7. Що таке тактика, політика, процедури і правила управління та як вони допомагають реалізувати стратегію?

8. Назвати кількісні та якісні критерії оцінки стратегії.

9. Визначити головні стратегічні цілі і можливі наслідки їх реалізації.

10. Охарактеризувати можливі стратегічні альтернативи та шляхи їх здійснення.

11. Що таке бізнес-план і яке він має значення для ефективної діяльності підприємства?

12. Як впливає організаційна структура на ефективність роботи підприємства?

13. Які види організаційних структур найчастіше використовуються на практиці?

14. Охарактеризувати критерії та вимоги, яким мають відповідати організаційні структури.

15. Які внутрішні та зовнішні чинники впливають на організаційну структуру?

16. В

чому полягають переваги централізованих та децентралізованих

структур управління?

1/. Охарактеризувати методи проектування та моделювання органі-

71

заційних структур.

18. Розкрити методи і етапи розрахунку параметрів організаційної

структури.

19. Охарактеризувати апарат управління підприємством та перелічити можливі напрямки його удосконалення,

20. Визначити поняття мотивації.

21. В чому полягає різниця між змістовими та процесуальними теоріями мотивації?

22. Яку роль у мотивації відіграє винагородження?

23. Які переваги має теорія справедливості і за яких ситуацій ефективно використовують мотивацію типу «батога та пряника»?

24. Яке значення має контроль у менеджменті?

25. Охарактеризувати основні види контролю.

26. Який взаємозв'язок існує між плануванням і контролем?

27. Проаналізувати етапи контролю.

28. Що таке ефективний контроль?

Розділ 6.

МЕТОДИ УПРАВЛІННЯ

'' - Мето;	ння	Ефективність	методів
Еконс	іЧда	Управлїг ■ - -
Оргав	г	організс	лення
рг -	годи	Раціона	ення
С	їч:	Інтуїтнв	ІНЯ
ш	Ч. «	Ефектні	шення

Л-,

6.1, СУТЬ МЕТОДІВ УПРАВЛІННЯ

Практична реалізація принципів і функцій менеджменту здійснюється різними методами.

Методи управління — це способи і прийоми управлінської діяльності, за допомогою яких робота колективу підприємства спрямовується на досягнення його цілей. Такі методи базуються на економічних законах, закономірностях і принципах виробництва. Вони враховують науково-технічний рівень підприємства, соціально-правові і психологічні стосунки людей у процесі виробництва. Методи управління мають забезпечувати високу ефективність діяльності колективу, мобілізацію зусиль всіх його членів на виконання накресленої програми дій та досягнення мети.

За змістом і характером переважного впливу на керовані об'єкти методи управління поділяються на три групи: економічні, організаційно-розпорядчі і соціально-психологічні. Уміння управляти полягає в оволодінні цими методами, у правильному їх виборі, умінні використовувати на практиці.

73