- •Документационное обеспечение управления. Содержание:
- •Организация делопроизводства и документооборота.
- •2.Основные виды управленческих документов.
- •3.Организация документооборота.
- •Организация делопроизводства и документооборота.
- •2. Основные виды управленческих документов. Состав орд и требования к её оформлению.
- •2.1 Виды организационно–распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации.
- •3. Оформление служебных документов в Банке России. Состав реквизитов документов.
- •2.3. Особенности оформления отдельных категорий управленческих документов
- •3. Организация документооборота
- •4. Понятие информационных ресурсов.
- •4.2. Систематизация документов в делопроизводстве.
- •***Оперативное хранение дел в структурных подразделениях
- •***Подготовка и передача дел в архив
- •4.3 Передача дел в архив.
***Оперативное хранение дел в структурных подразделениях
С момента заведения и до передачи в архив учреждения (или уничтожения в установленном порядке) дела хранятся в структурных подразделениях учреждения по месту их формирования.
Ответственность за сохранность документов и дел возлагается на руководителей и секретарей (ответственных за делопроизводство) структурных подразделений.
Дела в структурных подразделениях хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются по годам в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Копия номенклатуры дел помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.
Хранить документы в неприспособленных шкафах или в столах запрещается.
Учет дел в период их оперативного хранения в структурных подразделениях ведется по номенклатурам дел.
Изъятие из дел подлинников документов правоохранительными, судебными, налоговыми и т.п. органами допускается в исключительных случаях и производится в установленном порядке при наличии на их запросе положительной резолюции руководителя учреждения. На место изымаемого документа подшивается заверенная печатью копия, а также копия документа, на основании которого производилось изъятие (протокола, акта изъятия и т.п.). Факт изъятия документа должен отражаться во внутренней описи документов в деле. Подлинник документа, на основании которого производилось изъятие, передается в архив учреждения и хранится там в деле фонда.
***Подготовка и передача дел в архив
Составление и оформление описей дел.
На завершенные делопроизводством и на переходящие, незаконченные дела, подлежащие передаче в архив учреждения, составляются описи.
Описи дел структурного подразделения учреждения составляются по установленной форме и представляется в архив через год после завершения формирования дел в делопроизводстве.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений
Описи дел структурных подразделений составляются секретарями (лицами, ответственными за ведение делопроизводства) структурных подразделений под методическим руководством архива.
В процессе составления описи составитель должен проверить качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, подлежащих передаче в архив, итоговой записи в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.
В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре и подлежащих передаче в архив, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись.
Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается в архив.
Отсутствующие в номенклатуре, но имеющиеся в наличии дела включаются в опись структурного подразделения.
Описи составляются на все дела, образовавшиеся в процессе деятельности структурного подразделения учреждения, подлежащие передаче в архив, заведенные в каждом календарном году.
Описи составляются отдельно на:
- дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела по личному составу;
-дела, специфические для учреждений системы Банка России (регистрационные дела кредитных организаций: дела по вопросам надзора за деятельностью кредитных организаций и т.д.), ведущиеся в течение нескольких лет.
В архиве учреждения составляются сводные годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу (приложения 17 и 18 к настоящей Инструкции).
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел;
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части) - для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения:
- срок хранения дела (для дел временного хранения);
- номер статьи (для дел временного хранения);
- примечание (хранение дела в подразделении, фамилия ответственного за хранение дела, оставленного в подразделении, и т.д.).
Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (единица хранения) вносится в опись под самостоятельным номером.
Индекс дела (графа 2) указывается согласно номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то все тома (части) дела должны иметь одинаковые индексы.
К индексу или порядковому номеру дела, содержащего сведения ограниченного распространения «Для служебного пользования» добавляется аббревиатура «ДСП».
В графе 3 пишется заголовок дела. При перечислении дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные обозначаются словами «то же» (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
В графе 4 указывается дата дела, в графе 5 — количество листов в деле или его томе, части.
В графах 6 и 7 указываются срок хранения дела и номер статьи по Типовому перечню.
Графа 8 описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям или другой организации со ссылкой на акт, об уничтожении со ссылкой на акт, о присвоении делу номера по годовому разделу описи дел постоянного, долговременного хранения или по личному составу.
Систематизация дел в описи структурного подразделения определяется архивом учреждения. Рекомендуется систематизировать дела в описи структурного подразделения в соответствии с их систематизацией в номенклатуре дел организации. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту.
Переходящие дела включаются в описи по начальным датам.
Не законченные делопроизводством переходящие дела, оставленные в структурном подразделении, также включаются в опись по начальной дате, дата окончания и количество листов в сдаточной описи не указываются. В графе «Примечание» делается отметка о том, что дело переходящее, указывается подразделение, в котором оно хранится и фамилия ответственного за хранение.
«Регистрационные», «наблюдательные» и т.п. дела кредитных организаций, ведущиеся в подразделениях лицензирования банковской деятельности (подразделениях безопасности и защиты информации), подразделениях по организации банковского санирования и т.п., то есть дела, делопроизводство по которым продолжается в течение длительного времени, включаются в описи по дате завершения их делопроизводством (дате отзыва лицензии у кредитной организации). При этом в сдаточной описи указываются все их реквизиты (заголовок, крайние даты документов, количество листов).
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел (единиц хранения), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. При подведении итога учитываются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Пример:
В опись внесено 14 (четырнадцать) единиц хранения с № 1 по № 15,
из них:
литерный № 9а,
пропущены №№ 7, 8.
Описи дел структурного подразделения подписываются составителем, согласовываются с архивом учреждения и утверждаются руководителем структурного подразделения.
Описи дел постоянного хранения, временного (сроком свыше 10 лет) хранения и по личному составу подписываются составителем, а затем утверждаются руководителем.
Опись дел структурного подразделения учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
Описи представляются в архив учреждения одновременно с передаваемыми на хранение делами. До этого проекты описей дел представляются в архив для проверки правильности их составления.
Описи дел по личному составу учреждений с небольшие объемом данной категории дел могут составляться за несколько лет со сквозной порядковой нумерацией дел.