Документационное обеспечение управления. Содержание:

1. Организация делопроизводства и документооборота.

1.1 Понятия: "информационный менеджмент", "документационное обеспечение управления", "делопроизводство".

1.2 Основные нормативные документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления.

2.Основные виды управленческих документов.

2.1 Виды организационно–распорядительных документов, относящихся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

2.2 Оформление служебных документов. Состав реквизитов документов.

2.3 Особенности оформления отдельных категорий управленческих документов.

3.Организация документооборота.

3.1 Задачи и функциональные возможности систем автоматизации документооборота. 3.2 Использование современных информационных технологий и компьютерной техники для автоматизации делопроизводства и документооборота.

3.3 Взаимодействие структурных подразделений в процессе исполнения документов.

3.4 Организация контроля за исполнением документов.

4. Понятие информационных ресурсов. Ведомственное хранение документов.

4.1 Понятие информационных ресурсов. Использование ретроспективной информации при подготовке служебных документов.

4.2 Систематизация документов в делопроизводстве.

4.3 Составление номенклатуры дел. Ведомственное хранение документов в архивах.

• Рекомендуемая литература.

• Глоссарий.

1. Организация делопроизводства и документооборота.

В управленческих структурах в по­следние годы осуществляется переход от деятель­ности, носящей традиционное название "дело­производство", к информационному менеджменту и управлению документацией.

Информационный менеджмент – это современная технология, компонентами которой является документированная информация, персонал, технические и программные средства, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

Рис. Основные компоненты информационного менеджмента.

Каждый из названных четырех компонентов взаимосвязан с остальными и оказывает на них влияние.

Так, например, характеристики технического и программного обеспечения отчасти определяют возможности формирования и качество информационных ресурсов, требования к подготовке персонала, процедурам и правилам работы. С другой стороны, эти же компоненты влияют на формулирование требований к программному и техническому обеспечению. Далее, необходимость соблюдения некоторых нормативно установленных требований к работе с информацией и документами (допустим, порядка работы с информацией ограниченного распространения) обусловливает соответствующие задачи перед техническим и программным обеспечением системы, ответственность персонала и влияет на структуру информационных ресурсов. При этом сами процедуры работы устанавливаются с учетом взаимовлияния всех названных компонентов. В свою очередь, характеристики информационных ресурсов предъявляют требования к структуре и квалификации кадров, влияют на выбор технического и программного обеспечения, установление процедур работы и т. п. Одновременно требования к работе персонала включают знание структуры и принципов формирования информа­ционных ресурсов, правил и процедур работы, а также умения и навыки использования програм­мных и технических средств.

Указанные взаимосвязи и взаимозависимости проявляются при решении конкретных вопросов совершенствования информационного обеспечения управления.

В последнее время вопросы эффективной организации работы с информацией в банковской системе приобретают особую актуальность. Значение этого направления работы трудно переоценить. Связано это как с обстоятельствами, общими для всех учреждении и организаций (рост объемов информации, усложнение взаимосвязей и структур, принципиально новые возможности, открываемые средствами автоматизации информационной рабо­ты, и т. п.), так и с факторами, имеющими непосредственное отношение к сегодняшнему положению дел в банковской системе и задачам ее совершенствования.

Информационное и документационное обеспечение управления (ДОУ), относится к числу сфер, важных для любых организаций. ДОУ рассматривается как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Государственный стандарт определяет этот термин как синоним «делопроизводства». При этом понятие «делопроизводство» чаще используется применительно к традиционным правилам и процедурам работы с документами. В связи с существенными изменениями, связанными с применением новых информационных технологий, понятие «документационное обеспечение управления» в большей мере отражает современное функциональное назначение этой сферы деятельности.

Документационное обеспечение управления включает документирование (т. с. создание и оформление документов) и организацию работы с документами (в том числе документооборот, хранение и использование документов и содержащейся в них информации). Особое значение имеет документационное обеспечение банковской деятельности, так как значительная часть выполняемых функций и операций документируется в традиционной бумажной или электронной форме.

ДОУ кредитной организаций имеет отличительные особенности, связанные как с государственным, так и корпоративным регулированием.

Следует подчеркнуть, что вследствие важности вопросы ДОУ относятся к сфере государственного регулирования на законодательном уровне и на уровне подзаконных нормативны актов, определяющих общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

В числе целей государственного регулирования ДОУ выделим следующие:

• издание документов, обладающих необходимой юридической силой;

• эффективное информационное обеспечение принимаемых решений на различных уровнях руководства и управления; реализация законных прав и интересов граждан;

• взаимодействие государственных органов и организаций различных отраслей, а также контроль за их деятельностью;

• формирование качественного архивного фонда, наиболее ценная часть которого поступает на государственное хранение и является одним из важнейших информационных ресурсов общества.

В настоящее время существует достаточно развитая законодательная и норматив­ная база по вопросам ДОУ, которая продолжает совершенствоваться.

Основополагающий характер имеет Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». В ст. 5 закона записано: «Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Правовые нормы по отдельным вопросам документирования в различных сферах управленче­ской и хозяйственной деятельности содержатся также и в Гражданском кодексе Российской Федера­ции, законах «Об акционерных обществах», «Об обществе с ограниченной ответственностью'', «О бухгалтерском учете» и др.

Важнейшее значение для документирования управленческой деятельности не только в традиционной бумажной, по и в электронной форме, а также для обмена электронными документами имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (№ 24-ФЗ от 10.01.2002 г.).

Вопросы формирования государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации регламентируют «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятые в 1993 году и Федеральный закон от 22.10 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Межотраслевое регулировании ДОУ осуществ­ляется также на основе государственных стандартов и нормативных актов соответствующих федеральных органов исполнительной власти (Федеральной архивной службы, Государственного комитета по статистике, Министерства финансов и др). Установленные такими нормативными актами общие требования к работе с управленческой документацией распространяются и на Банк России.

Вместе с тем, учитывая особую социально-экономическую роль банковского сектора, ряд вопросов документационного обеспечения банковской деятельности регламентируется специальными законодательными и нормативными актами.

В деятельности Банка России присутствуют элементы как государственного, так и корпоративного (ведомственного) регулирования ДОУ.

На Банк России возложена ответственность за ведение унифицированной системы банковской документации (УСБД).

Наряду с другими унифицированными системами документации (организа­ционно-распорядительной, отчетно-статистиче­ской, бухгалтерской, по труду и др.) УСБД в качестве отдельного класса включена в Общероссийский классификатор управленческой документа­ции (ОКУД) ОК 011-93. Использование унифицированных систем документации направлено на оптимизацию количества форм документов и со­става содержащихся и них показателей, обеспечения единообразия их построения.

Особенность унификации банковской документации заключается в том, что одна се часть обеспечивает документирование экономических взаимоотношений между юридическими липами на территории Российской Федерации (например, платежная документация по безналичным расчетам), а другая - применяется только внутри систе­мы Банка России.

Таким образом, в настоящее время существует достаточно развитая законодательная и норматив­ная база по вопросам ДОУ, которая продолжает совершенствоваться.

Вместе с тем значительная часть вопросов организации и технологии работы с документами не регламентируется, да и не должна регламентироваться на государственном уровне. Эти вопросы составляют область корпоративного регулирования ДОУ, которое должно дополнять фермы и методы государственного с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности и возможностей, доводя реализацию установ­ленных норм до уровня конкретных процедур работы.

Регулирование ДОУ в системе Банка России базируется на единых принципах организации и технологии работы с управленческими документами как в центральном аппарате Банка России, так и в его территориальных учреждениях.

Общие требования к организации ДОУ в главных управлениях, национальных банках, расчетно-кассовых центрах, вычислительных центрах, полевых учреждениях, учебных заведениях и других предприятиях, учреждениях и организациях системы Банка России устанавливает Инструкция но организации делопроизводства в учреждениях системы Банка России. С I января 2002 г. введена в действие новая редакция этой инструкции (утверждена Указанием Банка России № 1060-У от 03.12.2001 г.), подготовленная с учетом внедрения типовой САДД ТУ, а также издания ряда новых нормативных документов, в том числе Перечня документов, образующихся в деятельности Банка России с указанием сроков хранения (Указание Банка России от 02.11.2002 г. № 854-У) и др.

Таким образом, нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, её структуру, функции.

Подробный перечень нормативных актов, регламентирующих делопроизводство, приведён в конце темы 2.3.

Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в учреждениях осуществляют службы документационного обеспечения управления (управления делами, управления и отделы документооборота, общие отделы, канцелярии и т.д., далее службы ДОУ).