4. Понятие информационных ресурсов.

Как определено Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных). Иными словами, к информационным ресурсам относится документированная информация. При этом в общей массе создаваемых документов значительную часть составляет управленческая документация. Организационно-распорядительные (административные) документы являются наиболее обшей категорией управленческих документов и играют столь же важную роль, как и другие специальные системы документации (финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация, отчетно-статистическая документация, банковская документация и др.). Именно организационно-распорядительные документы непосредственно связаны со структурой и процессами управления и относятся к ценнейшим информационным ресурсам организации. Не случайно для значительной части этих документов нормативно установлен постоянный срок хранения и они включаются в информационные ресурсы Архивного фонда России.

Использование ретроспективной информации при подготовке служебных документов.

Для того, чтобы эффективно использовать архивные документы, архив организации создаёт научно-справочный аппарат к этим документам - описи дел, картотеки, каталоги, указатели, обзоры документов ,базы данных.

Использование документов, хранящихся в архиве производится в разных формах. К ним первую очередь относится выдача гражданам и организациям архивных справок, архивных копий документов, выписок из них, необходимых для обеспечения прав и законных интересов граждан и организаций. Порядок выдачи архивных справок чётко регламентирован ведомственными правилами.

Документы архивов учреждений используются подразделениями, организациями и должностными лицами в целях выполнения возложенных на них функций.

Использование документов не должно осуществляться в ущерб интересов Российской Федерации, , а также прав и свобод граждан. При использовании документов должна быть обеспечена их физическая сохранность, а также сохранность содержащейся в них информации.

Решение о предоставлении права пользоваться документами архивов юридическими и физическими лицами, принимают руководители учреждения. с разрешения руководителя делопроизводственной службы, заведующего архивом.

Основными формами использования документов архивов являются:

• выдача дел из архива;

• исполнение запросов организаций и граждан;

• предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

Порядок выдачи дел из архивов.

Документ из архива выдаются:

• для использования работниками организации;

• представителями других учреждений и организаций;

• для проведения архивных работ с документами;

• для проведения работ по созданию страхового фонда, фонда пользования, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности.

Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилищ:

- во временное пользование вне архива;

- для работы в читальном зале архива;

- для проведения работ по копированию, созданию страхового фонда, фонда пользования, специальной обработке документов.

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

- требованиями (заявками) на выдачу дел во временное пользование в подразделение;

- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Требование (заявку) на выдачу дел в подразделения подписываются руководителем подразделения, сотрудник которого получает дело. Решение о выдаче дел в подразделения принимает руководитель делопроизводственной службы, заведующий архивом.

В целях обеспечения сохранности документов и улучшения работы по их использованию в архивах может создаваться фонд пользования. Фонд пользования – совокупность копий документов архива на бумажных носителях и других носителях, дающих возможность при необходимости представить документ в виде копии. Фонд пользования создаётся на комплекс наиболее интенсивно используемых документов в целях ограничения выдачи подлинников документов. Выдача документов фонда пользования архива проводится по журналу выдачи документов фонда в котором указываются: номер по порядку, дата выдачи, шифр копии, характер использования, срок выдачи в подразделение или работы с документом в архиве, название структурного подразделения, сотрудник, которому выдана копия, его подпись, дата возврата.