Информационные модели, объекты автоматизации в системе организации управления.
Процесс управления.
Под системой управления персоналом понимается совокупность функционально связанных органов управления, пунктов управления, систем связи, систем и средств автоматизации управления, а также специальных систем, обеспечивающих сбор, обработку и передачу информации.
В процессе выполнения функций органы управления осуществляют управленческую деятельность, которую можно рассматривать как процесс переработки информации.
Сбор информации
Решения
План
Организация
Контроллер
Мотивация
Управленческая деятельность может быть представлена как совокупность определенным образом связанных задач управления.
Задачи управления решаются должностными лицами органов управления и так же, как управленческая деятельность, представляют собой процесс переработки информации.
Можно выделить три типа взаимосвязанных информационных процедур, заключающихся в реализации того или иного механизма переработки входной информации в конкретный результат и индивидуально выполняемых должностными лицами:
1. Полностью формализуемые информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации остается неизменным и полностью определен. К таким процедурам относятся поиск, учет, хранение, передача информации, печать документов. Данные процедуры лучше всего поддаются автоматизации с применением ЭВМ. Они могут выполняться без участия или с минимальным участием человека.
2. Неформализуемые информационные процедуры, при выполнении которых создается новая уникальная информация, причем алгоритм переработки исходной информации неизвестен. Принципиально существуют две процедуры такого типа:
формирование множества альтернатив выбора (например, вариантов выбора инвестиционных проектов)
собственно выбор одного варианта из данного множества.
Такие процедуры реализуются должностными лицами с использованием результатов выполнения информационных процедур первого типа. Данную процедуру решает специалист высокого класса.
3. Плохо формализуемые информационные процедуры, при выполнении которых алгоритм переработки информации может изменяться, и полностью не определен. Данные процедуры не могут выполняться без участия человека. Человек должен быть высокой квалификации. Реализация одним должностным лицом, и включая несколько формализованных и неформализованных информационных процедур. Порядок выполнения, которых определяет должностное лицо, исходя их обстановки.
Неформализуемые могут изменяться на плохо формализованные, а в дальнейшем на формализованные информационные процедуры.
Таким образом, основу функционирования системы управления предприятиями и фирмами составляет управленческая деятельность органов управления, которая осуществляется должностными лицами, и включает решение связанных между собой задач управления. Отдельные задачи управления и управленческая деятельность в целом представляют собой процесс переработки информации. Переработку информации осуществляют должностные лица органов управления путем выполнения информационных процедур.
Объекты автоматизации как элементы управленческой деятельности, осуществляемой системой управления.
1. Управленческая деятельность органов управления и должностных лиц.
2. Задачи управления персоналом, решаемые руководством фирмы в целом или должностными лицами (должностным лицом) в процессе управленческой деятельности.
3. Полностью и плохо формализуемые информационные процедуры, Индивидуально выполняемые должностными лицами при решении различных задач управления.
Уровень автоматизации управленческой деятельности, задач управления и информационных процедур может быть различным. Он зависит от возможностей по разработке программного обеспечения, имеющихся технических средств, а также от других причин, в том числе и чисто психологических, связанных с готовностью и желанием должностных.
Каждому объекту автоматизации можно поставить в соответствии типовое программное средство, которое целесообразно применять при автоматизации конкретного элемента процесса переработки информации.
1. Принцип построения АСУ от фотографии, то есть по принципу «автоматизировать то, что есть». Такие АСУ принято называть фотографическими. Согласно этому принципу анализируется уже существующая система управления и строится модель реализуемой ею управленческой деятельности без изменения структур и задач элементов существующей системы управления. Если же предполагается автоматизировать управление сложным, плохо изученным объектом, в условиях неполной и неточной исходной информации, применение фотографической АСУ может оказаться малоэффективным или неэффективным.
2. Т.е. по принципу «делать так, Как должно быть». Такие АСУ будем называть модельными. Согласно этому принципу проводится анализ объекта управления, а также существующей системы управления и строится модель деятельности новой системы, способной решить возникшие проблемы управления объектом. Таким образом, при этом подходе предполагается автоматизировать управление с одновременным изменением (при необходимости) существующей структуры системы управления, а также целей и задач управления.
Построение модельных АСУ, несомненно, улучшает качество управления, однако создание адекватной модели деятельности оптимальной системы управления сложным объектом на начальном этапе автоматизации в большинстве случаев является практически неразрешимой задачей.
3. Принцип построения АСУ от потребностей к практике (многошаговый подход).
Согласно этому принципу на начальном этапе автоматизируется деятельность конкретных должностных лиц последовательно, начиная с автоматизации простейших информационных процедур по мере их накопления, оценки эффективности их использования и корректировки объединяются в АИС, автоматизирующие решение задач управления и управленческой деятельности в целом
При такой автоматизации управленческой деятельности уточнение целей и задач управления, а также изменение состава и структуры системы управления происходит постепенно, а автоматизация выполнения информационных процедур проходит всестороннюю проверку еще в процессе создания АСУ. Кроме того, должностные лица постепенно обучаются работе на ЭВМ, и в их сознании укрепляется уверенность в необходимости использования ЭВМ в практической работе. Все сказанное выше обеспечивает успех автоматизации управленческой деятельности.
Принцип создания АСУ «от потребностей практики» базируется на трех основных (отчасти противоречивых) требованиях:
внедрение средств автоматизации должно быть поэтапным (от простого к сложному), но при этом уже на начальных этапах в упрощенном виде необходимо видеть и учитывать конечные цели автоматизации;
необходимо учитывать готовность организационной структуры и должностных лиц к использованию средств автоматизации в своей работе и стараться в первую очередь планировать автоматизацию тех элементов управленческой деятельности, где эта автоматизация даст максимальный эффект либо по простоте и оперативности решения практических задач, либо по качеству их решения;
требуется свести к минимуму на первых этапах автоматизации попытку полного учета организационной инфраструктуры органа управления и сосредоточить усилия на автоматизации деятельности конкретных должностных лиц.
Каждый из перечисленных выше подходов может быть применен при создании конкретной АСУ. Если цели и задачи системы управления точно определены и управленческая деятельность хорошо формализуется, целесообразно строить АСУ по принципу «от фотографии». Если есть возможность разработать модель оптимальной системы управления, целесообразно строить АСУ по принципу «от модели». Если автоматизация управления находится на начальном этапе, в любом случае целесообразно создавать АСУ в соответствии с принципом «от потребностей практики» и по мере накопления информационных и расчетных задач, автоматизирующих отдельные информационные процедуры, приступать к созданию фотографических или модельных АСУ.
Порядок проведения информационного обслуживания управленческой деятельности.
Должностные лица.
Специалисты или исследователи.
Основными приемами при изучении является:
Документация
Проведение экспертного опроса конкретных должностных лиц.
Специализация по организации управленческой деятельности.
Конечными целями информационного обследования являются:
выявление (уточнение) объектов автоматизации в системе управления;
построение их информационных моделей;
составление перечня программных средств и баз данных, необходимых для автоматизации управленческой деятельности;
определение порядка работы должностных лиц с использованием средств автоматизации;
проведение предварительной оценки повышения производительности и качества управленческой деятельности должностных лиц с использованием предлагаемых средств автоматизации;
оценка предполагаемых затрат различных ресурсов, включая необходимый состав технических средств.
Разработка и построение информационных моделей объектов автоматизации.
Важнейшей целью информационного .обследования является разработка информационных моделей управленческой деятельности и отдельных ее элементов (объектов автоматизации).
Информационная модель управленческой деятельности (объекта автоматизации) представляет собой описание информационных потоков, определяющих основное содержание деятельности органа управления и (или) должностных лиц.
Конкретный вид информационной модели определяется типом объекта автоматизации: при автоматизации деятельности органа управления или должностного лица - эта перечень взаимосвязанных задач управления; при автоматизации задачи управления перечень взаимосвязанных информационных процедур; при автоматизации информационной процедуры - описание трех взаимосвязанных элементов:
входной информации, которая мажет (или должна) использоваться в процессе реализации данной процедуры;
выходной информации, которая должна быть получена в результате выполнения процедуры;
механизмов переработки входной информации в выходную.
Информационные модели элементов управленческой деятельности, как правило, являются достаточно обобщенными и не содержат детализации описаний информационных связей между объектами автоматизации и механизмов переработки информации. Детализация описания информационных связей между объектами автоматизации до конкретных параметров и документов, а также конкретных механизмов переработки информации осуществляется в процессе создания информационных и расчетных задач на этапе разработки технического задания и, что особенно важно, - на этапе оперативных постановок задач.
Содержание информационной модели, помимо типа объекта автоматизации, зависит от принятого подхода к автоматизации управленческой деятельности и может описывать как существующий, так и требуемый (улучшенный) состав входной и выходной информации, а также механизм ее переработки.
Построение информационной модели начинается с определения информации, которая должна быть получена в результате управленческой деятельности в рамках рассматриваемого .объекта автоматизации (выходной информации объекта автоматизации).
Как правило, информация, которая должна быть получена в результате управленческой деятельности, хорошо известна должностным лицам для любого типа объекта автоматизации. Она составляет основу разрабатываемых в органе управления документов и поэтому в принципе мажет быть детализирована до конкретных параметров.
После того как четко определена выходная информация, следует переходить к определению исходных данных (входной информации) для решения задачи, а затем наиболее сложной части информационной модели – к описанию механизмов переработки входной информации в выходную.