3.3.2. Нормы управляемости

Необходимость определения норм управляемости обусловлена тем, что для создания результатов труда необходим труд большого числа людей. Один человек не в состоянии планировать, организовывать и контролировать их деятельность. Поэтому руководитель вынужден формировать иерархические уровни управления, что порождает следующие проблемы:

1. возникает необходимость увеличения затрат на управление, которые идут на установление горизонтальных и вертикальных связей и на координацию деятельности различных уровней управления;

2. увеличиваются потери и искажения информации при передаче ее с одного уровня на другой;

3. увеличивается время на принятие управленческих решений, организацию их исполнения и контроля исполнения.

Таким образом, возникает совокупная проблема стоимости уровня управления, которая неизбежно ставит вопрос о том количестве подчиненных, которым эффективно может управлять руководитель.

Наиболее традиционным ответом на вопрос о нормах управляемости или диапазоне управления является следующий: от 4 до 8 на верхнем уровне управления и от 8 до 16 человек - на более низких уровнях.

Теория связей «руководитель-подчиненный», предложенная французским консультантом по управлению Грайкунасом в 1933 году, дает представление о степени возрастания сложности управленческой деятельности в зависимости от количества подчиненных.

Согласно этой теории, между руководителем и подчиненными существуют три вида связей:

1) прямая единичная связь — т.е. непосредственная связь руководителя с каждым из его подчиненных. Если у руководителя А есть два подчиненных В и С, то у него существуют две прямые единичные связи А-В и А-С;

2) прямая групповая связь, которая существует между руководителем и любой возможной комбинацией подчиненных, т.е. руководитель может работать с одним подчиненным в присутствии другого (или других) или со всеми вместе. Если у руководителя А два подчиненных В и С, то возможны связи: А-В в присутствии С, А-С в присутствии В, А-В и С одновременно;

3) перекрестная связь - когда подчиненные работают друг с другом под контролем руководителя. Возможна одна перекрестная связь В-С - под контролем А.

Количество связей, которые должен контролировать руководитель, определяется по формуле

k = n(2ⁿ/ 2 + п +1)

где n - количество подчиненных.

Например, количество подчиненных 2- кол-во взаимосвязей 6; при n = 5, k = 100; при n= 9,

k = 2376.

Достоинством теории Грайкунаса является то, что она позволяет установить степень усложнения управленческой деятельности при увеличении числа подчиненных. Недостаток - отсутствие учета интенсивности и продолжительности связей «руководитель-подчиненный».

К основным факторам, влияющим на сокращение количества контактов, относятся следующие:

1 профессиональная подготовленность подчиненного. Очевидно, что чем она выше, тем

меньше времени нужно руководителю на служебные контакты с подчиненными; четкое

формулирование стоящих перед подчиненными задач, поскольку нечетко поставленная

задача либо вообще не будет выполнена, либо потребует от руководителя больших

временных затрат;

2. четкое формулирование стоящих перед подчиненными задач;

3. делегирование полномочий, т.е. подчиненный должен обладать полномочиями, достаточными для принятия решений, необходимых для выполнения сформулированных задач;

4. темпы развития организации - чем быстрее развивается организация, тем большая нагрузка по контактам с подчиненными ложится на руководителя;

5. использование объективных оценок деятельности подчиненных. Если подчиненные знают, что результаты их работы фиксируются и при их оценке используются объективные нормы, то у них нет необходимости часто докладывать руководителю о достигнутом результате;

6. используемая техника связи, которая дает возможность руководителю оперативно взаимодействовать с подчиненными, не вступая в непосредственный контакт с ним.