Доповідні і пояснювальні записки

Доповідна записка — це письмове повідомлення на ім’я керівника установи, організації, в якому описується певний факт, певна подія, повідомляється про ви-конання окремих завдань, службових доручень.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керів-ника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підроз­ділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керів­никові вищої організації. Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лако­нічним; найкраще поді-лити його на частини. У кінці пода­ються чітко сформульовані висновки й пропо-зиції. Доповідні записки пишуть від руки чи передруковують.

Різновидом доповідної записки є пропозиція. Це доку­мент, в якому особа (установа) висловлює конкретні пропозиції із певних питань. Текст пропозиції містить лише вступ (обґрунтування) та висновки (перелік пропозицій).

Пояснювальна записка — це письмове пояснення си­туації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівників (най­частіше порушення дисципліни, неви-конання роботи) на ви­могу керівника. Інколи це вступ до якогось документа (плану, звіту, проекту). У такій пояснювальній записці автор обґрун­товує мету, актуальність, новизну певного документа; викла­дає структуру, зміст та функ-ціональне його призначення.

За формою доповідна, пояснювальна записки та пропо­зиція близькі й містять такі реквізити:

1. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому пода­ється службова запис-ка.

2. Назва документа.

3. Заголовок.

4. Зміст записки.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис.

6. Дата складання записки.

Якщо ці документи не виходять за межі установи, то вони можуть оформля-тися на звичайному аркуші паперу, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і звичайно реєструють.

Зразки службових записок:

Кафедра гуманітарних наук Директорові професійно-

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА технічного училища № 46

25.09.95 №34-12/243 доц. Савчуку О. П.

Про збільшення кількості годин

Мовна культура — один з найважливіших показників на­шої духовної культури. Усне й писемне мовлення кожної лю­дини свідчить про рівень її освіченості, інтелігентності.

Щоб грамотно говорити й писати, потрібно передусім по­стійно вивчати рідну мову, вдосконалювати знання, набуті в середній школі. Писемне мовлення учнів І курсу хибує чис­ленними відхиленнями від орфографічних і пунктуаційних норм української мови. Заняття з практичного курсу допо­магають повторити й удосконалити знання студентів з орфографії та пунктуації української мови, виробити навички гра­мотного письма. Значна частина занять з української мови зорієнтована на вдосконалення зв'язного мовлення. На жаль, таких занять лише дві години на тиждень. Просимо навчаль­ну частину училища розглянути це питання й збільшити кіль­кість тижневих годин на вивчення рідної мови. Адже мова — генетичний код нації, який поєднує минуле з сучасним, про­грамує майбутнє й забезпечує буття нації у вічності.

Завідувач кафедри (підпис) М. С. Стельмах

Директорові загальноосвітньої

середньої школи № 56

Матвієнку Р. М.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

21.05.2004 №13

Про порушення навчальної дисципліни

Учні 10-В класу не з'явилися на урок з біологи тому, що відвідували виставку комп'ютерів. Виставку організувала на­уково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила учнів на 11-ту годину.

Керівник класу (підпис) В. і. Гнатевич

Програма курсу «Ділова українська мова»

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

У добу творення незалежної Української держави, копи прийнято закон про надання українській мові статусу держав­ної, питання культури мови набувають особливої ваги. Шир­шає коло тих, хто пише, читає та розмовляє українською мо­вою як рідною. Писемне спілкування в державному, суспіль­ному, політичному, господарському житті, у ділових відносинах між організаціями та установами, в органах управління пере­ходить на українську мову. Часто недосконале володіння ук­раїнською мовою спричиняє появу чималої кількості типових помилок, хибних висловлювань, спів-покручів і знижує рівень культури мовлення в загальнонаціо-нальному вимірі. За таких умов дуже важливо озброїти знанням про ділові папери сту­дентів вищих закладів освіти, адже саме за допомогою діло­вих документів, листів установлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між за-кладами, підприємствами, інституціями, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Ділова українська мова — одна з дис­циплін, що вивчається на першому курсі. Вона передбачає вивчення різних видів ділових до-кументів, набуття студента­ми навичок їх укладання, засвоєння етикету ділової ко-респонденції. Програмою також передбачено оволодіння норма­ми літературної мови: графічними, орфографічними, лексич­ними, морфологічними, синтаксични-ми, стилістичними та пунктуаційними.