2. Принципи сучасних інформаційних систем

До найважливіших принципів сучасних інформаційних систем належать такі:

1. Принцип повноти інформаційного забезпечення керівника. Будь-яка інформаційна система — це інструмент технології управ­лінської діяльності. З одного боку, вона має максимально враховува­ти особисті риси й стиль роботи керівника, з іншого — інформаційні системи не можуть бути абсолютно персоніфікованими хоча б тому, що в реальному житті відбувається зміна керівників різних рангів, і створені за їхньою участю інформаційні системи не можуть природ­но ліквідовуватися й заново створюватися при кожній зміні керів­ників. Потрібна їхня певна універсальність, спроможність адаптува­тися до стилю конкретного керівника без значних змін математич­ного забезпечення і реорганізації банку даних. Із зазначеного випливає другий принцип.

2. Будь-яка інформаційна система повинна мати властивість адап­тації до стилю і методів, котрі застосовує конкретний керівник.

3. Третій принцип можна сформулювати так. Математичне забез­печення інформаційної системи має передбачати можливість агрегування інформації за рівнями управління й давати змогу керівни­кам верхніх рівнів користуватися інформацією нижчих рівнів.

4. Інформаційні системи слід створювати, враховуючи можливість забезпечення максимуму зручностей і можливостей для безпосередніх користувачів. Інформаційні системи — це типові людино-машинні системи. Для них важливо по можливості повно регламентувати поведінку людей, інтелектуальні можливості яких значною мірою визначають ефективність функціонування системи в цілому. Це до­сягається створенням системи організаційно-правової документації, що визначає дії всього персоналу.

5. Принцип прямої участі керівників усіх рівнів ієрархічної струк­тури управління при створенні інформаційної системи.

6. Принцип створення за будь-якої ситуації інформаційної неза­лежності керівників різних рівнів.

Ситуацію, коли керівник, щоб дізнатися про стан справ у тому або іншому напрямі діяльності підприємства, має звертатися за інформа­цією до особи, яка очолює відповідну функціональну службу, варто визнати неоптимальною, оскільки в багатьох випадках інформація при цьому підлягає суб'єктивному перекручуванню. Це положення справджується тим більше, чим сильніше підприємство схильне до роботи в режимі "пожежного управління", тобто управління мето­дом ліквідації небажаних наслідків прийнятих раніше рішень, а не попередження виникнення їх. Практика підготовки численних дові­док і оглядів саме й відбиває ту обстановку інформаційної залеж­ності, в якій змушені працювати керівники в багатьох випадках.

7. Принцип інформаційної рівноправності. Прагнення бути інфор­мованим краще вищого начальника є для кожного керівника при­родним, хоча не завжди й усвідомленим, і відображає факт поділу функцій та делегування повноважень. Цей психологічний момент необхідно враховувати керівникам вищого рівня. Керівники вищо­го рівня за допомогою інформаційної системи управління підприєм­ством одержують різноманітну інформацію про стан виробництва і ресурсів, минаючи керівництво функціональних служб. Це спонукає останніх підвищувати рівень власної інформованості, компетенції та позитивно позначається на всій управлінській діяльності. За таких умов на підприємстві починають цінувати й розуміти значення інфор­мації для управління, що забезпечує достатній рівень інформаційної рівноправності, достовірність і вчасність одержання інформації.

Успіхи в галузі електронно-обчислювальної техніки різко сприя­ли зниженню вартості переробки і збереженню інформації та ство­ренню інтегрованих управлінських систем. При створенні інтегро­ваної інформаційної системи передбачається з'ясувати: кому необхід­на інформація; яка необхідна інформація і чому; де одержати інфор­мацію; коли необхідна інформація; як має збиратися інформація?

Інформація потрібна всім: менеджерам, що приймають рішення; контролерам і прогнозистам, що мають інформувати або інструктувати підлеглих; усім працівникам — про їхні умови роботи й осо­бисті зобов'язання; зовнішнім органам, які за статусом мають пра­во на інформацію про справи компанії; власникам акцій.

Ступінь деталізації та форма надання інформації розрізняються залежно від одержувача. Чим вища посада менеджера, тим більше загальна інформація необхідна. Більш того, вона звичайно потрібна не частіше ніж раз на місяць. Наприклад, директор, скоріше за все, вимагатиме щомісячно звіт про прибутки і збитки, балансовий звіт. З іншого боку, прогнозист у магазині буде вимагати щоденних звітів.

Відповідь на запитання "Чому необхідна інформація?" дає чітке уявлення про ступінь деталізації інформації. Менеджер часто не в змозі сформулювати в точних термінах вимоги до інформації, тому таке завдання покладається на особу, яка надає інформацію. Мене­джер сподівається, що інформація допоможе йому прийняти рішен­ня без особливого залучення його в процес збору інформації. Однак він бажає одержати потрібну інформацію в потрібній формі й у по­трібний час. Джерело інформації залежить від того, що потрібно. Це можуть бути дані зовнішнього і внутрішнього середовища, первин­ної або вторинної інформації.

Як має збиратися й оброблятися інформація, залежить від харак­теру інформації, від того, чому і кому вона потрібна. В окремих ви­падках комп'ютерні зведення беззмістовні для будь-кого, крім одер­жувача, в іншому разі інформація докладно повідомляється й ілюс­трується. Запитання "як?" поєднується із запитаннями "як багато?" і "скільки?" необхідно зібрати інформації.

Відповідь на це запитання пов'язана із відповіддю на запитання "чому?". Якщо інформація необхідна й важлива, то допускаються будь-які витрати, але якщо вона лише бажана, то витрати на збір інформації мають порівнюватися з прибутком від використання цієї інформації. Про доцільність звіту або будь-якої іншої інформації не можна судити тільки на тій підставі, що вона корисна для потреб планування й контролю. Витрати на його впорядкування не повинні перевищувати ймовірних вигод, пов'язаних із його використанням. Сумарні витрати на інформацію, оцінені на економічній основі, бу­дуть різними в різних компаніях і залежатимуть від використання методів управління для зняття невизначеності. Зняття невизначе­ності залежить, крім усього іншого, й від удосконалення методів управління. Інформацію не можна розподіляти випадковим спосо­бом і давати всім без винятку. Надмірність інформації свідчить про нераціональне використання ресурсів.

Інформацію слід давати тоді, коли її можна використати щонай­краще. Хоча не варто прагнути до швидкості заради швидкості й не слід забувати, що інформація, яка постійно запізнюється, може бути марною або вести до дій, що не відповідають новій ситуації. З іншого боку, немає рації розробляти інформацію швидше, ніж її можна вико­ристовувати, якщо тільки її більш раннє одержання не знижує витрат.

Точність інформації потрібна не заради точності. Забезпечення даними, обчисленими з точністю до копійки, часто суперечить необ­хідності видавати дані вчасно й у вигляді, зручному для оперативно­го використання. Найчастіше час даремно витрачається на обчис­лення з непотрібним ступенем точності. У статистичних даних про збут можна нехтувати копійками, якщо сумарна помилка несуттєва для мети аналізу. Вплив, який справляє звітність, визначається не тільки змістом, а й швидкістю засвоєння його (впливу) змісту. Мета правильного надання інформації має полягати в тому, щоб, викорис­товуючи знайому читачу мову, звернути його увагу на важливі факти.