1. Роль інформації в управлінні.

2. Принципи сучасних інформаційних систем

3. Види інформаційних систем

1. Роль інформації в управлінні.

Ринкова економіка не може існувати без розвинутої інформацій­ної інфраструктури, без інформатизації бізнесу. Жорсткі й мінливі вимоги ринку ставлять перед менеджерами високі вимоги, тому що саме вони ухвалюють і організовують реалізацію ухвалених рішень, несуть відповідальність за успіх свого підприємства. Важливу роль відіграють і такі фактори, як інформація та комунікації.

Усвідомлення ролі інформації в управлінській діяльності не­від'ємне від з'ясування ролі інформації в розвитку економіки та суспільства в цілому. В історії розвитку людства виділяють дві епо­хи розвитку процесів інформаційного уречевлення знань: доіндустріальну та індустріальну. Якщо феномен першої інформаційної ре­волюції пов'язаний з появою друкарського верстата, то другий — із появою в середині XX ст. ЕОМ як підсилювача інтелектуальних можливостей людини. Джерелом інформатизації є знання.

Однією з причин невдалого розповсюдження АСУ в нашій країні до початку 90-х років було, зокрема, недостатнє з'ясування того факту, що в соціально-економічних системах проблема полягає не стільки в автоматизації (приклад із "Дженерал моторз"), яка сприймалася як полегшення праці, скільки в розширенні можливостей пізнання зако­нів і процесів функціонування організаційно-виробничих систем за рахунок усунення невизначеностей у процесі вироблення управлін­ських рішень та оцінювання наслідків виконання їх.

Проблемам інформатизації в Україні приділяється значна увага. Так, відповідно до Указу Президента України "Про державну полі­тику інформатизації України" (травень 1993 р.) розроблено Концеп­цію державної політики інформатизації й Основні напрями Націо­нальної програми інформатизації.

У Концепції інформатизація трактується як процес оволодіння суспільством сучасними засобами інформатики й системного аналі­зу. Основні напрями Національної програми інформатизації Украї­ни включають 12 розділів, 6 із яких відбивають галузеву структуру управління народним господарством, інші — напрями роботи в сфері формування інфраструктури інформатизації, фундаментальних до­сліджень і розробок, управління і правового забезпечення інформа­тизації, підготовки кадрів і міжнародного співробітництва. а{\к

У науковій літературі є різні концепції інформації. Сучасні розроб­ки з теорії інформації належать таким відомим ученим, як Н. Віннер, А. Колмогоров, К. Шеннон, В. Глушков, Р. Абдєєв та ін. На думку деяких дослідників цієї проблеми, закони організації та розвитку соціально-економічних систем зумовлені законами інформації. Ана­ліз таких понять, як порядок, хаос, організація, стихійність, управлін­ня, самоорганізація доцільно здійснювати з позицій виявлення спе­цифіки їхніх взаємозв'язків і взаємодії, контролю з боку людини. Мірою будь-яких змін в організаційно-виробничій системі — виник­нення нової структурно-функціональної впорядкованості чи нарос­тання структурно-функціональної хаотичності — є інформація.

Отже, хаос в організаційно-виробничій системі не може виникну­ти сам по собі, стихійно. Хаос — це завжди інформаційно-зумовлений і керований процес, результат відповідного цілеспрямованого впливу, результат докладання конкретних зусиль, дій для досягнен­ня конкретної мети. Той чи інший тип процесу переходу від поряд­ку до хаосу — процес завжди програмований і керований. Протікання яких-небудь доцільних процесів у тій або іншій фірмі завжди зумов­лене участю в них відповідних суб'єктів управління.

Інформаційна взаємодія або функціональне буття інформації ро­бить різні економічні явища якісно однорідними й порівняльними одного з одним. Разом з тим усі зовнішні форми вираження й кіль­кісні співвідношення, притаманні різним економічним явищам, про­цесам, можна розкласти на інформаційні складові та виразити в єдиних універсальних одиницях інформації.

Економічна діяльність, і особливо її складова — управлінська діяльність, за своєю сутністю ґрунтується на певній інформації, яка в свою чергу створює додаткову інформацію, тобто в кінцевому підсум­ку це інформаційна діяльність щодо середовища існування.

Фактори та результати економічної діяльності людей: товари, по­слуги, нові технології, методи організації праці й виробництва, нові підготовлені фахівці — являють собою певне (уречевлене або персо­ніфіковане) наукове знання, тобто певним чином перероблену, зафі­ксовану й закодовану в продуктивних силах суспільства інформа­цію. Усі продукти людської діяльності є носіями втіленої в них інфор­мації в процесі їхнього безпосереднього створення.

Зростання ролі й масштабу різноманітної інформації в розвитку суспільства, з погляду визначення витрат на створення матеріально­го і нематеріального багатства суспільства, та поява нових можливо­стей більш ефективного використання наявних ресурсів за допомо­гою інформації приводять до висновку, що субстанцією економічних явищ є інформація, а праця — лише механізм уречевлення інфор­мації, яка відбиває пізнання матеріального світу в бажані форми об'єктів, процесів, явищ тощо.

Інформаційна характеристика результатів людської діяльності не викликає сумнівів. Так, здійснюючи процес відтворення громадського життя, люди вступають у певні зв'язки і відносини. Останні ма­ють інформаційну природу, тобто змістом усіх відносин між людьми в процесі відтворення є інформаційна взаємодія. Навіть виникнення й існування людського суспільства зумовлене існуванням самої мож­ливості інформаційного обміну між його окремими членами.

Предметним носієм певним чином закодованої інформації є процес праці, виробництва. Особлива доцільна форма витрат робочої сили враховується певним способом. Витрати праці на виробництво товару враховуються і в інформаційному змісті як конкретна якість та кількість витраченої праці, втіленої в конкретному робочому часі. Уречевлені інформаційні витрати праці на виробництво товару — певним чином закодована інформація — набувають доцільної еко­номічної форми вираження — вартості й ціни. У ціну товару в інфор­маційному змісті включаються не тільки сукупні витрати праці, а й їхня структура, що відбивається у відповідних статтях витрат вироб­ництва продукції (калькуляції собівартості).

Наявність закодованої інформації в товарі, продукті очевидна. Так, новинка завжди привертає увагу потребою одержання інфор­мації про неї з погляду як її характеристик, так і процесу її створен­ня. Промислове шпигунство виникло й існує саме з метою одержан­ня інформації про нові технології, продукти тощо, тобто з метою декодування уречевленої в них інформації.

Увесь відтворювальний процес виробництва товару від задуму (ідеї) до кінцевого матеріального втілення його протікає під контролем людини, а тому має доцільний характер. Сама трансформація витраче­ної праці в певну інформацію та перетворення її у форму економічних витрат, що вимагають відшкодування, можливі лише завдяки участі людини в цьому процесі та управління цим процесом з боку людини.

Усі економічні категорії насамперед інформаційні, оскільки вони — результат доцільної людської діяльності, внутрішнім змістом якої є інформація.

Управлінську діяльність можна подати у вигляді цілісно існуючої системи інформаційних взаємодій персоналу фірми. Оволодіння і управління механізмом уречевлення та персоніфікації відношень — це ключ до управління не тільки поведінкою окремої людини, а й до управління різноманітними процесами міжособової взаємодії людей.

Інформація виконує в управлінні таку ж роль, як і фари для водія в нічний час. Фари освітлюють дорогу попереду, але не знімають необхідності прийняття правильних рішень і дій. Хоч ми й говори­мо, що менеджер приймає рішення для конкретного випадку, насправді він приймає рішення на основі інформації про цей випадок. Мета управлінської інформації — забезпечення інтегрованої системи звітності, котра дає кожному рівню управління необхідну інформа­цію в потрібний час. Рішення мають ґрунтуватися на кращій на­явній інформації в тих межах, у яких забезпечення такою інформа­цією виправдано економічно.

Інформація сьогодні розглядається як один із найважливіших ресурсів розвитку суспільства поряд із матеріальними, енергетичними й людськими. Як справедливо зазначають дослідники цієї пробле­ми, "...інформація завжди була ресурсом, але лише зовсім недавно ми побачили перші проблиски сприйняття інформації в тому ж аспек­ті, у якому економісти розглядають матерію й енергію як ресурси".

Інформація як сукупність необхідних даних для успішного про­ведення аналізу, контролю, прийняття й організації виконання управ­лінських рішень виступає невід'ємним елементом ефективного управ­ління організаційно-економічними процесами взагалі й підприєм­ницькою діяльністю зокрема. З одного боку, вона відбиває умови, властивості, закономірності, особливості функціонування як об'єкта, так і системи його управління. З іншого — опосередковує трудову діяльність людей, конкретні форми відносин між ними, постійно ви­користовується в управлінні виробництвом, розподілом, обміном та використанням виготовленого продукту.

Досить часто поняття інформація ототожнюється з поняттями відомості, повідомлення. Усі ці поняття мають спільну властивість відбивати (правда, в різній формі) реальні процеси, явища та зв'язки на мікро - і макрорівнях, інформувати про успіхи або проблеми, що несуть нові, більш глибокі знання керівнику про процеси, якими здій­снюється управління. Розвиток інформації в управлінні підпорядкова­ний одержанню нових або додаткових відомостей про об'єкт управління, достатніх для аналізу, прийняття рішень, організації та контролю.

Процедурно-управлінська діяльність являє собою облік, збір, опра­цювання й видачу нової інформації, що сприяє здійсненню організа­ційно-виробничих процесів і приведенню їх у відповідність до по­ставлених цілей. Інформація в управлінському процесі виступає од­ним з основних факторів існування цього процесу. Як своєрідний специфічний продукт і предмет управлінської діяльності інформа­ція має такі особливості. Виступаючи на певному етапі процесу управ­ління продуктом праці, на наступному етапі вона виступає як пред­мет праці; має властивість тривалого й багатократного застосування і при використанні не втрачає своїх споживчих властивостей; має здатність накопичуватися. Інформація вічна з погляду її викорис­тання, вона втрачає свої споживчі властивості з появою нових відо­мостей, що поглиблюють знання, тобто відбувається своєрідне мо­ральне зношування інформації; корисні її властивості виявляються лише в споживача і залежать не тільки від цінності закладених ідей, часу її використання, а й від уміння одержувача скористатися нею; може тиражуватися та використовуватися одночасно в багатьох місцях і з різними цілями; структурні підрозділи органів управлін­ня є як споживачами, так і джерелами інформації. Способи надання інформації різноманітні; виробництво її вимагає значних витрат порівняно з витратами на тиражування (копіювання); вона проста в тиражуванні й трудомістка з погляду виробництва.

Інформація як така може нести в собі як позитивні, так і нега­тивні елементи, оскільки існує небезпека, що рішення можуть ґрун­туватися на неправильній інформації. Крім того, в практиці часто ототожнюються поняття інформація і дані. Відмінності між даними й інформацією полягають у тому, що дані — це, як правило, сирі факти, які стають інформацією лише тоді, коли вони оброблені й придатні для контролю та прийняття рішень. Інформація, на відміну від даних, значною мірою є функцією сприйняття. У нездатності оцінити цей факт криється причина розбіжностей між фахівцями й оперативним управлінським персоналом. Дані, як правило, корисні, якщо завдяки їм можна виявити тенденції і порівняння. Порівнян­ня фірм в одній галузі можуть мати неоціненне значення, якщо да­ють змогу дізнатися про оборот капіталу, собівартість, рівень заробіт­ної плати та ін. Форма подачі матеріалів залежить від спромож­ності адресата зрозуміти зміст інформації (наприклад, особа, що не є бухгалтером, навряд чи зрозуміє професійну мову бухгалтерії).

Із застосуванням комп'ютерів багато видів вхідних даних мо­жуть бути використані як вихідні, котрі використовуються в різних підрозділах або для різних завдань. Так, дані контролю запасів ко­рисні для бухгалтерського обліку, постачання, виробництва і збуту; дані про оплату праці корисні для бухобліку, контролю витрат праці, обороту капіталу, пенсій і виробництва.

У практичній діяльності керівників іноді головною проблемою є не брак, а надлишок інформації. Розв'язанню цієї проблеми сприяє класифікація інформації за видами. Уся інформація, що стосується питання, яке розглядається, називається релевантною. Менеджер, зви­чайно, звертає увагу на набагато більший обсяг інформації, ніж він може використовувати для прийняття конкретного рішення. Цю інфор­мацію позначають як узяту до уваги. Та її частина, що має відношення до питання, що розглядається, називається використаною інформацією.

Інформація, яку менеджер узяв до уваги, але яка не стосується завдання, що розв'язується, називається плутаючою, оскільки цей вид інформації сприяє заплутуванню питання.

В організації, де працює менеджер, може циркулювати значно більше інформації, ніж це потрібно для розв'язання конкретних зав­дань. Її називають бюрократичною інформацією. Позбутися бюро­кратичної інформації вкрай важко. Плутаюча інформація -часто ви­користовується як привід для того, щоб ігнорувати релевантну інфор­мацію, яку не взято до уваги. Іншою причиною її ігнорування може бути її важкодоступність.

Менеджера має цікавити насамперед релевантна інформація. Він має прагнути всіляко зменшити імовірність того, що релевантну інфор­мацію буде проігноровано.

Деякі менеджери прагнуть узяти до уваги всю інформацію, що доходить до них. У своїй повсякденній роботі, приймаючи рішення, вони спочатку питають, яка інформація доступна, і тільки потім — яка інформація стосується до справи. Комп'ютери і телекомунікації сприяють цьому процесу. Тим самим обсяг релевантної інформації зменшується, а обсяг плутаючої зростає. Остання взагалі може пара­лізувати роботу менеджера, тому йому слід насамперед концентрува­ти увагу на релевантній інформації і лише після цього аналізувати всю доступну. Основна складність полягає в тому, яку інформацію вважати релевантною. Останнє визначається знаннями менеджера про природу проблем, які стоять перед ним, тим, яких теорій він дотримується. Якщо менеджер погано розбирається в сфері, де він працює, йому буде потрібна більша кількість інформації. Чим більше менеджер буде знати систему, в якій він працює, тим ретельніше він буде добирати інформацію. Це означає, що хоч система, створена спе­ціалістом за системним аналізом (наприклад, система розрахунку заробітної плати), може бути досить простою, але активна участь са­мого менеджера в її розробці необхідна.

В управлінській практиці питанню забезпечення інформаційних потреб менеджерів не завжди приділяється належна увага. Це знач­ною мірою пояснюється складністю проблеми формалізації проце­дури інформаційного забезпечення процесу прийняття управлінських рішень. Чим вища посада менеджера, тим складніше завдання си­стемного забезпечення його управлінською інформацією, тому що розширюється коло напрямів, які має бути охоплено інформаційним забезпеченням, ускладнюється завдання її інтеграції, виникає не­обхідність враховувати особисті особливості споживача інформації та ін. Від фахівця, який буде виконувати це завдання, вимагається не лише знання можливостей обчислювальної техніки, математич­ного забезпечення, загальних основ теорії управління, особливостей конкретного виробництва, а й особистих рис відповідних менеджерів, стилю та методів їхньої роботи, вміння налагодити з ними контакти.

Існує два основних канали інформаційного забезпечення керів­ників: формалізований (ним циркулює регламентована за формою, змістом і часом надання інформація з достатнім ступенем досто­вірності) і стихійний (ним керівникам хаотично надходить вели­чезна кількість найрізноманітніших відомостей, які далеко не завжди об'єктивно відбивають справжній стан речей: телефонні дзвінки, усні звернення або відповіді, службові записки, інформація численних нарад).

Проміжне становище в системі інформаційного забезпечення ке­рівників має інформація, підготовлена за завданням керівників фа­хівцями з того чи іншого питання у вигляді довідок, анотацій, аналізів. При правильно організованій системі інформаційного забезпечення потреба в цільовій одноразовій інформації значно зменшується.

Наявна тенденція до безупинного ускладнення сучасного вироб­ництва, з одного боку, ускладнює питання інформаційного забезпе­чення, з іншого — істотно підвищує роль самої інформації як одного з видів виробничих ресурсів, цінність котрого безперервно зростає.

Як і будь-який вид ресурсів, інформація вимагає вдосконалювання технології збору, передачі, опрацювання, збереження і використання.

Високоефективного інформаційного забезпечення керівництва сучасної фірми досягається шляхом створення управлінських інфор­маційних систем, які охоплюють усі рівні управління. Склад і структу­ра створюваних інформаційних систем значно залежать від розміру організації. Складність управління великими фірмами визначаєть­ся залежністю між кількістю персоналу в компанії і кількістю мож­ливих взаємодій між ним. Якщо кількість персоналу зростає в ариф­метичній прогресії, то кількість можливих взаємовідносин (взаємодій) між ними — у геометричній прогресії. Відомий учений В.М. Глушков, розглядаючи залежність розмірів організації від складності ви­конуваних у ній завдань, зазначав, що на сучасному етапі розвитку суспільства ускладнення завдань управління в організаційних си­стемах в п разів вимагає для її розв'язання більше ніж п виконавців. Якщо в компанії працює 10 чоловік, то кількість способів, якими вони можуть взаємодіяти, наприклад в обговореннях один на один, дорівнює 45. При одній тисячі працівників у компанії аналогічна кількість можливих взаємодій один на один зростає до 5 тисяч. Щоб упоратися зі складними комунікаційними потребами, що випливають із сказаного, багато великих корпорацій за рахунок впровадження технічних інформаційних засобів підтримують невеликі розміри апа­рату і мінімальну кількість рівнів управління. У цьому разі зникають умови для занадто великих інформаційних перевантажень нижчих рівнів управління. Наприклад, у деяких компаніях США з оборотом від 3 до 6 млрд дол. штат апарату управління в штаб-квартирах корпорацій менше 100 чоловік, а японська автомобільна фірма "Тойота" має всього 5 рівнів управління.