2.5. Система управління персоналом

Управління персоналом – це багатогранний і складний процес, який характеризується своїми специфічними особливостями та закономірностями. Управлінню персоналом властива системність і завершеність на основі комплексного вирішення проблем його відтворення на рівні підприємства.

Персонал підприємства – це сукупність постійних працівників, що отримали професійну підготовку та або мають досвід практичної діяльності.

В структуру управління персоналом входять також керівники, спеціалісти, службовці, робітники.

Керівники – це працівники, що займають посади керівників підприємств та їхніх структурних підрозділів. До них належать директори (генеральні директори), начальники, завідувачі, керуючі виконанням робіт, майстри на підприємствах, у структурних одиницях та підрозділах, головні спеціалісти (головний бухгалтер, головний економіст, головний інженер, головний механік тощо), а також заступники перелічених керівників.

Спеціалістами вважаються працівники, що виконують спеціальні інженерно-технічні, економічні та інші роботи: інженери, економісти, бухгалтери, нормувальники, адміністратори, юрисконсульти, соціологи тощо.

Службовці – це працівники, що здійснюють підготовку та оформлення документації, облік та контроль, господарське обслуговування (тобто виконують суто технічну роботу), зокрема – діловоди, обліковці, архіваріуси, агенти, креслярі, секретарі, друкарки, стенографісти тощо.

Робітники – це персонал, безпосередньо зайнятий у процесі створення матеріальних цінностей, а також зайнятий ремонтом, переміщенням вантажів, перевезенням пасажирів, наданням матеріальних послуг та ін., окрім того, до складу робітників включають двірників, прибиральниць, охоронців, гардеробників.

В аналітичних цілях усіх робітників можна поділити на основних – тих, що безпосередньо беруть участь у процесі створення продукції, та допоміжних – тих, які виконують функції обслуговування основного виробництва.

Важливим напрямом класифікації персоналу підприємства є розподіл за професіями та спеціальностями.

Професія – це вид трудової діяльності, здійснювання якої потребує відповідного комплексу спеціальних знань та практичних навичок.

Спеціальність – це більш-менш вузький різновид трудової діяльності в межах професії.

Професійний склад персоналу підприємства залежить від специфіки діяльності, характеру продукції чи послуг, що надаються, від рівня технічного розвитку.

Кваліфікація – це сукупність спеціальних знань та навичок, що визначають ступінь підготовленості працівника до виконання професійних функцій відповідної складності.

За рівнем кваліфікації виділяють наступні групи робітників та виконувані ними роботи:

• висококваліфіковані – виконують особливо складні та відповідальні роботи (ремонт і наладка складного обладнання, виготовлення меблів тощо);

• кваліфіковані – виконують складні роботи (метало- та деревообробні, ремонтні, слюсарні, будівельні тощо);

• малокваліфіковані – виконують нескладні роботи (апаратурні, деякі складальні, технічний нагляд);

• некваліфіковані – виконують допоміжні та обслуговуючі роботи (вантажники, гардеробники, прибиральники тощо).

Рівень кваліфікації працівників, спеціалістів та службовців характеризується рівнем освіти, досвідом роботи на тій чи іншій посаді.

Система управління персоналом – це упорядкована сукупність взаємопов’язаних елементів, які відрізняються функціональними цілями, діють автономно, але спрямовані на досягнення загальної мети.

Система управління персоналом базується на стратегії персонального менеджменту.

Стратегія персонального менеджменту – це сукупність принципових підходів щодо реалізації основних завдань кадрового напряму діяльності організації, які відображають особливості її поточного становища та перспективного розвитку.

Складовими стратегій персонального менеджменту є довгострокова стратегія управління персоналом та ресурсне забезпечення функціонування системи управління персоналом.

Довгострокова стратегія управління персоналом повинна враховувати технологічний прогрес організації, прискорення інновацій, вкладання інвестицій в підготовку, розвиток персоналу, створення необхідних умов для підвищення якості та ефективного використання персоналу.

Ресурсне забезпечення системи управління персоналом включає інформаційне, інструментальне, нормативно-методичне, організаційне та фінансове забезпечення.

Інформаційне забезпечення – це сукупність вихідних даних для прийняття управлінських рішень.

Інструментальне забезпечення здійснюється за допомогою адміністративних, економічних та соціально-психологічних методів.

Нормативно-методичне забезпечення – це сукупність зовнішніх і внутрішніх регламентів, а також інших документів (трудове законодавство, посадові інструкції, положення про оплату праці, преміювання, внутрішні методичні положення, рекомендації з питань управління персоналом тощо).

Організаційне забезпечення – це сукупність вимог і умов, що визначають організаційні аспекти функціонування персонального менеджменту (формалізовані вимоги до конкретних посад, критерії відбору, оцінки персоналу тощо).

Фінансове забезпечення – це сукупність витрат на формування, функціонування, розвиток системи управління в цілому і конкретних її елементів (витрати на підбор та відбір персоналу, підготовку та підвищення кваліфікації персоналу тощо).

Метою управління персоналом є ефективне використання персоналу, підвищення творчої та організаторської його активності, створення умов для поглиблення знань, кваліфікації, якості робочої сили.

Головними задачами системи управління персоналом є:

• забезпечення потреб підприємства в трудових ресурсах необхідної спеціалізації та відповідних рівнів кваліфікації;

• формування і підтримування комплексу організаційних, економічних, а також соціально-психологічних умов, які сприяють найбільш ефективному виконанню працівниками покладених на них функцій;

• забезпечення необхідного рівня взаємозв’язку між управлінням персоналом та іншими напрямами менеджменту організації.

Управління персоналом забезпечується взаємодією керуючої та керованої системи.

Керуюча система – це сукупність органів управління і управлінських працівників з певними масштабами своєї діяльності, компетенцією та специфікою виконуючих функцій. Керуюча система представлена лінійними керівниками, які розробляють комплекс економічних і організаційних заходів щодо відтворення і використання персоналу.

Керована система – це система соціально – економічних відносин у процесі відтворення й використання персоналу.

Управління персоналом ґрунтується на таких принципах:

• науковість, демократичний централізм, планомірність, єдність, розпорядження;

• поєднання одноосібного і колективного підходів, централізація та децентралізація лінійного, функціонального і цільового управління;

• контроль за виконанням рішення.

• Управління персоналом передбачає виконання певних функцій:

• планування потреби в певних категоріях персоналу;

• набір та відбір персоналу;

• визначення оплати праці;

• професійна орієнтація і адаптація працівників до конкретних умов роботи;

• забезпечення процесу навчання персоналу;

• оцінювання персоналу;

• розвиток персоналу.

Методами управління персоналом є: економічні, організаційно-розпорядчі, соціально-психологічні.

До економічних методів відносять: прогнозування і планування кадрової роботи, розрахунки балансу робочих місць і трудових ресурсів, визначення основної та додаткової потреби в кадрах і джерел її забезпечення та ін.

Організаційно-розпорядчі методи – це різні способи впливу на працівників, що ґрунтуються на використанні установлених організаційних зв’язків, правових положень і норм.

Соціально-психологічні методи управління персоналом являють собою конкретні прийоми і способи впливу на процес формування і розвитку трудового колективу і окремих працівників. Соціальні методи більшою мірою впливають на весь колектив (соціальне планування, створення оптимального соціально-психологічного клімату та ін.), психологічні – на окремих працівників (методи психологічного відбору, оцінювання персоналу тощо).

Управління персоналом повинно повністю узгоджуватись із концепцією розвитку організації і передбачає такі стадії: формування, використання та стабілізацію.

Формування персоналу охоплює прогнозування структури персоналу, визначення потреб в кадрах, планування, залучення та розміщення персоналу.

Використання персоналу включає професійно-кваліфікаційне та посадове просування працівників, поліпшення морально-психологічного клімату, забезпечення робочих місць.

Стабілізація персоналу забезпечується врахуванням кваліфікації та персональних навичок з формування банку даних, оцінюванням результатів праці для виявлення потенціалу кожного працівника, навчанням, підвищенням кваліфікації.

Планування персоналу є одна із важливих функцій управління персоналом. Планування персоналу полягає в кількісному, якісному, часовому і просторовому визначенні потреби в персоналі, необхідному для досягнення цілей організації. Воно ґрунтується на стратегії розвитку організації, її кадрової політики.

Метою планування персоналу є визначення його кількісного та якісного складу, що забезпечує розвиток підприємства, його економічне зростання в коротко-, середньо- та довгостроковий період.

Первісним етапом планування персоналу є планування потреби в ньому, тобто визначення якісної і кількісної потреби в персоналі, що обумовлена економічним станом підприємства.

Потребу в персоналі визначають з урахуванням кон’юнктури ринку, з тим щоб забезпечити ефективне покриття потреби організації в кваліфікованих працівниках, що є передумовою реалізації її цілей.

Планування потреби проводиться за категоріями персоналу: робітники, професіонали, фахівці і технічні службовці. Потреба в працівниках планується окремо для основного і допоміжного виробництв, за професіями, а також виходячи зі складності робіт – за кваліфікацією. Професіонали, фахівці, технічні службовці групуються за видами діяльності відповідно до функцій управління підприємством.

Зіставлення планової потреби і фактичної чисельності працівників дає можливість визначити зміни чисельності за професіями і посадовими групами, що слугує основою для розроблення програм розвитку персоналу. При цьому вакансії використовуються насамперед для ротації персоналу, планування службової кар’єри і професійного росту працівників, розроблення програм перепідготовки і підвищення кваліфікації. Джерелом комплектування вакансій передусім мають бути працівники, які вивільнені з інших видів діяльності та дільниць виробництва.

Планування набору персоналу ґрунтується на прогнозі, на основі якого визначається потреба в заміні або додатковому наборі співробітників.

Етапи процесу відбору:

• попередній відбір;

• аналіз поданих із заявою документів (свідоцтва, біографії, характеристики тощо);

• анкетування;

• співбесіди під час наймання (у довільній чи підготовленій заздалегідь формі);

• тестування, зокрема психологічні тести;

• перевірка інформації про кваліфікацію;

• оцінювання особистості через моделювання типових для відповідного робочого місця ситуацій.

Набір персоналу підприємства здійснюють за рахунок зовнішніх та внутрішніх джерел.

До зовнішніх джерел належать:

• регіональні біржі праці, державні бюро з працевлаштування;

• комерційні кадрові агентства з працевлаштування;

• система контрактів з навчальними закладами різних рівнів;

• оголошення на телебаченні, радіо, в пресі тощо.

До внутрішніх джерел набору належать:

• підготовка робітників через учнівство на підприємстві;

• просування по службі своїх працівників;

• перепідготовка своїх працівників;

• інформування колективу працівників про наявні вакансії тощо.

Важливим є планування вивільнення персоналу, що пов’язане з появою надлишку робочої сили порівняно із запланованою потребою в ній.

Використання персоналу являє собою комплекс заходів, спрямованих на забезпечення умов для найефективнішої реалізації трудового потенціалу працівників. Воно повинно відповідати цілям організації, захищати інтереси працівників і забезпечувати дотримання законодавства про працю у процесі роботи.

Раціональне використання персоналу означає насамперед досягнення кількісної та якісної збалансованості робочих місць і працівників, поширення гнучких форм зайнятості, забезпечення умов і організації праці, що сприяють повній реалізації трудового потенціалу працівників.

Для характеристики процесу формування стабільності трудового колективу використовують такі показники:

• показник обороту персоналу;

• коефіцієнт стабільності персоналу;

• коефіцієнт плинності персоналу;

• коефіцієнт змінності персоналу.

Важливим напрямом роботи з персоналом в організації під час залучення кадрів є управління трудовою адаптацією.

Адаптація – це оволодіння спеціальністю, а також пристосування працівника до певних соціальних норм організації, установлення таких відносин співробітництва працівника і всього колективу, які сприятимуть забезпеченню ефективної праці, матеріально-побутових і духовних потреб обох сторін.

Адаптація може бути:

• первинна, тобто пристосування молодих кадрів, які не мають досвіду професійної діяльності. Це найчастіше випускники навчальних закладів;

• вторинна, коли працівники мають досвід професійної діяльності, змінюють об’єкт діяльності або професійну роль.

У сучасних умовах великого значення набуває конкурентоспроможність персоналу, яка є результатом його розвитку. Розвиток персоналу досягається через застосування комплексу заходів, що охоплює професійне навчання, перепідготовку, підвищення кваліфікації кадрів, а також планування кар’єри персоналу організації.

Розвиток персоналу є важливим фактором успішної діяльності підприємства.

Завданням плануванням розвитку персоналу є визначення майбутніх вимог, що ставляться до робочих місць, а також планування заходів, необхідних для професійного розвитку працівників.

Потреба в розвитку персоналу визначається через порівняння знань і вмінь працівників з майбутніми завданнями і вимогами.

Успішний розвиток персоналу обумовлений трьома факторами: знаннями, можливостями і поведінкою працівників.

Розрізняють дві групи методів формування та активізації знань, можливостей і поведінкових аспектів:

• формування і розвитку кадрового потенціалу;

• розвитку потенціалу кожного співробітника.

До методів формування і розвитку кадрового потенціалу відносять:

• організаційного розвитку, удосконалення організаційних структур;

• поліпшення стилю управління;

• конфліктного менеджменту, що сприяє міжособистісним комунікаціям і створенню сприятливого мікроклімату;

• техніку групової роботи менеджера.

До методів розвитку потенціалу кожного співробітника належать методи:

• підготовки і перепідготовки працівників, фахівців, професіоналів і керівників;

• підвищення кваліфікації;

• проведення семінарів, конференцій, групових дискусій.

Розвиток персоналу – це сукупність заходів щодо набуття і підвищення кваліфікації працівників, а саме:

• навчання, яке у формі загального і професійного навчання дає необхідні знання, навички і досвід;

• підвищення кваліфікації, тобто поліпшення професійних знань і навичок у зв’язку з розвитком науково-технічного прогресу;

• перекваліфікація, тобто професійна профорієнтація, можливість освоїти нову спеціальність;

• навчання в школі управління і керівництва, що дає необхідні знання і підготовку для призначення на керівну посаду.

Розрізняють два типи професійного навчання:

• загальна (первинна) професійна підготовка;

• підвищення кваліфікації та перепідготовка.

Одним із елементів системи управління персоналом є планування трудової кар’єри.

Як свідчить зарубіжний досвід, необхідно планувати ділову кар’єру з моменту прийняття працівника на роботу до моменту його звільнення.

Розрізняють два види кар’єри: професійну та внутрішньо-організаційну.

Професійна кар’єра характеризується тим, що конкретний працівник у процесі свого трудового життя проходить різні стадії розвитку: навчання, вступ на роботу, професійний ріст, підтримання професійних здібностей і, нарешті, вихід на пенсію. Усі ці стадії працівник може пройти послідовно в різних організаціях.

Внутрішньо-організаційна кар’єра охоплює послідовну зміну стадій розвитку працівника в одній організації і може бути:

• вертикальною-піднімання на вищий ступінь структурної ієрархії;

• горизонтальною-переміщення в іншу функціональну сферу діяльності або виконання певної службової ролі на сходинці, що не має жорсткого формального закріплення в організаційній структурі.

Однією з форм розвитку персоналу, зокрема керівного складу, є створення резерву на заміщення керівних посад і планомірна робота з ним.

Оцінювання персоналу – це заплановане, цілеспрямоване порівняння певних характеристик (професійно-кваліфікаційного рівня, ділових якостей, результатів праці) працівників з відповідними параметрами, вимогами, еталонами.

У практиці господарювання застосовуються три основні методи оцінювання персоналу:

• оцінювання за діловими якостями на основі варіантів якостей, які найбільшою мірою відповідають особистості оцінюваного (бальна або не бальна);

• оцінювання за результатами діяльності, зокрема за ступенем виконання установлених завдань з урахуванням їх значущості;

• система тестових методів оцінювання.

Критерії оцінювання персоналу можна згрупувати на:

• критерії оцінювання результатів роботи: ефективність, професійна майстерність, додержання строків; погодинний виробіток; брак; використання робочого часу; уважність; технологічна дисципліна; ритмічність роботи; частота помилок; швидкість розпізнавання помилок тощо;

• критерії поведінки на робочому місці: використання робочого часу; структура затрат часу на виконання робочого завдання і культура робочого місця; трудова дисципліна; сумлінність; особиста ініціатива; діловитість; готовність приймати самостійні рішення, підвищувати кваліфікацію; завантаженість роботою, передання професійних знань; готовність допомагати колегам; дбайливе ставлення до засобів виробництва.

Оцінювання ділових якостей працівника здійснюється переважно у формі атестації. Організаційно її проведення оформлюється відповідним наказом по підприємству. Її результати використовуються для прийняття організаційних рішень відносно конкретного працівника.