![](/user_photo/2706_HbeT2.jpg)
- •Сергеева к.И. Документирование управленческой деятельности
- •Северодвинск
- •Содержание введение
- •Глава 1. Организация служб делопроизводства
- •1.1. Организационное построение службы делопроизводства
- •1.2. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
- •1.3. Организация работы секретаря-референта
- •Глава 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •2.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •2.3. Виды документов и их классификация
- •Глава 3. Ведение делопроизводства в учреждении
- •3.1. Организация и Учет объема документооборота
- •3.2. Организация контроля за исполнением документов
- •Глава 4. Организация работы с документами
- •4.1. Регистрация и учет поступающих в организацию документов
- •4.2. Подготовка и регистрация оправляемых документов
- •4.3. Прохождение внутренних документов
- •Глава 5. Современное деловое письмо
- •5.1. Деловое письмо в условиях унификации
- •5.2. Правила оформления делового письма
- •5.3. Разновидности писем. Международные письма.
- •Глава 6. Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •6.1. Организационная документация
- •6.2. Распорядительная документация
- •6.3. Оформление и составление управленческой (организационно-распорядительной) документации
- •Глава 7. Документирование информационно-справочных материалов
- •7.1. Система справочно-информационной документации
- •7.2. Система аналитической документации
- •7.3. Правила оформления документов оперативной информации
- •Глава 8. Документирование деятельности коллегиальных органов
- •8.1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
- •8.2. Структура доклада, отчета
- •8.3. Требования к составлению и оформлению протоколов
- •Глава 9. Делопроизводство по личному составу
- •9.1. Основные кадровые документы и их характеристика
- •9.2. Законодательные, нормативные документы, регулирующие кадровую деятельность
- •9.3. Требования к содержанию, оформлению и ведению документации по личному составу
- •Сведения о работе
- •Глава 10. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •10.1. Виды документации по обращениям граждан их характеристика
- •10.2. Порядок регистрации и ведения дел по письменным и устным обращениям граждан
- •Глава 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
- •11.1. Общие положения. Составление номенклатуры дел.
- •11.2. Формирование дел
- •11.3. Подготовка документов к хранению
- •Глава 12. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов
- •12.1. Язык и стиль служебных документов
- •12.2. Особенности официально-делового стиля
- •12.3. Правила машинописного оформления текста, требования к бланкам
- •Практические занятия
- •1. Организация служб делопроизводства
- •2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •3. Ведение делопроизводства в учреждении
- •4. Организация работы с документами
- •5. Современное деловое письмо
- •6. Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •7. Документирование информационно-справочных материалов
- •8. Документирование деятельности коллегиальных органов
- •9. Требования к оформлению документов по личному составу
- •10. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан
- •11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
- •12. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов
- •Задания для самостоятельной работы студентов
- •1. Примерный перечень вопросов для самоконтроля знаний, полученных при изучении дисциплины, текущий контроль
- •73. Корректурные знаки, значение и применение в тексте.
- •2. Перечень контрольных заданий для самостоятельной работы Задачи и деловые ситуации Занятие 1
- •1. Организация служб делопроизводства
- •Занятие 2
- •2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •Занятие 3
- •3. Ведение делопроизводства в учреждении
- •Занятие 4
- •4. Организация работы с документами
- •Занятие 5
- •5. Современное деловое письмо
- •Занятие 6
- •6. Документирование организационно-распорядительной деятельности
- •Занятие 7
- •7. Документирование информационно-справочных материалов
- •Занятие 8
- •8. Документирование деятельности коллегиальных органов
- •Занятие 9
- •9. Делопроизводство по личному составу
- •Занятие 12
- •11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
- •3. Тестовые задания для проверки усвоения знаний
- •Темы контрольных работ
- •Вопросы для подготовки к зачету
- •Список используемой литературы
Глава 11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве
11.1. Общие положения. Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке.
Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов.
Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации.
Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.
В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации.
Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново. Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.