7.3. Правила оформления документов оперативной информации

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Например:

КЕМЕРОВО	КОЛОС	ПЕТРОВУ
КРАСНОЯРСК	КОБРА	МАХИНУ
ТОМСК	ГРАНИТ	ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), – (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Приведем пример телеграммы:

ТОМСК 25

ОБЪЕДИНЕНИЕ

ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ

____________________________________________________________

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.

Тел. 24-02-83. Р/счет ___________________________________

Директор Н.И. Петров

Исх. № ________

Дата ___________

Телефонограмма – документ, создаваемый в связи с устной передачей текста по каналам телефонной связи и записываемый получателем.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.

При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:

наименование вида документа;

адресат;

текст документа;

регистрационный номер документа;

дата документа;

подпись отправителя;

должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму;

должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

время передачи (прием) телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов, а также проверять правильность записи телефонограмм ее повторным чтением в конце передачи.

Принимаемые телефонограммы записываются в журнал, специальные бланки или печатаются на листах А4 или А5 и передаются руководителю (адресату), после их рассмотрения направляются при необходимости исполнителю.

Факсограмма (телефакс, факс) – копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа с учетом следующих правил:

объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;

текст (схема, графическое изображение) выполняется на белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета на одной стороне листа;

не допускается волнистость и деформация листов бумаги.

Электронное сообщение – документ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатанный на принтере, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ или с помощью дискеты.

Электронное сообщение состоит из адресата электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изображений;

в верхней части документа должно быть указание «Передано по электронной почте»;

название файла пишется на латинском языке, не должно содержать пробелов в названии, количество синонимов в названии не должно превышать восьми с расширением rtf (для Word) и рас рением zls (для Excel).

Для отправки документов за подписью главы администрации области или его заместителей электронной почтой файл этого документа должен быть представлен в канцелярию через систему «почтовых каталогов» или на дискете, кроме этого исполнитель представляет подписанный оригинал документа и список для рассылки.

Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность выдается руководителем.

Доверенность содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

дату документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись;

визы согласования;

печать.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта – 14.

Доверенность оформляется на общем бланке организации или на листах бумаги формата А4.

Текст обычно содержит:

наименование доверителя, представителя (наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные);

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Подпись заверяется печатью администрации области, предприятия или структурного подразделения.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:

фамилия, имя, отчество доверителя;

фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;

объем полномочий представителя;

дата;

подпись.