Сергеева к.И. Документирование управленческой деятельности

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

для студентов всех форм обучения

Северодвинск

2012

ББК 65.290-2 я73

УДК 002

А 52

К.И.Сергеева

Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие для студентов всех форм обучения. – Северодвинск: РИО. – Севмашвтуз, 2012. – с. 191.

Учебное пособие подготовлено в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования по специальностям: 080502 «Экономика и управление на предприятии», 080109 «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» всех форм обучения. Термин делопроизводство характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Изучение данной учебной дисциплины направлено на формирование у студентов целостной системы знаний о работе с документацией в процессе осуществления деятельности предприятия и его взаимоотношений с другими организациями.

Дисциплина входит в федеральный компонент цикла специальных дисциплин и является обязательной для изучения дисциплиной учебного плана для студентов указанных специальностей.

Содержание введение

Предлагаемое учебное пособие по дисциплине Документирование управленческой деятельности – результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом.

При составлении данного учебного пособия были использованы исследования известных авторов в области делопроизводства: М.В. Кирсановой, Ю.М. Аксенова, В.И. Андреевой, М.И. Басакова, Т.Н. Бондаревой, П.В. Веселова, М.В. Кузнецовой, М.Т. Лихачева, А.Н. Соковой; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 г. № 68; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»; новый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (требования к оформлению документов), который введен в действие с 1 июля 2003 г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации (включая субъекты Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык), органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности; Закон «Об обращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области» от 9 июня 1995 г., а также материалы собственных исследований и разработок.

Программа дисциплины «Основы документационного обеспечения управления», входящая в число дисциплин подготовки специалистов, составлена в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования Российской Федерации.

Цель дисциплины «Основы документационного обеспечения управления» – дать студентам глубокие знания: о предмете, организационно-правовых документах, нормативно-методических документов.

В процессе изучения дисциплины «Основы документационного обеспечения управления» студенты приобретают знания, которые будут им необходимы в дальнейшей практической деятельности.

Учебным планом и программой по дисциплине предусмотрено чтение лекций, проведение лабораторных занятий, составление управленческих документов (организационных, распорядительных, справочно-информационных, справочно-аналитических), опрос студентов по материалам лекций, предлагаются вопросы для самостоятельной работы и к проведению текущего контроля. В ходе изучения курса рассматриваются два важных и взаимосвязанных элемента механизма управления: первый – это сами документы, второй – делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, понятие документооборота предприятия, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. Приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГСДОУ, УСД, ОРД, ГОСТы по документам и ОКТЭИ классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации.

Ниже приводятся планы лекций, практических занятий, вопросы к самостоятельной работы студентов, текущего контроля, зачету, приводится список основной и дополнительной литературы.

Дисциплина включает (лекций – 16 часов, лабораторных занятий – 16 часов, итоговая форма аттестации – зачет).

При подготовке к зачету студенты имеют с собой пакет управленческих документов самостоятельно разработанных и составленных, правильно оформленных на практических занятиях, положительно ответить на поставленные вопросы, при получении «автомата» учитывается активное участие в дискуссиях, ответы на поставленные вопросы, по материалам прочитанных лекций, на практических занятиях, посещаемость, отчеты за пропущенные занятия.

Учебное пособие по курсу «Документирование управленческой деятельности» включает двенадцать тем:

1. Организация служб делопроизводства.

2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов.

3. Ведение делопроизводства в учреждении.

4. Организация работы с документами.

5. Современное деловое письмо.

6. Документирование организационно-распорядительной деятельности.

7. Документирование информационно-справочных материалов.

8. Документирование деятельности коллегиальных органов.

9. Делопроизводство по личному составу.

10. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан.

11. Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве.

12. Некоторые рекомендации при печатании текстов служебных документов.

Структура учебно-методического комплекса включает:

• введение;

• цели и задачи дисциплины;

• требования к уровню освоения содержания дисциплины;

• объем дисциплины и виды учебной работы;

• распределение часов по темам и видам учебной работы;

• содержание курса;

• планы лекций;

• краткий конспект лекций;

• планы проведения практических занятий, тематических дискуссий и деловых игр, решение ситуационных задач;

• задания для самостоятельной работы студентов;

• вопросы для самостоятельной подготовки студентов (устный или письменный опрос преподавателем);

• вопросы для текущего контроля студентов (письменный опрос);

• примерная тематика рефератов;

• тестовые задания для проверки усвоения знаний;

• примерный перечень вопросов к итоговой аттестации студентов;

• учебно-методическое обеспечение дисциплины.

Основное внимание в учебно-методическом комплексе уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажут прямую помощь в этом трудоемком процессе.

Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства, работе с документацией. Подробно рассматриваются делопроизводственный процесс, включающий составление текстов служебных документов их оформление, движение документов в организации, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу с использованием новых информационных технологий; автоматизация работы, подготовка и передача документов в архив на хранение. Приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области. Отдельной темой дается ведение номенклатуры дел, подготовка документов для хранения в архиве – это наиболее слабое место в работе организаций.