Контрольные вопросы

1. Назовите главные направления деятельности аппарата органов управления муниципального образования.

2. Какие подразделения входят в состав аппарата органов управления муниципального образования?

3. Какова роль информационного обеспечения населения?

4. Какие советы входят в состав комитета по организационной работе?

5. Кто обеспечивает транспортом, связью, мебелью и т.д. администрацию муниципального образования?

6. Что такое информация?

7. Приведите примеры информационных ресурсов.

Темы рефератов

1. Организационная работа аппарата органов управления муниципального образования (на конкретном примере).

2. Взаимодействие подразделений аппарата Главы муниципального образования и администрации по контролю за обращением населения.

3. Информационная система в подразделении администрации города:

– земельный кадастр,

– муниципальные выборы,

– работа с персоналом и другие.

Рекомендуемая литература

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.

2. Андрейкин В. Г. Теория общественного развития: Курс лекций. – Тюмень: ТюмГАСА, 2002.

3. Выдрин И. В., Кокотов А. Н. Муниципальное право России. – М.: Изд-во «НОРМА», 2001.

4. Жариков Е. С. Психология управления. – М.: МЦФЭР, 2002.

5. Силин А. Н. Управление персоналом. – Тюмень: Изд-во «Вектор Бук», 1995.

6. Силин А. Н. Организационное поведение: Учебник для вузов / Под ред. проф. Короткова Э. М. и проф. Силина А. Н. – Тюмень: Изд-во «Вектор Бук», 1998.

Тема 8. Документационное обеспечение управления в муниципальном образовании

Понятие и значение документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления (ДОУ) или делопроизводство (в настоящее время оба термина употребляются как синонимы) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Необходимость фиксировать и передавать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах, с помощью рисунка, графики, письма и т. п. (3 тыс. лет до н. э. – законы Шумера на глиняных табличках). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Объем документации, создаваемой в учреждениях, как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда²⁹.

В 1970-1980 гг. многие считали, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Однако с середины 1980-х гг. бумажный поток документов постоянно увеличивается. Одна из причин этого – использование в процессе создания, подготовки, размножения документов компьютеров и множительной техники, что значительно повысило скорость и снизило трудоемкость этих операций. В то же время до настоящего времени отсутствуют развитые электронные сети обмена информацией, что не дало возможности заменить бумажные носители электронными вариантами.

Растет документооборот и в органах местного самоуправления, что требует постоянного совершенствования делопроизводства, унификации и стандартизации документов, повышения профессионализма сотрудников, внедрения новых автоматизированных систем документообеспечения управления.

Таким образом, значение такой сферы управленческой деятельности, как делопроизводство, постоянно возрастает.

Значение ДОУ объясняется:

1. Органической взаимосвязью понятий:

у правление		информация
делопроизводство		документ

2. Свойством документов отражать и учитывать все сферы деятельности любой организации, в том числе и органов местного самоуправления.

3. Обязательностью ведения многих документов, установленной законами, так как документы охраняют интересы и личности, и государства, и организации.

4. Обеспечением с помощью грамотного делопроизводства своевременности и правильности принятия управленческого решения, его юридической силы, контроля за его выполнением.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование – процесс создания и оформления документа, запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Запись может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) и не на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документ (лат. documentum – доказательство, свидетельство) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, т. е. документ – носитель информации.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы из представления.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т. д.).

Документы затрагивают различные сферы деятельности человека: научные, технические, личные, официальные и др.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

В настоящее время регламентация документирования и документооборота во всех сферах деятельности ведется в нескольких направлениях:

• законодательное регулирование;

• стандартизация и унификация;

• создание нормативно-методической базы общегосударственного действия.

Законодательное регулирование

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязанность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы и т. д.).

Гражданский кодекс РФ установил не только правовые основы деятельности юридических лиц, но и ее документирования (уставы, договоры, доверенности и т. д.).

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» определил, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» называет необходимым условием правового статуса муниципального образования принятие Устава муниципального образования, подлежащего государственной регистрации.

«Основы законодательства об Архивном фонде РФ и архивах» устанавливают, что в архивный фонд России входят все документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались, поэтому многие документы передаются по истечении определенного времени в государственные архивы.

Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации» регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, в Федеральном законе «Об основах муниципальной службы в РФ» – порядок документирования прохождения муниципальной службы.

Законы и нормативно-правовые акты регулируют требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, к защите информации, к приданию документам юридической силы, содержат нормы, которые необходимы при создании управленческих документов.

Пример – постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации».

Стандартизация и унификация

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается: образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. В состав стандартизации входят такие элементы как типизация, унификация, агрегирование.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. С помощью стандартизации и унификации осуществляется создание нормативно-методической базы ДОУ.

Нормативно-методическое регулирование

К общегосударственным научно-методическим документам по организации делопроизводства относятся: ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Система определяет правовые основы ДОУ, структуру ДОУ, все этапы работы с документами.

В настоящее время разрабатывается новая редакция ГСДОУ. Главное отличие новой системы в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов.

ГОСТ Р 6.30-97 – Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., используемые в деятельности федеральных, государственных органов власти, органов местного самоуправления, предприятий, организаций, независимо от из организационно-правовой формы.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

ГСДОУ, ГОСТы, ОКД используются как основа для создания инструкций по делопроизводству в различных сферах деятельности.

Типовая инструкция по делопроизводству в Министерствах и ведомствах Российской Федерации. Включает общий порядок подготовки и оформления документов и особенности подготовки отдельных видов документов. Отражает практически все вопросы ДОУ. Может служить образцом для ДОУ в любой организации.

Это минимум нормативно-методических документов для организации ДОУ, кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Например, при работе с кадровой документацией помимо Трудового Кодекса, законов о муниципальной службе необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Организация документирования и документооборота в органах местного самоуправления муниципального образования

Порядок работы с документами, состав документов в органах местного самоуправления помимо законодательных и нормативно- мето­ди­­ческих актов государства определяется уставом муниципального образо­вания, регламентами работы Главы муниципального образования, представительного и иных органов местного самоуправления, инструкцией по делопроизводству в муниципальном образовании.

Организация работы с документами в органах местного самоуправления возложена на службу документационного обеспечения управления, в структуру которой можно включить и должностных лиц, и органы, принимающие управленческие решения, и комитеты, отделы, оформляющие эти решения, обеспечивающие и все остальные процессы работы с документами.

Организацию работы службы ДОУ (документационного обеспечения управления) рассмотрим на примере этой службы, функционирующей в администрации города Тюмени и Тюменской городской Думе.

Общие правила составления и оформления документов в администрации города (документирование) изложены в Инструкции по делопроизводству.

Документы издаются на бланках с определенным набором реквизитов, требования к оформлению и месту расположения которых установлены ГОСТР 6.30-97. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов – 29 (Это герб РФ или субъекта, или муниципального образования, код организации по ОКПО, наименование организации, дата, номер документа и т. д.). В некоторых документах части реквизитов может не быть. Количество реквизитов устанавливается для каждого вида бланка документа: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного документа (распоряжения, постановления и т. п.), зависит от цели создания документа, его назначения.

Реквизиты позволяют идентифицировать документ и придать ему юридическую силу.

У бланков документов может быть различный формат. В основном в практике применяется два формата по ГОС 9327³⁰: А4-280х297 мм и А5-148х210 мм. Допускается применение бланка и формата А3-297х420 и А6-150х148.

Язык документа – язык официально-делового стиля общения.

Официальные документы издаются лицами или органами, обладающими необходимой компетенцией.

Классификация документов органов местного самоуправления по назначению:

• Организационные – регламентируют структуру, задачи, функции органов местного самоуправления, структурных подразделений администрации города, аппарата представительного органа, права, обязанности, ответственность руководителей и сотрудников и т. д. К ним можно отнести:

– устав муниципального образования;

– положения о структурных подразделениях;

– положение о коллегиальных совещательных органах (например, об административном совете);

– должностные инструкции;

– штатные расписания;

– приказы по личному составу;

– планы работы;

– отчеты о работе;

– ответы на запросы, обращения, письма;

– поздравления;

– приглашения;

– запросы и т. д.

Органы местного самоуправления через представительный орган местного самоуправления могут вносить в представительный орган субъекта в порядке законодательной инициативы проекты законов субъекта РФ.

• Распорядительные – решают важные вопросы управления в соответствии с компетенцией местного самоуправления, его органов, структурных подразделений. К ним относятся нормативно-правовые акты: решения; постановления, распоряжения; приказы по вопросам ведения; а также поручения; указания.

• Информационно-справочные – содержат основу для принятия управленческих решений. Это следующие документы: протоколы; стенограммы; акты; справки; докладные и служебные записки; заявления; послания; письма; телеграммы; телефонограммы; электронные сообщения; информационные сообщения о работе органов местного самоуправления в СМИ и др.

Особенности подготовки нормативно-правовых актов

Документ имеет две основные части: констатирующую (преамбула) и распорядительную (постановляющую). Констатирующая часть (преамбула) дает краткую оценку положения дел по вопросу, обозначает основания издания распоряжения. Распорядительная часть должна четко определять задачи, сроки выполнения, ответственных, контрольную инстанцию.

Проект правового акта, к примеру, Главы муниципального образования, до подписания проходит обязательные согласования с руководителем службы, готовившей документ, курирующим заместителем, юристом администрации, управляющим делами по вопросам выделения средств – со службой финансов.

После подписания постановления и распоряжения включаются в электронную базу данных и регистрируются, им присваивается порядковый номер по единой нумерации с начала и до конца года, которая ведется раздельно для постановлений и распоряжений.

Подлинники подписанных документов хранятся в секторе подготовки и выпуска постановлений и распоряжений два года, а затем сдаются в городской архив. Копии распоряжений и постановлений, заверенные печатью сектора, направляются адресатам.

Постановления и распоряжения, затрагивающие права, свободы и интересы граждан, устанавливающие или отменяющие их обязанности, подлежат обязательной публикации в городских средствах массовой информации и вступают в силу по истечении 10 дней с момента их официального опубликования.

Правила работы с документами, поступающими в органы местного самоуправления

Документы, поступающие в органы местного самоуправления, можно классифицировать следующим образом:

– Законодательные и нормативно-правовые акты органов государственной власти, органов местного самоуправления:

• Законы Российской Федерации;

• Указы Президента Российской Федерации;

• Постановления Правительства Российской Федерации;

• Постановления, распоряжения губернатора субъекта Российской Федерации;

• Постановления представительного органа субъекта Российской Федерации;

• Законы субъекта Российской Федерации;

• Решения, постановления, распоряжения главы муниципального образования;

• Распоряжения заместителей Главы муниципального образования;

• Приказы руководителей структурных подразделений органов местного самоуправления.

• Протесты, представления прокуратуры субъекта Российской Федерации, в городах – протесты, представления прокуратуры муниципального образования, а также представления иных надзорных органов;

• Письма, обращения, уведомления юридических лиц: предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности, общественных объединений, союзов и ассоциаций, структурных подразделений органов местного самоуправления.

– письма и обращения жителей местного сообщества, поступающие:

 лично от граждан;

 из приемных Президента РФ, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

 из приемной Представителя Президента Российской Федерации по федеральному округу;

 из приемных губернатора, представительного органа субъекта Российской Федерации, муниципального образования;

 в виде обращений депутатов всех уровней;

 в виде запросов депутатов всех уровней.

Граждане обращаются в органы местного самоуправления непосредственно, направляя письмо, обращаясь с вопросом по радио, телевидению, телефону, Интернету, через газеты, на личном приеме.

Кроме того, в органы местного самоуправления поступают и другие документы: периодические и рекламные издания, приглашения на совещания, встречи, праздничные мероприятия, празднования и т. д.

Каждый документ проходит следующие этапы работы:

– первичная обработка;

– предварительное рассмотрение;

– регистрация;

– рассмотрение руководством, наложение резолюции;

– доставка исполнителям;

– исполнение;

– отчет об исполнении;

– контроль;

– передача в дело, в архив.

Рассмотрение обращений и писем жителей муниципального образования

Из года в год увеличивается поток письменных заявлений и обращений граждан. Очень много жителей по тем или иным условиям не сумели адаптироваться в современной жизни. Через заявления, жалобы они пытаются решить вопросы большие и малые, но почти всегда для обратившегося важные.

Работа с заявлениями граждан осуществляется в приемной по письменным обращениям, где работает два человека. Используется компьютерная программа «Гран-ДОК», которая систематизирует, контролирует, выдает отчетность.

Кроме работы с письменными заявлениями в администрации должна быть создана приемная по личным обращениям граждан, которая работает с населением ежедневно, все обращения также систематизируются, делается анализ по тем проблемам, которые волнуют горожан.

Обращения жителей местного сообщества являются наиболее специфичными. Они, как правило, посвящены личным проблемам, не обладают набором реквизитов. Но главное, что многие вообще не соответствуют даже проблемам, которые подвластны местному самоуправлению. Такие обращения очень субъективны, наполнены эмоциями. И все-таки социологи могут давать оценки состояния общества исходя из обращений и писем.

Порядок работы с письмами и обращениями граждан

Данный порядок регламентируется федеральным законодательством и законами субъектов, а также положениями, утверждаемыми представительными органами местного самоуправления.

Регистрация писем и обращений граждан осуществляется в день их поступления в комитете по контролю и обращениям граждан путем их введения в компьютер и заполнения двух регистрационных карточек, одна из которых остается в комитете для контроля, вторая передается должностному лицу администрации в соответствии с компетенцией.

Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем должностным лицам и в те службы, действия которых обжалуются.

Если в течение месяца не может быть решен вопрос, поставленный в обращении, то дается промежуточный ответ с указанием причины задержки и срока окончательного ответа.

Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы и по ним приняты меры в соответствии с действующим законодательством.

Порядок работы с деловой корреспонденцией

Все документы регистрируются, независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Регистрация производится на компьютере в регистрационно-контроль­ной карточке, куда введены необходимые реквизиты документов. В данную карточку в компьютере вносятся все резолюции по документу, с их датами, сроками исполнения, отметками о передаче исполнителям и списании в дело, т. е. производится фиксация документа.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в компьютерную поисковую систему, которая включает в себя карточки и классификационные справочники. Необходимое количество реквизитов позволяет составить картотеки:

– справочные (по корреспондентам, видам документов и т. д.);

– контрольно-справочные;

– по обращениям граждан;

– алфавитные;

Классификационные справочники:

– классификатор вопросов деятельности администрации;

– классификатор видов документов;

– классификатор исполнителей;

– классификатор результатов исполнения документов;

– номенклатуры дел.

В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа можно осуществить по названию, виду документа, дате принятия, номеру документа, по ключевому слову или фразе, содержащейся в тексте документа.

Контроль исполнения документов

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Их регистрацию, обработку и контроль исполнения осуществляет, как правило, специальное структурное подразделение. В администрации города – это сектор по контролю в комитете по контролю и обращениям граждан. При постановке на контроль на левом поле на уровне заголовка документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «к», или словом (штампом) «Контроль». Контроль исполнения включает в себя:

– постановку документа на контроль;

– проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

– проверку и регулирование хода исполнения;

– снятие с контроля;

– направление исполненного документа в дело;

– учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, по обращениям граждан;

– обобщение и анализ вопросов, поднимаемых жителями города, выявление общих и затянувшихся проблем.

Для усиления ответственности сотрудников администрации раз в месяц руководителем аппарата проводится «Час контроля». На это совещание приглашаются руководители структурных подразделений, сотрудники, ответственные за работу с документами. Обсуждаются документы, стоящие на контроле, анализируется состояние дел, полнота принимаемых мер. Выступают руководители управлений, комитетом, отделов. Это дисциплинирует, многие стараются к этому совещанию «подчистить» все недоделки.

Организация документов в делопроизводстве

Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения, для подготовки описей дел постоянного и временного хранения составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации города.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

В нее включаются все документы, образующиеся в деятельности администрации. Номенклатура обновляется ежегодно.

Передача документов на хранение в архив

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. В результате деятельности администрации создаются документы, имеющие различное значение. Многие из них несут информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно.

Но есть документы, сохраняющие историческое, научное и практическое значение в течение ряда лет. В связи с этим определены разные сроки хранения документов: временный – до 10 лет; временный – свыше 10 лет, постоянный.

Экспертиза ценности документов (ГОСТ Р 51141-98) – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (происхождение, содержание, внешние особенности).

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создана постоянно действующая экспертная комиссия.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

Критерии оценки происхождения: роль и место организации (администрации) в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания: значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Документы муниципального образования являются муниципальной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности, в порядке установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архивный отдел как часть архивного фонда Российской Федерации.

Знание вопросов современного документационного обеспечения управленческой деятельности и организации работы с документами поможет работать эффективно без конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач по улучшению жизни населения муниципального образования.

Надо помнить, что руководители организаций, в том числе и органов местного самоуправления, несут персональную ответственность за документы, образующиеся в этой организации.

Организация и содержание муниципальных архивов

Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью.

К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляется Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, правительствами республик в составе Российской Федерации, органами исполнительной власти краев, областей, автономной области, автономных округов, городов и районов через образуемые ими органы управления архивным делом.

Финансирование и материально-техническое обеспечение органов и учреждений системы Государственной архивной службы России осуществляют за счет средств республиканского бюджета Российской Федерации, республиканских бюджетов республик в составе Российской Федерации, краевых бюджетов краев, областных бюджетов областей, областного бюджета автономной области, окружных бюджетов автономных округов, городских бюджетов городов и районных бюджетов районов, а также за счет внебюджетных средств.

Органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия обеспечивают соответствующие государственные архивы зданиями и помещениями, отвечающими установленным требованиям сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Муниципальные органы управления архивным делом

Правовой базой создания и функционирования муниципального органа управления архивным делом является Федеральный Закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (ст. 6, п. 22).

Архивные отделы администраций муниципальных образований создаются распоряжениями исполнительных органов муниципальных образований с Примерным положением «Об архивном отделе органа местного самоуправления», утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 09 октября 2001 г. № 76. Отделы могут быть самостоятельными или не являться самостоятельными подразделениями, а входить в состав Управления делами администрации или другого органа.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации субъекта РФ, Уставом муниципального образования, решениями представительных органов муниципального образования, постановлениями и распоряжениями Главы муниципального образования и администрации, а также нормативно-методическими документами Росархива, управления по делам архивов администрации субъекта РФ и Положением об архивном отделе. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств местного бюджета.

Администрации обеспечивают отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников. Дополнительными источниками финансирования могут быть:

– целевые средства из бюджета субъекта РФ (на реализацию программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании);

– реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела администрации; и др.

Основные задачи и функции отдела:

1. Отдел обеспечивает хранение и учет:

а) архивных документов, являющихся муниципальной собственностью (представительного органа, администрации, ее структурных подразделений и др.), входящих в состав Архивного фонда субъекта РФ, находящихся в совместном ведении муниципального образования и субъекта РФ;

б) документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории муниципального образования.

Выполняя распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р, архив ведет прием документов от ликвидированных организаций.

2. Отдел занимается комплектованием документов, имеющих историческое, научное, социальное экономическое или культурное значение для муниципального образования. Проводит экспертизу ценности, отбор и прием документов постоянного и долговременного хранения в отдел.

3. Отделом осуществляется организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, а также содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий администрацией муниципального образования в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. Сотрудники отдела рассматривают и согласовывают номенклатуры дел организаций, инструкции по делопроизводству, описи дел по личному составу организаций в порядке, установленном Управлением по делам архивов субъекта РФ. Проводят совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами.

4. Сотрудники архива помогают гражданам в розыске документов, необходимых для установления пенсии в соответствии с Федеральными Законами «О трудовых пенсиях в РФ» от 17.12.2001 г. № 173-ФЗ и «О государственном пенсионном обеспечении в РФ» от 15.12.2001 г. № 166-ФЗ, тем самым удовлетворяют права граждан на архивную информацию. Отделом исполняются запросы юридических и физических лиц на документную информацию, выдаются архивные справки, заверенные копии, выписки из документов; рассматриваются заявления, предложения и жалобы граждан, ведется личный прием граждан.

5. Ежегодно пополняют базу данных по учету документов, хранящихся в организациях, находящихся на территории муниципального образования, что позволяет ускорять исполнение запросов.

В решении организационных вопросов муниципальные образования руководствуются «Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» и принятыми в соответствии с ними законами об архивном фонде и архивах в субъектах РФ.

Работники отдела осуществляют контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.