18. Колонтитулы, гиперссылки
Для введения колонтитулов, содержащих дополнительную информацию, служит команда меню Вид – Колонтитулы. При этом открывается панель Колонтитулы. Колонтитулы могут располагаться на верхнем или нижнем полях страницы.
Для настройки нумерации страниц, которые затем будут при необходимости автоматически обновляться, надо вызвать команду меню Вставка – Номера страниц. В открывшемся диалоговом окне Номера страниц можно указать, где именно должны располагаться колонцифры и задать расположение номера страницы в строке. Для этого используют списки Положение (номер страницы вставляется вверху или внизу страницы) и Выравнивание (слева, справа, в центре, а также внутри или снаружи, если документ печатается на обеих сторонах листа).
Программа Word рассматривает документ как последовательность разделов. В каждом разделе используется последовательная нумерация страниц и один набор колонтитулов. Если эти данные в рамках документа должны меняться, следует разбить документ на разделы. Для этого воспользуйтесь командой меню Вставка – Разрыв. В открывшемся диалоговом меню включите один из переключателей группы Новый раздел. Если документ разбит на разделы, страницы разных разделов могут нумероваться по-разному.
Вам может потребоваться ссылаться на различные разделы, таблицы, иллюстрации при работе с документом. Это могут быть текстовые ссылки (на заголовок таблицы, подрисуночную надпись), ссылки на номер страницы (где начинается определенная тема, находится рисунок) или на номер элемента (таблицу, абзац, заголовок). Word позволяет также вставлять ссылки на другие документы и файлы.
Для вставки ссылки выделите тот элемент текста, который будет являться ссылкой и выберите команду меню Вставка – Гиперссылка или воспользуйтесь для этого горячей клавишей Ctrl+K. В открывшемся диалоговом окне Добавление гиперссылки в списке Связать с укажите тот элемент, на который вы хотите сделать ссылку. Кнопка Закладка данного диалогового окна позволяет создать гиперссылку на закладку в тексте.
19. Указатели и оглавление
Текстовый процессор позволяет автоматизировать создание оглавлений и указателей. Создание указателей выполняется в два этапа. Сначала подготавливают слова и термины, включаемые в указатель, а потом создают сам указатель.
Для выполнения первого этапа, выделите слово, включаемое в указатель, и выберите команду меню Вставка – Оглавление и указатели и нажмите кнопку Пометить, или нажмите горячую клавишу Alt+Shift+X. При этом откроется диалоговое окно Определение элемента указателя.
Выделенный текст переносится в это окно. Его можно сразу принять как пункт указателя или сначала отредактировать. Поле Параметры этого окна определяет, как именно будет изображаться ссылка на данный термин в готовом указателе. Включение выбранного элемента в указатель выполняют щелчком на кнопке Пометить. Если щелкнуть на кнопке Пометить все, то в указатель будут включены все ссылки на данный термин, имеющиеся в данном документе. На этом заканчивается подготовительный этап.
Для создания указателя терминов надо перевести курсор в то место документа, где требуется установить предметный указатель, ввести заголовок указателя и дать команду Вставка – Оглавление и указатели. Вкладка Указатель данного окна содержит элементы управления, позволяющие определить способ форматирования указателя в документе.
Оглавление документа можно создать, основываясь на уровнях заголовков. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, программа включит такие заголовки в оглавление автоматически. Установите курсор в то место, куда должно быть вставлено оглавление, введите заголовок оглавления, и выберите команду меню Вставка – Оглавление и указатели. В открывшемся одноименном диалоговом окне выберите вкладку Оглавление. Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в него включить. Установите флажок Показать номера страниц для включения номеров страниц в оглавление. В поле Уровни задайте номер уровня заголовков, которые должны быть помещены в оглавление. Для выравнивания номеров страниц в оглавлении установите флажок Номера страниц по правому краю. Для заполнения места между последним символом заголовка и номером страницы выберите желаемый заполнитель в списке Заполнитель.