7.3.8. Преобразование текста в таблицу и наоборот

Word в состоянии преобразовать текст с разделительными символами в Word-таблицу и Word-таблицу в таблицу с разделительными символами.

Условием преобразования текста в таблицу является наличие в тексте разделительных символов между фрагментами, которые должны распределяться по ячейкам таблицы. Абзац рассматривается при преобразовании как содержимое строки создаваемой таблицы, а содержимое ячеек в пределах абзаца должно разделяться, например, символами табуляции.

Процедура. Преобразование текста в таблицу

1. В документе выделите преобразуемую область (см. 2.2).

2. Щ ёлкните на кнопке Добавить таблицу стандартной па­нели инструментов или в меню Таблица выберите ко­манду Преобразовать в таблицу.

3. Введите необходимые параметры таблицы ил подтвердите предлагаемое по умолчанию.

• Выделенный текстовой фрагмент, если это возможно, будет преобразовать в таблицу. При этом количество столбцов определяется максимальным количеством элементов абзаца, а количество строк – количеством абзацев.

4. При необходимости измените ширину столбцов и отформатируйте таблицу (см. выше).

• Обычно Word автоматически распознает, какой символ отделя­ет в пределах абзаца элементы один от другого. В противном случае символ разделитель следует задать в диалоговом окне Преобразовать в таблицу (см. ниже)

Процедура. Преобразовать таблицы в текст

1. Выделите область таблицы: одну или несколько строк либо всю таблицу.

2. Выполните команду Таблица/Преобразовать в текст. Открывается диалоговое окно Преобразование таблицы в текст.

3. Выберите символ-разделитель, посредством которого. Отдельные элементы (содержимое ячеек) должно быть отделены в тексте.

• Символ абзаца записывает содержимое каждой ячейки в отдельный абзац.

• Символ табуляции из каждой строки таблицы создает текстовый абзац, содержимое отдельных ячеек отделяется символами табуляции.

• Точка с запятой из каждой строки таблицы создает текс­товой абзац, содержимое отдельных ячеек отделяется точкой с запятой.

• Опция Другой позволяет задать символ-разделитель в соответствующем поле ввода.

• Табличный файл, вставленный со связью в документ посредством команды Вставка/Файл, нельзя преобразовать в Word-Таблицу, невзирая на то, что столбцы отделены позициями табуляции, так как речь идет о ссылке на другой файл. Разумеется, его можно сначала преобразовать в текст, используя [Shift]+[Ctrl]+[F9] (разрывая связь), а затем уже – в таблицу.

7.4. Вычисления в таблице

Обзор. Вычисления в таблицах

При выполнении вычислений используются специальные поля, содержащие вычисляемые формулы со ссылками на переменные (см. 7.6). В качестве переменных могут выступать значения закладок или содержимое ячеек таблицы.

• Ссылки на ячейки

• Ссылка на ячейку задается указанием названий столбца и номера строки, столбцы обозначены буквами латинского алфавита. Например, [D2] – это ячейка, стоящая на пересечении столбца 4 и строки 2.

• Ссылка на прямоугольную область смежных ячеек состоит из ссылки на ячейку, занимающую верхний левый угол области, двоеточия и ссылки на ячейку, расположенную в правом нижнем углу области, например, D3:E6.

• Адресуемая область ячеек может занимать целый столбец: в этом случае ссылка состоит из имени столбца, двоеточия и имени столбца (например, ссылка В:В адресуется весь второй столбец). Аналогичным образом можно адресовать целую строку, например, 2:2 – ссылается на всю вторую строку.

• Ссылки на ячейки являются абсолютными, т.е. не изменяются при расширении таблицы или перестановка ее элементов, и могут использоваться внутри только одной таблицы. Для адресации нескольких таблиц их следует пометить закладками и включать в ссылки имена закладок.

• Формулы вычислений

• Часто используемая операция суммирования выполняется с помощью специальной кнопки панели инструментов, которая вставляет в текст документа соответствующее поле.

• Все остальные операции реализуются посредством вставки в текст кодов полей с помощью команды Вставка/Поле. Аргу­ментами вставляемых кодов полей являются ссылки на отдельные ячейки или области таблицы (см. 7.5) либо закладки.

Процедура. Быстрый способ вычисления суммы в таблицах (автосуммирование)

В таблицах сумму ячеек столбца/строки можно быстро подсчитать с помощью кнопки Автосумма панели инструментов Таблицы и границы.

1. Поместите курсор в пустую ячейку, над под, слева или справа от которой стоят суммируемые значения. В суммируемой области могут присутствовать и пустые ячейки.

2. Щ ёлкните на кнопке Автосумма панели инструментов Таблицы и границы или выполните команду Табли­ца/Формула. Открывается диалоговое окно Формула.

3. Проверьте формулу, предложенную программой Word, и при необходимости измените ее. Закройте окно с помощью ОК

• По умолчанию Word предлагает Формулу =SUM(Направле­ние), где в качестве параметра Направление может фигурировать LEFT (слева), RIGHT (справа), ABOVE (над), BELOW (под) – указание, в каком направлении от данной ячейки расположены суммируемые значения. Формула помещается в виде кода поля в ячейку. В режиме представления результатов полей в этой ячейки отображается сумма указанных ячеек.

Процедура. Вычисление с помощью закладок

1. Вычислите содержимое ячейки (т.е. значение), намеченное для использования в качестве аргумента в формуле. Символ конца ячейки не должен включаться выделение.

2. С помощью команды Вставка/Закладка откройте диалоговое окно и задайте в нем имя закладки. Например, ОБОРОТ_ЯНВ.

3. При необходимости обозначьте закладками другие ячейки. Например, ПРИБЫЛЬ_ЯНВ, ОБОРОТ_ФЕВ,…

4. Поместите курсор в ту ячейку, где должен быть получен ре­зультат вычисления. Данная ячейка может находится за пре­делами той таблицы, в которой определены используемые при вычислениях закладки.

5. Введите формулу со ссылками на закладки непосредственно с клавиатуры (не забудьте начать со вставки скобок поля с помощью [Ctrl]+[F9]) или с помощью команды Таблица/Фор­мула. При втором способе закладки можно выбрать в поле списка. Например:

{=ОБОРОТР_ЯНВ-ПРИБЫЛЬ_ЯНВ}

• Формулы с использованием ссылок на закладки имеют преимущество перед формулами с адресами ячеек – оно не обязательно должны находится в таблице, в которой были определены закладки.

Примеры вычислений в таблицах: {=SUM (A3;B5;C5)}

Cуммирует содержимое ячеек А3,В5,и С5. {=AVERAGE (А3:F5)}

Определяет среднее значение содержимых ячеек в прямоугольной области, начинающейся третьей ячейкой первого столбца и заканчивающейся пятой ячейкой шестого столбца.

{=MAX(ОБОРОТ_ЯНВ; ОБОРОТ_ФЕВ; ОБОРОТ_МАР)}

Определяет наибольший помесячный оборот 1-го квартала (наибольшее значение среди ячеек, котороым были присвоены имена закладок ОБОРОТ_ЯНВ, ОБОРОТ_ФЕВ и ОБОРОТ_МАР).