Конференции

Проведение конференций требует детальной подготовки, включая и рассылку с разрывом в полтора-два месяца информационных писем. В них сообщается: в первом письме — о вероятной тематике, структуре и сроках конференции, а также о вероятном представительском взносе и стоимости проезда и пребывания на конференции. Второе информационное письмо содержит подробную программу конференции, включая ее деловую, неофициальную и культурную части, сведения о приемах а также информацию о программе поездок и т. п. Во втором информационном письме детально рассматриваются все стороны, касающиеся приезда, размещения, затрат во время конференции.

Обычно к информационным письмам прилагаются опросные листы, заполняемые будущими участниками и включающие как информацию об участниках, так и сведения об их предполагаемой деятельности на конференции, а также о способах оплаты представительского взноса.

Выставки и презентации

Проведение выставок может быть связано и с проведением конференций или даже группы семинаров. В то же время организация выставки можетбыть и составным элементом проведения конференции. В этом случае возни¬кает ряд задач, связанных с организацией выставочного зала, подбором и размещением экспонатов, а также с затратами участников на оформление стендов. Оптимальный блок для размещения фирмы на выставке должен включать три или четыре помещения: помещение для размещения основных экспонатов, где находятся представители фирм, общающиеся с основной массой посетителей; помещение для отдыха работников фирмы; кладовая для рекламной документации, сувениров, деталей экспонатов; а также желательно помещение, где представители фирмы могут за чашечкой кофе побеседовать с посетителями — потенциальными деловыми партнерами, проявившими особый интерес к деятельности фирмы.

Как к конференциям, так и к выставкам должно быть подготовлено большое количество информационных материалов: сведения об организации, ее возможностях, потенциале, репутации; рекламная информация первого уровня продукции и возможных услугах, предлагаемых организацией; детальная информация о продукции фирмы, рассчитанная на специалистов и солидных квалифицированных потребителей. Представители фирмы, работающие на выставках, должны быть хорошо подготовлены и способны ответить на любой вопрос, касающийся потребительских возможностей продукции.

Презентация является непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на внутреннем и международном рынке. Демонстрация товаров на презентации является весьма убедительным средством рекламы. Успешное проведение презентации во многом определяет успех дальнейших переговоров с партнерами.

Извещения о презентациях даются в средствах массовой информации, определяя место и сроки проведения презентации. Время проведения презентации обычно ограничивается 1,5-2 ч. Презентации лучше всего проводить после обеда, примерно с 15 ч, с тем, чтобы после нее можно было организовать прием типа «коктейль» или «фуршет». Открывает презентацию и ведет один из руководителей внешнеэкономической службы предприятия.

Приемы

Приемы играют важную роль в развитии деловых контактов и являются одной из форм делового общения. Прием — это собрание приглашенных лиц в честь кого-нибудь или чего-нибудь. Главное значение их — не прием пищи и дегустация напитков, а углубление и расширение контактов, получение нужной информации в неофициальной обстановке. К приемам также необходимо тщательно готовиться, решая, с кем и о чем надо поговорить, с кем познакомиться, кого представить. Надо быть готовым и к всевозможным вопросам со стороны собеседников.

В зависимости от событий и состава участников, по поводу или в честь которых организуются торжества, приемы можно разделить на официальные и неофициальные. К неофициальным приемам относятся товарищеские встречи, семейные торжества, свадьбы и другие традиционные праздники. Официальными являются приемы, когда присутствующие приглашены на них исключительно в силу их положения, т. е. приглашенными являются исключительно официальные должностные лица. Поводом для официальных приемов могут быть прибытие главы иностранного государства или правительства, дипломатических и других официальных представителей, национальные и государственные праздники, юбилейные даты, симпозиумы, конференции и т. д.

Приемы в честь или с участием иностранных представителей обычно называют дипломатическими. Они служат знаком вежливости, внимания, почести и гостеприимства.

Официальное приглашение отличается по форме от неофициального. На официальном приглашении указывается титул (ранг) приглашаемого без упоминания его имени и имени его супруги. В тексте приглашения употребляется форма «имеем честь пригласить».

Официальные приемы включают в себя завтраки, дневные приемы, обеды и послеобеденные приемы.

Приемы также делятся на дневные и вечерние, с рассаживанием за столом и без него. Наиболее почетными по своему характеру видами торжественных приемов являются дневные — завтрак и обед.