Как снизить издержки

(1) Выбирайте приоритеты. Какие составляющие стоимости владения, бюджета ИТ наиболее высоки? Какие из них легче всего поддаются уменьшению? Отнюдь не аппаратура и ПО. Прямые затраты на "железо" и софт не превышают 30% от общей суммы расходов (по данным Interpose). Затраты на персонал и управление компьютерным хозяйством - вот основные категории расходов. Однако прежде чем увольнять половину персонала или уменьшать число компьютеризированных рабочих мест, распродавая по дешевке технику, необходимо оценить, сколько и на что уходит денег.

(2) Разделяйте категории затрат на составляющие. Если анализ показывает, что более трети рабочего времени сертифицированный администратор сети с зарплатой в 1500 гр. тратит на помощь конечному пользователю с окладом в 400, то для снижения затрат имеет смысл сделать следующее. Путем анкетирования нужно выяснить, какой из менее квалифицированных администраторов может выполнять функции справочной службы, и переложить на него поддержку пользователей. Экономьте время высокооплачиваемых сотрудников.

(3) Анкетируйте администраторов и пользователей. К сожалению, для применения этого способа объективной оценки состояния информационного хозяйства нужно прилагать значительные усилия, которые окупятся, благодаря уменьшению пользовательских проблем. Например, когда в результате анкетирования выясняется, что время отклика на запрос пользователя о помощи превышает 15 мин, а более 30% вызовов связаны с восстановлением случайно стертых файлов. Снизить расходы можно дополнительным обучением пользователя, ограничением прав доступа к важным данным и устранением причины медленного отклика на запросы.

(4) Определяйте рисковые категории пользователей. Одна из основных ошибок большинства менеджеров закладывается еще при проектировании информационной системы. Суть ее в ориентации при выборе техники, схем обслуживания и прав доступа на усредненного пользователя, которого в природе не существует. Для снижения затрат необходимо определить базовые категории пользователей и ориентироваться на них. Interpose рекомендует делить пользователей на четыре основные категории:

• Работники, которые выполняют уникальные и критические для предприятия задачи, работая с жизненно важными данными. Кроме менеджеров высшего уровня и финансовых служб, сюда входит, например, административный ИТ персонал. Требования к оснащению и сервису максимальные, высока и стоимость простоя.

• Мобильные работники, часто находящиеся в поездках. Обычно работают с хрупкой и дорогой техникой. Требования к сервису, поддержке и оборудованию также высоки, стоимость времени простоя максимальна.

• Работники, занимающиеся обработкой информации. Наиболее размытая категория. Стоимость времени простоя может сильно варьироваться, хотя в большинстве случаев высока.

• Работники, осуществляющие ввод информации в систему посредством форм. Число рабочих функций ограничено одной - двумя. Наименее критическая часть пользователей по времени простоя (доставляющая, однако, максимум проблем обслуживающему персоналу).

Есть рекомендации по процентному соотношению различных категорий пользователей, позволяющие уменьшить риски и избыточные затраты. К сожалению, невозможно привести данные более чем по 300 градациям предприятий (по размеру, профилю деятельности и местоположению), поэтому ограничимся минимально допустимыми для всех нормами: число работников с высокой стоимостью простоя не должно превышать 25 процентов; критически важные данные на локальных носителях (жестких дисках) не должны составлять более 10% общего объема обрабатываемой пользователем информации.

(5) Снижайте время простоя. Снижение простоев даже на 10-20% приводит к существенным экономиям ИТ-бюджета. По оценкам Interpose, в абсолютном исчислении стоимость простоя может достигать 16% от общей стоимости владения (при рекомендованных 4%). Среди основных причин возрастания времени простоя, исключая действия конечного пользователя, выделяются следующие:

• программные апгрейды и апдейты - 24,2%;

• аппаратные апгрейды - 24,0%;

• профилактическое обслуживание - 15,2%;

• незапланированные отключения электричества - 13,0%;

• переконфигурация сервера - 11,5%;

• архивирование и резервное копирование - 11,7%.

Чтобы снизить время простоя, не связанное с действиями конечных пользователей, достаточно принять простые, но действенные меры. Например, для снижения времени простоя, возникающего в результате отключений электроэнергии, достаточно использовать ИБП.

(6) Снижайте стоимость управления. Используя специализированное ПО (Novell ManageWise или Microsoft SMS), можно уменьшить затраты на управление. Экономия в этом случае достигает 28-30%. Другой способ – повышение квалификации персонала.

(7) Минимизируйте расходы на хранение информации. Исследования, проведенные Main Control, показали, что на каждый доллар, вложенный в мегабайт информации, расходуется 3-8 дол. в год на хранение и управление этой информацией. Кроме того, на операции по резервному копированию, архивированию и управлению данными иногда расходуется до 20% рабочего времени ИТ менеджеров. Все эти операции приводят к росту требований об увеличении пропускной способности сети на 30-50% в год. На практике рекомендуются следующие меры по снижению непродуктивных затрат на хранение информации:

• использование унифицированных, многоплатформенных решений для резервного копирования, обязательно от одного поставщика;

• отсутствие процедур ручного копирования и восстановления - все процедуры должны быть автоматизированы, в противном случае расходы возрастают до 40% и в несколько раз увеличивается риск совершения ошибки;

• наличие плана действий в случае сбоя, хакерской атаки, заражения вирусом.

Все эти меры позволят снизить стоимость хранения и управления до 1,5-3 дол. на каждый вложенный в мегабайт доллар.