Документооборот Документы электронного документооборота оао «элара»

На ОАО «ЭЛАРА» имеются следующие документы:

-Входящие документы:

• входящие документы директора по качеству;

• документы авиаприборостроения;

• документы Минпромторга России;

• документы Росавиакосмоса;

• документы Роспрома;

• документы по ОАО МНПК «Авионика»;

• письма;

• приглашения;

• спонсорская помощь;

• техническая документация;

• факсы;

-Распорядительные документы:

• архив приказов;

• приказы по основной деятельности ОАО МНПК «Авионика»;

• распоряжения;

• формы отчетности к приказу ГК Ростехнологии;

-Отчет согласования распорядительных документов;

-Образцы документов;

-Командированные;

-Справочники.

Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные директором, и документы, подписанные заместителями, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в отделе документационного обеспечения и доставляются адресатам в пределах города курьером.

Документы, подписанные заместителями и руководителями структурных подразделений, регистрируются в отделе документационного обеспечения и направляются через органы почтовой связи.

Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) на территории предприятия.

Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в отдел документационного обеспечения.

Автоматизация документирования

Для подготовки документов применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных (корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок), машинные редакторские программы и др.

Отдел автоматизированных систем управления был создан в апреле 1998 года для выполнения работ по внедрению новой системы управления ERP-класса (BaaN).

2. Информационное обеспечение оао «элара» Информационное обеспечение работы на оао «элара»

Информационное обеспечение работы ОАО «ЭЛАРА» осуществляется в соответствии с инструкциями, приказами и положениями. На предприятии установлены общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Ответственность за организацию информационного обеспечение, сохранность возлагается на руководителей подразделений (в частности ОАИД). Непосредственное ведение делопроизводства на предприятии возлагается на лаборанта, который обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Достаточно высокие затраты на эти технологии диктуются жесткой необходимостью, так как в современных условиях обеспечение настоящей конкурентоспособности любого предприятия невозможно без их внедрения. На Западе применение CALS-технологий уже в ближайшее время станет обязательным для всех производителей, относящихся к авиакосмической и автомобильной отраслям.

Конечная цель стратегии информатизации ОАО "ЭЛАРА" - создание единого информационного пространства, гармонично связанного с внешней средой (разработчиками, потребителями), позволяющего в режиме реального времени принимать и реализовывать эффективные управленческие решения в организационной, производственной, снабженческо-сбытовой и финансовой сферах деятельности предприятия ("виртуальное предприятие").

Ключевой принцип использования CALS-технологий - переход к безбумажной технологии создания, хранения и обмена информационными данными, единому банку данных по каждому изделию (с соблюдением требований экономической и информационной безопасности).