Konspеkt_Komanda proеkta

Курс: «Команда проекта»

1. Введение. Понятие и структура проектной команды

Вначале работы над новым проектом его руководителю необходимо решить две важнейшие задачи:

1.как создать команду проекта;

2.как наладить эффективную работу команды.

Взависимости от типа, особенностей и масштаба проекта в его осуществлении может участвовать несколько компаний – от одной до нескольких десятков и даже сотен и не меньше – отдельных специалистов. Каждый из них выполняет свои функции, обладает той или иной степенью участия в проекте и уровнем ответственности за его исполнение. Специалистов и компании, в соответствии с выполняемыми ими функциями, обычно группируют в конкретные категории участников проекта. В состав этих категорий входят: инвесторы, заказчики, проектировщики, подрядчики, поставщики, лицензиары, консультанты, банки, а также проектная команда, возглавляемая руководителем проекта. К работе над проектом могут быть привлечены и другие участники в зависимости от особенностей каждого конкретного проекта.

Следует отметить, что понятие участников проекта является более широким, чем команда проекта.

Команда проекта – это объединение сотрудников, непосредственно занимающихся его реализацией и находящихся в подчинении руководителя проекта. Команда проекта является основным элементом его структуры в связи с тем, что именно она осуществляет воплощение в жизнь его замысла. Эта группа формируется на время осуществления проекта и после его окончания распускается.

Количество человек в команде обусловливается объемом работ, установленным проектом. Обычно лидеры (менеджеры) предметно или функционально направленных групп специалистов и образуют команду управления проектом.

Менеджер группы – это координатор и руководитель усилий всех ее членов, являющихся непосредственными исполнителями, имеющими возможность сосредоточиваться на конкретной работе. В некоторых случаях те или иные роли членов команды могут быть совмещены.

Взаимоотношения участников в команде проекта отражает ее организационная структура (рис. 1.). Существует два общих принципа организации команды для

управления проектом:

1.Главные участники проекта – заказчик и подрядчик – формируют свои собственные команды, возглавляемые проектными руководителями от подрядчика и заказчика соответственно. Эти руководители входят в подчинение одному руководителю проекта. При этом в зависимости от принятой формы организации проекта руководитель от подрядчика или от заказчика может являться одновременно руководителем проекта в целом. В любом случае

Курс: «Команда проекта»

руководитель проекта создает свой собственный аппарат управления, осуществляющий контроль над работой всех участников проекта.

2.Для управления проектом формируется общая команда, возглавляемая руководителем. В команде работают полномочные представители каждого из ключевых участников проекта для выполнения функций в соответствии с принятым распределением уровней ответственности.

Рис. 1. Варианты организационных структур проектной команды

Система управления сформированной проектной командой заключается в организационном планировании, обеспечении кадрами, а также в контроле и мотивации людских ресурсов для результативного хода работ и окончания проекта. Система направлена на руководство и согласования деятельности проектной команды, применяет различные стили руководства, способы мотивации, административные приемы, подготовку и переподготовку кадров на каждой фазе жизненного цикла проекта.

Курс: «Команда проекта»

Любая команда проекта обладает следующими основными признаками:

―внутренняя организация, состоящая из органов контроля, управления и санкций;

―командные ценности, на базе которых основывается чувство единства команды и создается командное мнение;

―свой принцип обособления, выделяющий команду из числа других команд;

―командное давление, т. е. влияние на поведение членов команды для достижения общих задач и целей деятельности;

―склонность к устойчивости за счет системы взаимоотношений, появляющихся между людьми в процессе решения коллективных задач;

―становление определенных традиций.

Команда является самостоятельным субъектом деятельности, который может рассматриваться с точки зрения свойств, процессов, параметров, характерных для социальной группы.

Основными характеристиками проектной команды являются:

―состав команды,

―структура команды,

―командные процессы.

Составом команды является совокупность параметров ее участников, значимых для анализа ее как одного целого (к примеру – численность, половой, возрастной состав и т. д.).

Структура команды выстраивается на основе тех функций, которые выполняют отдельные члены команды, а также на основе межличностных отношений ее участников. Выделяют структуры предпочтений, власти и коммуникаций.

К командным процессам относятся такие показатели, как процессы развития и сплочения команды, процессы командного давления, взаимодействия, выработки решений.

Система показателей, определяющих статус человека в команде, включает в себя:

―систему ожиданий группы;

―систему статусов и ролей членов группы.

Вотношении к каждому участнику команды есть своя система ожиданий. Его поведение, отвечающее правилам и нормам группы, поощряется, в противном случае

– наказывается.

Система статусно-ролевых отношений отражает взаимосвязи, складывающиеся в группе. Каждый член команды занимает свое положение в группе: по горизонтали –

Курс: «Команда проекта»

сотрудничество, по вертикали – руководство и подчинение. Это сказывается на его статусе. Статус выражается через систему ролей, т. е. функций, которые выполняет человек в соответствии со своим местом в группе.

Можно выделить следующий ролевой состав проектной команды:

Лидер – член команды, имеющий наибольшее влияние на остальных участников, блюститель принятых в команде норм, выразитель оценочных мнений и интересов команды.

Старейшина – наиболее независимый и авторитетный член команды. Его роль сродни роли лидера, но старейшина может ограничиваться лишь репликами и не проявлять активности.

Шут – юмористический лидер команды, является мишенью для шуток.

Остряк – юмористический лидер команды, шутит над другими или по поводу различных ситуаций.

Потребитель – роль основного состава команды, использует результаты деятельности других исполнителей.

Отстающий – неквалифицированный, слабый, неумелый член команды. С целью самозащиты может принимать роль шута.

Энтузиаст – зачастую подавляет активность остальных. У новичков в команде может при этом возникнуть недооценка сложностей, у самого энтузиаста – элементы самолюбования.

Самоопределяющийся – член команды с заниженными личными нормами, не заботящийся о впечатлении, которое он производит на окружающих. Руководствуется исключительно собственными интересами и не считается с мнением других, нарушает нормы командного поведения, чтобы обратить на себя внимание.

Дезорганизатор – пользующийся авторитетом специалист, имеющий свою собственную точку зрения и активно ее защищающий. Может стать источником недоверия команды к руководителю проекта.

Практикум 1

Выберите оптимальный вариант организационной структуры команды для любого из следующих проектов:

1.Приобретение редкого художественного произведения для музея.

2.Проект ландшафтного дизайна для загородного участка.

3.Асфальтирование участка трассы.

4.Разработка новой модели сотового телефона.

Обоснуйте свой выбор.

При желании выполните задание на собственном примере проекта.

Курс: «Команда проекта»

2. Формирование проектной команды

Проектная команда является управленческим образованием. Поэтому к основным факторам, определяющим принципы формирования проектной команды, относят следующие.

Особенности проекта. Команда проекта собирается для его осуществления, поэтому отличительные особенности проекта являются главными факторами в формировании команды. Именно особенности проекта обусловливают функциональный состав команды, который утверждается руководителем проекта. От особенностей проекта также зависит система знаний, умений и навыков, которыми должны обладать участники команды.

Пример

К примеру, команда для осуществления проекта постройки жилого здания должна включать в себя инженеров, строителей, снабженцев и т. д., а в команду какого-либо научного проекта должны входить эксперты, научные сотрудники, специалисты в соответствующих областях знаний и т. п.

Организационно-культурную среду команды проекта делят на внутреннюю и внешнюю. Внешняя среда команды включает окружение проекта во всех его аспектах. Внутренняя среда является организационной культурой самой команды и включает в себя такие аспекты, как:

―принимаемые и разделяемые всеми участниками нормы;

―структура распределения власти;

―связанность и сплоченность членов команды;

―специфические методы организации и исполнения командного взаимодействия – коммуникации, координации, подходы к разрешению конфликтов и принятию решений, установлению внешних связей;

―распределение ролей.

Особенности индивидуального стиля взаимодействия руководителя проекта с другими членами команды. Эти особенности определяют всю систему взаимоотношений руководителя с подчиненными.

Интересно

Современные представления о лидерстве выделяют такую его ценность, как развитие у подчиненных способностей к самоуправлению. Наиболее эффективным лидером является тот, кто может возглавлять работу других таким образом, чтобы они управляли сами собой.

Курс: «Команда проекта»

Главная особенность управления командой проекта заключается в том, что она, как правило, не является традиционной независимой организацией. Надлежащая организационная форма управления проектной командой должна быть выбрана индивидуально для конкретного проекта.

При создании команды может быть принят один из двух вариантов организационной формы:

1.Проект осуществляется в рамках компании, например, при расширении, диверсификации или реструктуризации ее деятельности и пр. При этом есть три возможности:

―Реализация проекта как дополнительной задачи в рамках повседневной деятельности компании. Это подразумевает введение процедур управления проектом в текущий ритм работы. Руководство компании назначает ответственного проектного руководителя, который исполняет свои повседневные обязанности и одновременно руководит командой проекта.

―Традиционная организация проекта, заключающаяся в образовании отдельной организационной структуры в рамках структуры управления компанией. В этой модели, принимаемой при решении комплексных и масштабных задач, особенно подчеркивается важность работы над проектом. Работа над проектом обладает однозначным приоритетом перед иерархическими отношениями подчинения традиционной структуры подразделений компании. Проект находится непосредственно под контролем руководства компании. Руководитель проекта, а частично и некоторые члены проектной команды отчасти или полностью освобождаются от своей повседневной работы.

―Смешанные формы, когда определяется свободный от других видов работы опытный руководитель проекта и задействуются специализированные сотрудники, которые при этом также занимаются своей регулярной работой. Вся ответственность при этом ложится на руководителя проекта, который может целиком сосредоточиться на его осуществлении и обладает большей свободой в привлечении сотрудников проекта. На практике и чаще всего в средних компаниях доминируют смешанные формы.

2.Проект реализуется силами нескольких компаний, т. е. команда состоит в основном из сотрудников различных компаний. Подобный вариант свойственен масштабным проектам. В этих случаях для конкретного проекта формируются особые структурные образования.

Выделяют четыре основных подхода к формированию проектной команды:

1.целеполагающий,

2.межличностный,

3.ролевой,

4.проблемно-ориентированный.

Курс: «Команда проекта»

Целеполагающий подход дает возможность участникам проектной команды эффективнее ориентироваться при выборе и осуществлении общих коллективных целей проекта.

Межличностный подход ориентирован на установление и совершенствование межличностных взаимоотношений в команде. Данный подход увеличивает эффективность работы участников команды. Его целью является повышение уровня доверия в группе, стимулирование совместной поддержки, а также увеличение коммуникаций внутри команды.

Интересно

Исследования показывают, что те руководители действуют успешнее, которые находят время для того, чтобы в непринужденной обстановке пообщаться с подчиненными сотрудниками. Например, эффективность работы команды значительно повышается, если руководитель регулярно обедает с кем-либо из членов команды.

Ролевой подход ориентирован на проведение переговоров и дискуссий между членами команды в отношении их ролей. При этом предполагается, что роли участников команды отчасти перекрываются, и командная работа может быть скорректирована в результате личного восприятия и изменения ролей.

Проблемно-ориентированный подход подразумевает выработку и последовательное развитие способов разрешения проблем команды, а затем достижение главной командной цели.

Структура процесса формирования проектной команды представлена на рис. 2.1. Непосредственным результатом формирования команды здесь является осуществленный проект с заданными характеристиками как показатель командной деятельности. Всегда есть также и иные, внутрикомандные результаты, к которым можно отнести изменения в команде (к примеру, возникновение новых норм деятельности), а также личные изменения (к примеру, получение новых знаний, умений и навыков), которые могут в свою очередь способствовать улучшению командной деятельности.

На этапе активного формирования команды преследуются три главные цели:

1.смена приоритетов или набора целей;

2.оценка и перераспределение норм, методов работы и способов принятия решений;

3.оценка взаимосвязей между людьми, выполняющими работу.

Курс: «Команда проекта»

От результатов формирования проектной команды зависит результативность всей ее дальнейшей деятельности:

―улучшаются управление и эффективность принятия решений;

―меняется организационная культура команды, как правило, в направлении большей открытости;

―появляется разумное сотрудничество всех участников команды, а также последовательность в отстаивании своего мнения каждым из участников.

Эффективность команды оценивается традиционными критериями, применяемыми для оценки любой организационной структуры. Вместе с этим есть и характерные черты, свойственные только команде. Эффективность команды различают с точки зрения психологического климата в команде, а также профессиональной деятельности.

Сточки зрения профессиональной деятельности под эффективностью понимают, прежде всего, ориентированность всей команды на результат, творческий подход к выполнению задач и инициативу. Дополняют характеристику эффективной в профессиональном отношении команды высокая продуктивность, нацеленность на лучшие варианты принимаемых решений, а также заинтересованное и деятельное обсуждение появляющихся проблем.

Сточки зрения организационно-психологического климата можно назвать эффективной ту команду, в которой:

―создана неформальная атмосфера;

―задачи хорошо понимаются и принимаются;

―участники внимательны друг к другу;

―все участники участвуют в обсуждении задач;

―участники озвучивают свои идеи;

―разногласия и конфликты присутствуют, но затрагивают только идеи и методы, а не личность;

―группа понимает, что делает, решения принимаются в согласии, а не на основе мнения большинства.

В этих условиях команда проекта не только плодотворно реализует свое предназначение, но и способствует удовлетворению личных и межличностных потребностей своих членов.