Konspеkt_Komanda proеkta

Курс: «Команда проекта»

Обязанности каждого из приведенных на рис. 3.1. членов команды обусловливаются спецификой конкретного проекта, но можно выделить также общие и функциональные обязанности. При осуществлении конкретного проекта перечень приведенных нами обязанностей может быть сокращен или расширен руководителем проекта в зависимости от его специфики.

Руководитель проекта:

―координирует исполнение контракта, заключенного с заказчиком проекта, с максимально возможной эффективностью;

―изучает контракт с целью наиболее результативного управления проектными работами;

―составляет схему выполнения работ и комплект соответствующих указаний персоналу;

―подбирает квалифицированный персонал для проекта;

―организует составление документации и контроль над документооборотом проекта;

―вырабатывает требования к качеству, устанавливает политику его соблюдения, в первую очередь в фазу планирования;

―составляет отчеты о процессе реализации проекта в соответствии с определенными процедурами;

―вырабатывает подробные процедуры управления проектом в соответствии с основными запросами компании и требованиями контракта (в первую очередь с целью упорядочения системы документооборота);

―осуществляет разделение проекта на группы работ и формирует их график;

―организует мероприятия, нацеленные на охрану труда, здоровья, окружающей среды, а также составляет план работы по этим направлениям;

―налаживает внутренние коммуникации, а также контакты с официальными представителями заказчика;

―осуществляет непрерывный контроль над проектом во всех его фазах;

―управляет всеми финансовыми и административными аспектами проекта;

―отслеживает реализацию политики в сфере страхования и надлежащих нормативных требований;

―осуществляет выбор новых технических решений, ориентируясь на наиболее эффективную технологию реализации проекта;

―проводит встречи со сторонними и своими специалистами, направленные на решение специфических проблем;

―обеспечивает взаимодействие с функциональными подразделениями компанииисполнителя;

―обеспечивает оптимальное использование технических и трудовых ресурсов с позиций бюджета и плана проекта;

―непрерывно контролирует затраты и сроки выполнения проекта и осуществляет необходимые коррекционные воздействия;

―регулярно информирует руководство компании о ходе проектных работ, включая подготовку подробных докладов;

Курс: «Команда проекта»

―направляет руководству компании-исполнителя проекта предложения по устранению существенных отклонений от затрат или сроков реализации проекта;

―контролирует и проверяет работу сотрудников в ходе подготовки регулярных отчетов;

―прогнозирует потребности проекта в ресурсах;

―формирует отчетность по завершении проекта;

―организует архивирование проектной документации.

Заместитель руководителя проекта. Эта должность назначается только в наиболее сложных и масштабных проектах. Заместитель помогает руководителю проекта в выполнении им своих обязанностей. Круг функциональных обязанностей заместителя определяет руководитель проекта.

Менеджер по качеству:

―создает систему управления качеством проекта (на основе системы качества, принятой в компании-исполнителе) в соответствии с контрактными требованиями, политикой в сфере качества и указаниями руководителя проекта;

―составляет план мероприятий в сфере обеспечения качества проектных работ и согласует его с руководителем проекта;

―адаптирует корпоративные стандарты для их применения в проекте и обеспечивает их получение участниками проекта;

―обеспечивает практическое соблюдение требований, исполнение стандартов и инструкций ответственными лицами в ходе проектных работ;

―оформляет необходимые аналитические данные для докладов и отчетов по управлению проектом, а также содействует руководителю проекта в ходе их подготовки;

―обеспечивает контроль над установленными показателями качества;

―предлагает пересмотр и переработку плана по качеству при необходимости;

―обеспечивает надлежащую мотивацию и подготовку команды проекта;

―координирует аудит субподрядчиков и поставщиков в области их деятельности по проекту;

―регулярно направляет руководителю проекта данные об отклонениях качества от заданных показателей.

Менеджер по инжинирингу:

―действует в качестве заместителя руководителя проекта в области руководства и контроля над инжиниринговыми задачами;

―помогает руководителю проекта при решении инжиниринговых вопросов, а также вопросов сотрудничества с субподрядчиками и поставщиками;

―организует и осуществляет изучение контракта в части инжиниринга и формирует краткое его содержание;

―контактирует с заказчиком в области задач инжиниринга;

―участвует в составлении графика проекта в области инжиниринговых работ;

Курс: «Команда проекта»

―формирует подробный перечень инжиниринговых работ с соответствующим анализом расходов, согласующихся с проектным бюджетом, и осуществляет контроль над расходами в этой части проекта;

―по поручению руководителя проекта заключает субконтракты по исследовательским работам, инжинирингу и внедрению;

―по необходимости составляет подробный график инжиниринга (в рамках проектного графика), осуществляет контроль над его исполнением и систематически докладывает руководителю проекта;

―готовит регулярный отчет о ходе инжиниринговых работ, контролирует и прогнозирует изменения в проектном бюджете, вносит при необходимости предложения по коррекции;

―осуществляет контроль над работой субподрядчиков по инжинирингу и особенно отслеживает соответствие инженерных решений существующим нормам, требованиям обеспечения качества и контрактным обязательствам;

―принимает решения в области инжиниринга, обеспечивающие максимальную прибыльность проекта;

―подготавливает доклады о ходе проектных работ;

―анализирует требования, содержащиеся в документах заказчика, и при согласовании с руководителем проекта предлагает рациональные изменения;

―назначает и руководит встречами по инжинирингу проекта;

―организует подготовку чертежей, спецификаций и другой инженерной документации;

―обеспечивает получение актуальной инжиниринговой документации ответственными участниками проекта;

―периодически составляет аналитическую справку по данным проекта, требующим контроля, а также отчеты о проведении закупок;

―совместно с руководителем проекта решает инженерные проблемы, появляющиеся в ходе реализации проектных работ, закупок, промышленного изготовления, внедрения, монтажа и т. д.;

―совместно с руководителем проекта управляет инициируемыми заказчиком изменениями;

―получает подтверждения того, что изменения не будут иметь отрицательных последствий на конечные сроки и качество проекта, в противном случае незамедлительно принимает все необходимые меры;

―действенно реализует методы и принципы обеспечения качества, в особенности в сфере контроля над документацией, выдаваемой под его ответственность;

―участвует в составлении итогового проектного отчета в части инжиниринга с упором на технические итоги проекта.

Координатор по технологиям:

―действует в качестве заместителя руководителя проекта в сфере управления задачами, связанными с методами осуществления проектных работ;

―осуществляет анализ контракта в части, относящейся к проведению работ, и готовит соответствующую итоговую документацию;

―организует контакты с заказчиком по любым вопросам, связанным с технологиями осуществления проектных работ;

Курс: «Команда проекта»

―участвует в составлении графика проекта в области технологий реализации работ;

―составляет спецификации технологических средств реализации проектных работ с анализом расходов, согласующихся с проектным бюджетом, назначенным для этих целей;

―составляет подробные технологические карты, временную оценку которых согласовывает с общим графиком проектных работ;

―регулярно направляет руководителю проекта данные по инновациям;

―обеспечивает соблюдение контрактных требований в части реализации работ, организует необходимую проектно-конструкторскую подготовку, организует и руководит встречами проектных разработчиков по этим вопросам;

―контролирует планы в части технологии проектных работ и обеспечивает согласование и передачу необходимых документов;

―содействует менеджеру по инжинирингу в разработке инжиниринговой документации;

―решает все вопросы, связанные с технологией реализации проектных работ в строгом соответствии с требованиями заказчика и корпоративными стандартами компании; при согласовании с руководителем проекта требует надлежащих уточнений и разъяснений от заказчика;

―обеспечивает максимальную прибыльность проекта в части проектных работ;

―направляет технологическую документацию участникам проекта с учетом всех актуальных дополнений и изменений;

―организует проведение калькуляций по проектным работам, а по завершении проекта – согласование этих калькуляций;

―выявляет потребности в производственном оборудовании;

―совместно с руководителем проекта управляет инициируемыми заказчиком изменениями;

―удостоверяется в том, что применяемые методы проектных работ не составляют угрозы безопасности и здоровью сотрудников, а также окружающей среде;

―участвует в составлении соответствующего раздела отчета о результатах проекта с представлением технических итогов, полученных при его осуществлении.

Координатор по закупкам:

―координирует вопросы, касающиеся управления закупками;

―организует проектные команды, отвечающие за закупки;

―организует и контролирует изучение контракта по части необходимых закупок;

―вырабатывает специальные условия по процедурам закупок и организует их реализацию;

―содействует руководителю проекта во всех аспектах закупок, включая взаимодействие с заказчиком;

―управляет документооборотом по закупкам;

―участвует в составлении проектного графика по разделу закупок;

―разрабатывает подробный график закупок, согласовывая его с графиком проекта, отслеживает исполнение графика закупок и периодически отчитывается перед руководителем проекта;

Курс: «Команда проекта»

―составляет бюджет закупок ресурсов и оборудования и контролирует их осуществление;

―координирует систематическую подготовку отчетов о закупках;

―принимает участие в переговорах по главным позициям закупок, сообщает о результатах руководителю проекта, осуществляет проверку и заверение сводных документов по предложениям поставщиков;

―участвует в переговорах по дополнительным требованиям и предложениям поставщиков, направляя их затем руководителю проекта на утверждение;

―направляет на подпись руководителю проекта счета поставщиков;

―обеспечивает оплату счетов поставщика в части, относящейся к его деятельности;

―проводит регулярные совещания по закупкам;

―по поручению руководителя проекта подготавливает документы по закупкам;

―проводит анализ расходов на закупки;

―ревизует и утверждает все документы по проектным закупкам;

―участвует в составлении раздела «Закупки» в итоговом отчете по проекту.

Менеджер по контролю над качеством закупок:

―организует и контролирует анализ контракта в своей части;

―формирует команду, ответственную за мониторинг и соблюдение качества закупок;

―составляет организационную карту и осуществляет надлежащий надзор;

―готовит для каждой закупаемой позиции комплект документов контроля качества;

―участвует в переговорах с субподрядчиками и потенциальными поставщиками на этапе подготовки закупок и принимает решения в отношении наиболее предпочтительных вариантов;

―составляет план контроля над качеством закупок и разрабатывает порядок мониторинга закупок конкретных позиций;

―проводит совещания с поставщиками по координации качества закупок с инспектором материалов на производстве;

―координирует работу субподрядчиков по контролю над качеством закупок, согласовываясь при этом со стандартами заказчика или компании;

―руководит документооборотом, производимым поставщиком или субподрядчиком; передает необходимую для рассмотрения и согласования документацию менеджеру по инжинирингу; ревизует и согласовывает всю другую документацию по контролю качества;

―контролирует своевременную подготовку итоговой документации;

―направляет утверждения и согласования с заказчиком, а также сопроводительные документы руководителю проекта;

―организует плановые ревизии поставщиков;

―осуществляет передачу документации ответственным лицам после проверок;

―составляет отчеты по результатам проверок, анализирует и направляет для дальнейшего принятия решений;

―подготавливает отчеты по результатам проверок качества доставки и упаковки;

―обеспечивает взаимодействие с контрольными службами заказчика в области закупок;

Курс: «Команда проекта»

―объективно решает разногласия с поставщиками совместно с инспектором материалов, руководителем проекта и менеджером по качеству;

―использует эффективные технологии обеспечения качества закупок.

Менеджер по работе с субподрядчиками:

―действует как заместитель руководителя проекта в сфере построения системы обязательств и взаимоотношений с субподрядчиками, в том числе согласует работу субподрядчиков, задействованных в проекте;

―участвует в составлении части проектного графика, касающейся субподрядной деятельности, контролирует его выполнение, систематически докладывает руководителю проекта, предлагая меры по корректировке;

―организует составление плана субподрядных работ и его осуществление;

―руководит первой и последующими встречами с субподрядчиками;

―организует привлечение специалистов компании, а также дочерних компаний;

―организует составление, передачу и согласование документов субподрядчиков;

―обеспечивает процессы внедрения систем соблюдения качества со стороны субподрядных компаний;

―отслеживает соответствие всех работ субподрядчика нормам охраны труда, защиты окружающей среды и безопасности;

―обеспечивает непредвзятое рассмотрение претензий со стороны субподрядчиков, согласовывая его с руководителем проекта;

―организует переговоры с субподрядчиками, связанные с выполнением дополнительных объемов работ, анализирует влияние на ограничения по затратам и срокам проекта, содействует руководителю проекта в принятии должных решений;

―осуществляет контроль над ходом закупок, производимых субподрядчиками;

―обеспечивает необходимое оформление строительной, а также субподрядной документации;

―участвует в подготовке итогового отчета по проекту;

―заполняет формы исполнительных документов, относящихся к работе субподрядных компаний.

Руководитель проектных работ:

―действует как заместитель руководителя проекта в части технологии и организации проведения работ;

―обеспечивает порядок и управляемость проектными работами при помощи адекватного планирования;

―организует надлежащую интеграцию работы партнеров и иных участников проекта;

―участвует в выборе используемого в проекте оборудования;

―контролирует и координирует выполнение проектных работ;

―обеспечивает наиболее эффективное применение материальных и человеческих ресурсов;

―обеспечивает осуществление политики руководителя проекта и выполнение требований инструкций;

―создает необходимые минимальные запасы материалов;

Курс: «Команда проекта»

―организует и осуществляет контроль над ходом работ совместно с руководителем проекта;

―участвует в решении проблем вместе с инспектором по качеству;

―обеспечивает действенное применение методов соблюдения качества работ;

―организует надлежащее завершение проектных работ, получает акты сдачиприемки работ;

―принимает все надлежащие меры для обеспечения охраны труда, безопасности и защиты окружающей среды;

―участвует в формировании соответствующего раздела итогового отчета о завершении проектных работ.

Инспектор по оборудованию:

―участвует в выборе проектного оборудования;

―определяет требования к оборудованию и направляет их на рассмотрение руководителю проекта;

―обеспечивает установку и регулярную проверку оборудования;

―собирает информацию, необходимую для формирования отчетов о применении оборудования, по согласованию с руководителем проекта;

―принимает все необходимые меры, направленные на обеспечение безопасности, охраны труда и окружающей среды, в особенности при установке оборудования;

―обеспечивает бесперебойную работу оборудования;

―по согласованию с руководителем проекта принимает решения о несении ответственности за использование оборудования конкретными лицами;

―обеспечивает контроль над надлежащей эксплуатацией оборудования.

Инспектор по качеству работ:

―осуществляет контроль качества проектных работ, согласуясь с процедурами и требованиями, установленными соответствующим подразделением компанииисполнителя;

―выявляет потребности в проверке качества и проверочном оборудовании, направляя надлежащие заявки руководителю проектных работ;

―подготавливает карту реализации проектных работ с необходимыми описаниями;

―координирует и контролирует деятельность сотрудников, выполняющих проектные работы;

―составляет всю техническую документацию по контракту и через руководителя проекта направляет ее заказчику;

―участвует в составлении плана по контролю над качеством проекта, согласует его с руководителем проекта и направляет в соответствующее подразделение компании;

―определяет инспекционные процедуры, применяемые в проекте, в рамках проектного плана по качеству;

―контролирует наличие всех чертежей и спецификаций процедур, проверят их на соответствие списку действующих документов, удостоверяется в том, что вся документация с истекшим сроком действия уничтожена или изъята;

―разрабатывает план и выполняет контроль над выполнением работ;

Курс: «Команда проекта»

―обеспечивает рабочее состояние и метрологическую исправность всех контрольно-измерительных инструментов и приборов;

―проверяет квалификацию персонала, ответственного за проверки и испытания, на соответствие профессионально-квалификационным требованиям;

―контролирует наличие сертификатов на расходные материалы;

―организует квалифицированный прием оборудования и материалов от поставщиков и формирует соответствующий отчет;

―поддерживает непрерывное взаимодействие с представителями заказчика, согласовывает с ними надлежащие документы по контролю над качеством работ: накладные, отчеты, акты сдачи-приемки работ и т. д.;

―поддерживает непрерывное взаимодействие с представителями субподрядчиков, с тем чтобы удостовериться в соблюдении контрактных условий;

―внедряет установленные принципы и методы соблюдения качества работ;

―составляет и направляет руководителю проекта регулярный отчет по качеству выполнения работ.

Инспектор по материалам:

―управляет всеми запасами материалов, необходимых для проекта, составляет надлежащие запросы и направляет их руководителю проекта;

―регистрирует поставляемые материалы, сравнивая их с соответствующей сопроводительной документацией;

―проводит необходимую инвентаризацию;

―проводит необходимую проверку материалов;

―организует хранение поставляемых материалов;

―обеспечивает хранение проектной продукции в соответствующих условиях;

―отслеживает проведение работ, выполняет надлежащие формальности таможенных терминалов и служб.

Инспектор по технике безопасности и охране труда:

―обеспечивает исключение опасных ситуаций и принимает превентивные меры;

―предлагает методы и решения, обеспечивающие безопасную реализацию работ;

―участвует в составлении проектных планов, а также в их пересмотре;

―дает рекомендации по выбору коллективного и индивидуального снаряжения защиты, а также противопожарного оборудования;

―информирует новых участников работ об общих и специальных опасностях, а также об имеющихся средствах защиты;

―организует учебные и информационные встречи по вопросам безопасности с учетом особенностей выполняемых работ;

―инспектирует каждое мероприятие по безопасности;

―инспектирует места проведения работ для определения потенциальных рисков;

―немедленно останавливает любую работу, представляющую, по его мнению, угрозу для безопасности и здоровья персонала;

―инспектирует санитарно-гигиенические условия в месте проведения работ;

―осуществляет контроль над работоспособностью аварийных систем;

Курс: «Команда проекта»

―принимает все необходимые меры для обеспечения возможности инспектирования мест проведения работ уполномоченными лицами – санитарной инспекцией, противопожарной инспекцией и т. д.;

―подготавливает регулярный доклад, адресованный руководителю проекта;

―поддерживает непрерывную взаимосвязь с представителями заказчика по проблемам обеспечения безопасности;

―представляет интересы руководителя проекта на встречах, проводимых заказчиком, по проблемам охраны окружающей среды и безопасности.

Менеджер контракта:

―контактирует с заказчиком;

―ведет переписку с поставщиками, субподрядчиками и заказчиком в связи с отклонениями от намеченного хода проекта;

―подготавливает требования, претензии, иски.

Менеджер по контролю над ходом проекта:

―осуществляет разработку организационной структуры проекта и структуры распределения расходов;

―осуществляет согласование разработанных структур с другими менеджерами проекта и с его руководителем;

―проверяет процесс выполнения работ на соответствие плану;

―определяет методы калькуляции процессов по типам работ;

―анализирует и составляет прогноз хода работ, согласуя его с ответственными руководителями;

―проводит анализ рисков проекта и выдвигает предложения по определенным превентивным мерам руководителю проекта;

―оценивает данные по производительности труда и вносит соответствующие предложения руководителю проекта по усилению или роспуску рабочих групп;

―обеспечивает внесение изменений в проектные графики и соответствующие виды работ по проекту;

―вносит предложения, направленные на сокращение общих сроков проектных работ.

Менеджер по контролю над сроками выполнения проекта:

вфазу планирования проекта:

―осуществляет анализ контракта и подготавливает предложения по планированию проекта;

―осуществляет сетевой анализ проекта, подготавливает сетевые графики работ, согласуя их с надлежащими исполнителями;

―выбирает программные средства планирования проекта;

―определяет ресурсы, необходимые для реализации каждой работы, и согласовывает их с соответствующими исполнителями проекта;

―составляет общий график осуществления работ по проекту и согласует его с руководителем проекта (перед рассылкой участникам проекта);