Konspеkt_Komanda proеkta

Курс: «Команда проекта»

Вопросы:

1.К какому типу конфликтов принадлежит каждая из приведенных конфликтных ситуаций?

2.На каком этапе развития находится каждая из приведенных конфликтных ситуаций?

3.Что, по вашему мнению, может являться внешней, а что – внутренней позицией сторон в каждой из приведенных конфликтных ситуаций?

4.Каким образом руководителю проекта определить виновника срывов проектных работ в первом примере? Стоит ли это делать и почему?

5.Каким образом следует поступить руководителю проекта, чтобы устранить конфликтную ситуацию между менеджером

иего сотрудниками во втором примере?

6.Какие методы управления конфликтом целесообразно применить в каждой из приведенных конфликтных ситуаций

ипочему?

7.Какие стили управления конфликтом будут наиболее эффективны в каждой из приведенных конфликтных ситуаций и почему?

8.Можно ли направить конфликт в конструктивное русло в каждой из приведенных конфликтных ситуаций? Каким образом это можно сделать?

Курс: «Команда проекта»

6. Управление коммуникациями проекта

Под управлением коммуникациями понимают процессы, обеспечивающие создание, сбор, хранение и распространение информации среди участников проекта с целью его успешной реализации.

В ходе осуществления проекта могут возникать различные коммуникационные проблемы:

―Удаленность друг от друга получателя и отправителя сообщений. Нередко встречаются ситуации, когда члены проектной команды расположены в разных офисах или даже городах. Это вызывает серьезные проблемы в общении, вызванные расстоянием и временем.

―Сокрытие промахов или ошибок, недостаточно или, наоборот, избыточно формализованная отчетность и взаимодействие.

―Отсутствие согласованных общих каналов общения, проблемы обеспечения своевременного доступа к необходимой документации по проекту.

―Необоснованные предположения. Зачастую адресат делает свои субъективные предположения из полученного сообщения, и это приводит к искажению его содержания.

―Эмоциональное (реактивное) поведение участников. Иногда сообщение воспринимается адресатом лично, и это вызывает эмоциональную реакцию, которая создает коммуникационные проблемы.

―Скрытые мотивы и межличностные конфликты приводят к намеренным искажениям или ограничениям в передаче информации.

Надо сказать, что применение современных средств коммуникации во многом способствует решению указанных проблем, однако это вызывает необходимость осуществления отдельного планирования и управления ими. Основными элементами процесса управления коммуникациями являются планирование, сбор и распространение данных о ходе работ и реализации проекта в целом.

Планирование коммуникаций проекта заключается в выявлении потребностей его участников в информации и взаимодействии – кому какие данные нужны, когда они потребуются и каким образом они будут предоставлены.

Для определения потребностей и составления системы коммуникаций проекта обычно необходима следующая информация:

―состав внешних и внутренних участников проекта, их интересы;

―организационная структура проекта и распределение ответственности;

―потребности участников проекта в информации;

―физическая схема месторасположения участников проекта;

―ограничения, с которыми сталкивается проектная команда в работе, к примеру – требования безопасности, возможные языковые барьеры и т. д.;

―дополнительные потребности проекта в информации, к примеру – внутренний и внешний маркетинг.

Курс: «Команда проекта»

Методы или технологии распределения информации среди участников проекта могут существенно различаться в зависимости от особенностей проекта и требований систем безопасности и контроля. Выбор конкретных технологий для осуществления

информационных взаимодействий обусловливается:

―степенью зависимости результатов проекта от актуальности информации или детальности описания текущих состояний проекта;

―доступностью информационных технологий;

―подготовленностью и квалификацией кадров.

Конкретные способы информационного обмена должны быть продуманы так, чтобы они были доступны каждому из участников проекта. Для пересылки сообщений могут применяться факс или электронная почта. Все более популярным на сегодняшний день становится организация и использование специализированного интернетпортала, на котором хранятся все данные о проекте и который регулярно обновляется. Это может быть наилучшим способом обмена проектной информацией при условии, что каждый из участников проекта имеет постоянный и свободный доступ в Интернет.

Результатом коммуникационного планирования является составленный план, который описывает структуру всех информационных связей, форматы передаваемой информации, время ее отправки, способ доставки и множество иных параметров, определяемых особенностями проекта.

План коммуникаций является составной частью плана проекта и может состоять из следующих элементов:

―план сбора информации, в котором определяются источники данных, способы их получения, фиксации и хранения;

―план распределения информации, в котором описываются ее потребители и способы ее передачи;

―подробное описание каждого из документов, который должен быть передан или получен, включая указание формата и описание содержания, степени детальности и используемых определений;

―расписание и частота взаимодействий;

―способы доступа к информации вне запланированных актов взаимодействия.

Взависимости от масштаба и сложности проекта план коммуникаций может быть в большей или меньшей степени детализирован и формализован. В таблице 1. представлен один из примеров части плана проектных коммуникаций.

Курс: «Команда проекта»

Таблица 1.

Пример части плана проектных коммуникаций

План коммуникаций, согласованный с основными участниками проекта и утвержденный его руководителем, обеспечивает:

―наглядное представление общей картины коммуникаций для каждого из участников проекта, а также представление о своем месте в ней;

―основу, на которую может опираться любой из участников проекта, планируя информационное взаимодействие с другими участниками.

Для поддержания наиболее полной информированности участников проекта требуется задействование различных видов коммуникаций:

―внутренние коммуникации – внутри проектной команды;

―внешние коммуникации – с заказчиком, руководством компании, внешними организациями, потребителями, общественностью, прессой и т. д.;

―формальные коммуникации – запросы, отчеты;

―неформальные коммуникации – обсуждения, напоминания, указания;

―письменные коммуникации;

―устные коммуникации;

―вертикальные коммуникации – между подчиненными и руководителями;

―горизонтальные коммуникации – между равными сотрудниками.

Курс: «Команда проекта»

Для этих целей могут применяться как неавтоматизированные, так и автоматизированные технологии сбора, обработки и передачи информации:

―неавтоматизированные технологии подразумевают сбор и передачу информации на бумажных носителях, проведение совещаний;

―автоматизированные технологии предусматривают применение компьютерных технологий для повышения эффективности информационного взаимодействия с доступом к базам данных, видеоконференциям, электронной почте и специализированным интернет-порталам.

Взавершение отметим, что различные коммуникационные каналы обеспечивают различные уровни точности, надежности и искажений передаваемых данных (таблица 2.). Эти особенности необходимо учитывать в ходе осуществления коммуникаций.

Таблица 2.

Сравнительные характеристики передачи информации по разным каналам коммуникации

Практикум 5

Определите информационные потребности для каждого из участников проекта, определенных в Практикуме на 2.

Составьте фрагмент плана проектных коммуникаций, руководствуясь примером, приведенным в таблице 1. Включите в этот фрагмент всех определенных вами участников проекта.

Курс: «Команда проекта»

Резюме

Управление командой

Решающим фактором в деле успешного осуществления проекта является его деятельная команда. Она представляет собой особую организационную структуру, образуемую на время реализации проекта.

Эффективная система управления проектной командой предполагает планирование командной организации, обеспечение кадрами, формирование команды, а также осуществление функций мотивации и контроля трудовых ресурсов для успешного выполнения работ и завершения проекта. Руководитель проекта должен быть нацелен на координацию и руководство деятельностью команды с использованием различных стилей руководства, методов мотивации, способов разрешения конфликтов, в комплексе обеспечивающих результативную работу команды в каждую фазу жизненного цикла проекта. Немаловажной задачей возглавляемой им системы управления проектом является также построение эффективной системы выработки, передачи и хранения проектной информации. Решение этой задачи основывается на ясном определении информационных потребностей участников

Курс: «Команда проекта»

проекта, четком планировании информационных потоков и адекватном выборе каналов передачи информации.

Команда проекта Организация Руководство (организация и

руководство)

Рис. 7.1. Реализация проекта

Курс: «Команда проекта»

Глоссарий

Вознаграждение – получение человеком того, что он считает для себя ценным.

Команда проекта – объединение сотрудников, непосредственно занимающихся его реализацией и находящихся в подчинении у руководителя проекта.

Командные процессы – показатели деятельности команды – процессы развития и сплочения команды, процессы командного давления, взаимодействия, выработки решений.

Конфликт – столкновение противоположно направленных, несовместимых тенденций для отдельно взятого случая в сознании человека, в межгрупповых или межличностных отношениях, связанное с неприятными эмоциональными переживаниями.

Менеджер группы – координатор и руководитель усилий всех ее членов, являющихся непосредственными исполнителями, имеющими возможность сосредоточиваться на конкретной работе.

Мотивация – процесс и методы стимулирования человека или коллектива для активизации его деятельности.

Организационная форма управления проектной командой – совокупность способов организации и управления проектной командой.

Потребность – осознание нехватки чего-либо, обусловливающее побуждение к действию.

Состав команды – совокупность параметров участников команды, значимых для анализа ее как одного целого (к примеру – численность, набор должностей, половой, возрастной состав и т. д.).

Управление коммуникациям – процессы, обеспечивающие создание, сбор, хранение и распространение информации среди участников проекта с целью его успешной реализации.

Участники проекта – все люди и организации, принимающие участие в проекте.

Курс: «Команда проекта»

Литература

1.Авдеев В.В. Управление персоналом: оптимизация командной работы. - М.: Финансы и статистика, 2006.

2.Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. - М.: Высшая школа, 2001.

3.Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: учебное пособие.

- М.: Омега-Л, 2010.