13. Excel. Формирование итогов в электронной таблице. Сводные таблицы

Понятие о сводных таблицах

Для всестороннего и эффективного анализа данных больших таблиц в Excel используются сводные таблицы (СТ). Функции работы со СТ относятся к одному из самых мощных инструментов Excel.

Главные достоинства СТ - это представление больших объемов информации в концентрированном и удобном для анализа виде, широкие возможности  для группировки данных, а так же возможность получения промежуточных и общих итогов, которые помещаются в таблицу автоматически.

Применять инструмент СТ рекомендуется для больших таблиц, где имеются различные повторения значений в столбцах и (или) строках.

СТ являются “трехмерными”, т.к. к привычным атрибутам таблиц: строка и столбец,  добавляется атрибут - страница  (на основе исходной таблицы с данными по 12 месяцам, можно создать СТ, содержащую, например, 13 страниц; “открывая”, специальным образом, любую из 12 страниц, можно просмотреть данные какого-то одного месяца, а на 13 странице - суммарные данные за все месяцы сразу).

Формирование итогов в электронной таблице осуществляется командой Итоги из меню Данные. Чтобы команда Итоги работала, список должен быть сначала отсортирован. После сортировки можно подсчитать итоги по группам записей. Команда Итоги позволяет подводить итоги более чем по одному полю из группы записей, а также добавлять обрабатываемые поля и применять для вычисления итогов другие функции.

Сводная таблица — это еще один инструмент обработки больших списков с данными. Поскольку в этом случае сразу подводятся итоги, выполняются сортировка и фильтрация списков, то сводная таблица является более мощным инструментом обработки данных, который называется «Мастер сводных таблиц». Для создания сводной таблицы необходимо выполнить следующие шаги:

выделить область списка;

в меню Данные выбрать команду Сводная таблица, по которой на экран выводится окно Мастера сводных таблиц;

щелкнув по кнопке Далее, перейти к следующему шагу.

С помощью мыши можно перетащить поля списка из правой части окна Мастера сводных таблиц в области Строки, Столбца и Данных в том же окне. Таким образом формируется вид выходного документа.

Последний шаг построения сводной таблицы определяет, где будет размещена сводная таблица. Рекомендуется размещать ее на отдельном рабочем листе. При необходимости можно сводную таблицу озаглавить.

Для печати электронной таблицы ее следует предварительно подготовить. Для этого необходимо:

разбить ЭТ на страницы;

установить параметры страницы;

создать необходимые колонтитулы;

создать заголовки для печати, чтобы шапка таблицы выводи

лась на каждом листе;

просмотреть материал, подготовленный для печати.

Чтобы разбить ЭТ на страницы, необходимо вставить горизонтальные разделители конца страницы в требуемых местах ЭТ. Для этого надо выполнить следующее: выделить строку, с которой надо начать новую страницу; в менюВставка выполнить команду Разрыв страницы;

В результате Excel вставит широкую пунктирную линию (конец страницы) сверху от выделенной строки.

Аналогично можно разбить на страницы остальную часть ЭТ.

Для установки параметров страницы в меню Файл следует выбрать команду Параметры страницы, определив размеры полей, наличие и расположение колонтитулов, а также наличие заголовков таблицы и другие параметры.