16. Excel. Средства автоматизации ввода данных в таблицах Средства автоматизации ввода данных

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что делает его достаточно "интеллектуальным" программным средством. 

    Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

    Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например, фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии. 

  Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы. Например, в столбце кроме фамилии Иванов имеется фамилия Иволгин. В этом случае при вводе в очередную ячейку букв "Ив" автозаполнения не будет. При вводе третьей буквы "а" ячейка будет заполнена фамилией "Иванов". Если же третьей буквой будет "о", то ячейка будет заполнена фамилией "Иволгин".

17. База данных. Понятие, особенности

База данных — это информационные структуры, содержащие взаимосвязанные данные о реальных объектах.  Особенностями такой совокупности данных являются:  -достаточно большие объемы информации; 

-максимально возможная компактность хранения данных; 

-возможность извлечения из базы данных разнообразной информации в определенной предметной области; 

-удобные для пользователя вид и форма извлекаемой информации; 

-высокая скорость доступа к данным; 

-надежность хранения информации и возможность Предоставления санкционированного доступа к данным для отдельных пользователей; 

-удобство и простота конструирования пользователем запросов, форм и отчетов для выборки данных. Создание базы данных, ее поддержка и обеспечение Доступа пользователей к ней осуществляется с помощью специального программного инструмента — системы управления базами данных. 

18. Обработка данных в электронных таблицах

Формулы для обработки данных могут записываться в самой ячейке и в специальной строке формул. Данные можно вводить в саму формулу или ссылаться на клетки, в которых они записаны или будут записаны позже. Второй способ предпочтительнее, т. к. изменяя исходные данные, можно мгновенно получать новый результат. Для организации сложных вычислений используются наборы различных функций. Функции можно вводить вручную или с помощью инструмента «Мастер функций».

Макросы. Для автоматизации повторяющихся действий, организации различных процедур обработки данных, сложных вычислений и др. электронные таблицы MS Excel поддерживают возможность создания макросов с помощью редактора Visual Basic (VB) – объектно-ориентированного языка программирования. Макросы можно создавать в режиме автоматической записи последовательности действий пользователя или вводить в виде кода в окне редакторе VB. Далее созданный макрос или модуль программы посредством команды Назначить макрос … связывается с любым графическим объектом: командной кнопкой или рисунком.

Для быстрого обобщения больших объемов данных можно использовать Мастера сводных таблицы и диаграмм, представляющего собой интерактивную таблицу, с помощью которой можно менять местами строки и столбцы для получения различных сводок по исходным данным, фильтровать данные, отображая различные страницы, либо отображать подробности по нужным областям.

В электронных таблицах, так же как и в других приложениях MS Office, поддерживается OLE-технология, обеспечивающая вставку данных в виде связанных или внедренных объектов. Связанные объекты используются в случае, если необходимо, чтобы данные в конечном файле обновлялись при изменении данных в исходном файле. Для поддержания связи с исходными данными файл, в котором они хранятся, должен быть доступен на локальном диске или в сети.

Команда Таблицы данных обеспечивает возможность быстрого вычисления нескольких версий в рамках одной операции, просмотра и сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе.

Собой они предоставляют диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на результаты этих формул.

Команда Сценарий – это набор значений, которые сохраняются и затем могут автоматически подставляться на Листе. Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделей и систем расчетов.