11. Excel. Представление таблицы в виде списка. Обработка данных в таблицах. Сортировка данных.

Представление таблицы списком

1. Выберите ячейку таблицы и дайте команду Данные > Список > Создать список.

2. В открывшемся диалоговом окне Создание списка проверьте, правильно ли выбран диапазон, содержащий таблицу. Если столбцы таблицы имеют заголовки, установите флажок Список с заголовками.

3. После нажатия кнопки ОК таблица преобразуется в список. Список выделен рамкой, каждый столбец снабжен кнопкой автофильтра, а в нижней части списке располагается строка ввода.

4. Дополнительную строку итоговых данных добавляют к списку кнопкой Переключить строку итогов на панели инструментов Список (Вид > Панели инструментов > Список).

Удобство представления таблицы в виде списка связано в первую очередь с тем, что при операциях сортировки и фильтрации гарантируется корректный автоматический выбор диапазонов. Обычное представление таблицы восстанавливают командой Данные > Список > Преобразовать в диапазон. Если в список была добавлена строка итоговых данных, она останется в документе и после преобразования.

Сортировка списков.

Вызовите директиву Сортировка из меню Данные. Откроется диалоговое окно этой директивы. В группе полей Сортировка по этого окна необходимо указать критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок по возрастанию и по убыванию, которые расположены рядом с каждым полем, позволяют проводить сортировке либо в возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по командной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировку списка в соответствии с указанными критериями.

Обработка информации в электронных таблицах Ехсеl или списках. Основные понятия и требования к спискам

Список представляет собой электронную таблицу с большим объемом взаимосвязанной информацией. Список - это набор строк электронной таблицы со взаимосвязанными однотипными данными постоянного формата. Другими словами список - это плоская база данных, а строки и столбцы списка соответствуют записям и полям в базе данных. 

К спискам в Ехсеl предъявляются более строгие требования, чем к обычным электронным таблицам. Количество столбцов в списке должно быть постоянным, а количество строк переменным. Это позволяет добавлять , удалять или переставлять строки таблицы или записи списка (базы данных).

Наличие пустых строк и столбцов в списке является недопустимым. Данные в списке должны иметь постоянный формат. Первая строка в списке содержит названия столбцов или имена полей как в базах данных.

К средствам, которые предназначены для обработки и анализа данных в списке относятся команды из меню Данные: Сортировка, Фильтр, Форма, Итоги, Проверка. При выполнении этих команд, редактор автоматически распознает список как базу данных и осуществляет обработку и анализ данных в списке как в базе данных.

При применении команды сортировка можно отсортировать записи по одному или нескольким полям. С помощью фильтров (Автофильтра и Расширенного фильтра) можно быстро найти (отфильтровать) необходимые данные в списках по одному, двум или нескольким параметрам поиска. Командой Итоги можно упорядочить данные в списках с помощью итоговых значений.

Для добавления новых записей в список, удаления и поиска существующих записей в списках применяется команда Форма. Для проверки данных при вводе используется средство, которое называется проверкой ввода (команда Проверка).

Фильтрация данных в списке. Сложный фильтр.

Фильтрация данных в списке

В Excel списком называется снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа.

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

В Excel для фильтрации данных используются команды Автофильтр и Расширенный фильтр. В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды Автофильтр. При использовании сложных критериев следует применять команду Расширенный фильтр.

Обе команды вызываются в результате выбора команды Данные | Фильтр.

Для фильтрации списка или базы данных по сложному критерию используется команда Расширенный фильтр. Отличие этой команды от команды Автофильтр состоит в том, что отфильтрованные записи можно вынести в другое место рабочего листа Excel, не испортив исходный список.

Чтобы использовать команду Расширенный фильтр, надо сначала создать таблицу критериев, которую следует разместить на том же рабочем листе, что и исходный список. Для формирования таблицы критериев необходимо скопировать имена полей списка в ту часть рабочего листа, где будет располагаться  таблица критериев.

                Задание критериев поиска в виде констант требует точной копии имен тех столбцов исходного списка, которые задают условия фильтрации. Например, если необходимо получить список книг Пушкина, у которых год издания находится в диапазоне от 1990 до 2005, то в таблице критериев каждое условие должно быть задано отдельно, но в одной строке, так как они связаны оператором «И».

Кроме таблицы критериев, для команды Расширенный фильтр надо определить вид исходного документа. Это означает, что следует скопировать в свободное место рабочего листа имена только тех полей списка, которые определяют вид выходного документа.

Таким образом, для выполнения команды Расширенный фильтр надо выполнить три действия:

1. Сформировать в свободном месте рабочего листа таблицу критериев;

2. Сформировать шапку выходного документа;

3.  Выделить область поиска в исходном списке и выполнить команду Данные/ Дополнительно .