Организационная структура управления отделом по организации и проведению мероприятий
Согласно организационной структуре управления отдела по организации и проведению мероприятий, представленной на рис. 4, во главе отдела стоит директор по организации и проведению мероприятий, который подчиняется непосредственно директору службы питания.
Рис. 4. Организационная структура управления отделом по организации
и проведению мероприятий
В обязанности директора по организации и проведению мероприятий входят13:
Функции планирования:
получение информации по мероприятиям из Центра бронирования мероприятий и распределение новых мероприятий среди event менеджеров с учетом пожеланий клиентов, опытности сотрудников, графика отпусков;
планирование графика выхода на работу сотрудников отдела по организации и проведению мероприятий и Бизнес-центра;
Функции организации:
организации и проведение мероприятий, имеющих особо важное значение для гостиницы;
обеспечение эффективной совместной работы отдела по организации и проведению мероприятий с другими отделами гостиницы;
оказание помощи сотрудникам отдела в непосредственной подготовке и проведении мероприятий в случае необходимости;
выявление и разрешение возможных вопросов, проблем и конфликтных ситуации до, во время и после проведения мероприятий;
работа с документами, касающимися приема, перевода, увольнения сотрудников, дисциплинарных взысканий, заявлений на отпуск и др.;
Функции мотивации:
обучение персонала основам делопроизводства в отделе;
ежедневная мотивация персонала для эффективного выполнения поставленных задач, подразумевающая под собой создание и поддержание в отделе атмосферы товарищеской работы в команде;
повышение профессионального уровня сотрудников (направление сотрудников на корпоративные тренинги компании Мариотт и проведение кросс-тренингов для сотрудников других отделов);
Функции контроля:
проверка правильности оформления и полноты информации при передаче сведений о мероприятии между отделами;
проверка правильности оформления ивент менеджерами различной документации, касающейся мероприятий (планов мероприятий, благодарственных писем клиентам, ответов на отзывы и жалобы, счетов, комиссионных контрактов и т.д.);
контроль соблюдения стандартов компании Мариотт, касающихся проведения мероприятий.
Под непосредственным контролем директора отдела Event Management находятся менеджеры по организации и проведению мероприятий и их ассистенты (администраторы).
В обязанности менеджера по организации и проведению мероприятий входит14:
организация и проведение мероприятий, как на территории гостиницы, так и за ее пределами (создание плана мероприятия, координация ключевых служб гостиницы и др.);
взаимодействие с клиентом на протяжении всего времени проведения мероприятия (согласование плана мероприятия, внесение изменений (при необходимости), обратная связь и др.);
взаимодействие с ключевыми службами гостиницы, имеющими отношение к организации и проведению мероприятий;
контроль качества всех аспектов мероприятия;
выявление и разрешение возможных вопросов, проблем и конфликтных ситуаций, возникающих в процессе проведения мероприятия;
контроль по выполнению условий контракта, по оплате предоставляемых гостиницей услуг и т.п.
В обязанности администраторов по организации и проведению мероприятий входит15:
копирование и распространение по структурным подразделениям гостиницы планов и списков мероприятий;
информирование ключевых отделов о возможных изменениях в плане мероприятия (revised), о появлении новых контрактов (pop up);
оказание необходимой помощи ивент менеджерам во время организации и проведения мероприятия (взаимодействие с клиентом, внесение изменений в планы мероприятия, выставление счетов и т.д.);
обслуживание гостей бизнес-центра (ксерокопирование, фотокопирование, отправка/получение факса, услуги секретаря и прочее);
архивация документов.
Существенным недостатком организации управления в отделе является то, что на менеджеров по организации и проведению мероприятий возложены обязанности по проведению всех типов мероприятий, как деловых, так и торжественных, притом, что они имеют ряд существенных различий, о которых упоминалось выше (табл.2.3). Проведение свадьбы требует от ивент менеджера концентрации усилий только на этом мероприятии с целью обеспечить максимально возможный контроль над всеми деталями мероприятия. Но с учетом того, что менеджеру приходится проводить несколько разноплановых мероприятий одновременно, могут возникать различного рода трудности, конфликты, и заказчики в конечном итоге могут остаться недовольны уровнем оказанного сервиса.
В связи с вышеизложенным, организационная система управления отделом по организации и проведению мероприятий нуждается в некотором улучшении.